Architectenbureau 19 Het Atelier
Meer profijt van projecten
Financieel grip houden op projecten is belangrijker dan ooit in de bouwwereld. Architectenbureau ‘19 het atelier’ koos daarom voor één geïntegreerde oplossing van AccountView voor de financiële en de projecten- en urenadministratie. 19 het atelier kan zijn bestaande projecten nu sturen op basis van concrete, actuele cijfers en scherpe calculaties maken voor nieuwe projecten. En dat biedt perspectief.
Gedreven, creatief, professioneel en meer dan de som der delen: het zijn enkele begrippen waarmee het Zwolse architectenbureau 19 het atelier zich omschrijft. “We noemen ons een architectenatelier, omdat teamwerk bij ons belangrijk is. Alle disciplines werken nauw met elkaar samen om hoogwaardige en duurzame stedenbouw te realiseren – van architecten, tekenaars en projectleiders tot ondersteunende medewerkers en management. In totaal zijn we met twintig mensen. Ook werken we samen met technisch en financieel specialisten, kunstenaars en andere vormgevers, en soms met collega-bureaus”, verklaart Ine Kragt. Zij is bij 19 het atelier verantwoordelijk voor de financiële administratie. 19 het atelier werkt zowel voor particulieren en bedrijven als voor woningcorporaties, projectontwikkelaars, beleggers en overheden. De projecten variëren van woningbouw, restauratie en renovatie tot utiliteitsbouw en advieswerk.
Moeizaam inzicht in uren
Hoewel het moeilijke tijden zijn voor de bouwwereld, doet 19 het atelier het goed. Scherp projectmanagement is echter belangrijker dan ooit. Kragt: “Grip houden op projecten is natuurlijk altijd belangrijk, maar in de huidige economische situatie ligt daar nog meer nadruk op.” Een aantal jaren geleden besloot het bedrijf te investeren in software voor de projectadministratie om meer inzicht in zijn projecten te krijgen en sterker op feiten en cijfers te sturen. Daarbij koos 19 het atelier voor een brancheoplossing. Helaas bleek deze oplossing in de praktijk tegen te vallen. “Het simpelste wat je uit je projectadministratie wilt halen, zijn je projecturen. Ik had echter Excel, gekleurde stiften en een rekenmachine nodig om inzicht in de uren te krijgen”, aldus Kragt.
Projectadministratie niet flexibel
Ten tijde van de aanschaf van de software werkte 19 het atelier al jaren met AccountView voor de financiële administratie. “De bedoeling was dat er een koppeling tussen de projecten- en urenadministratie en AccountView zou komen, maar zover kwamen 
we niet. We wilden eerst onze uren goed uit het systeem halen”, zegt Kragt. Dat lukte echter niet en ook de projectadministratie werkte niet goed. Kragt: “Het systeem was niet flexibel. We moesten bijvoorbeeld voorafgaand aan een project bepalen of we op voorcalculatie of nacalculatie wilden werken, terwijl dat vaak in de loop van een traject verandert.” 19 het atelier wilde weten of AccountView een betere oplossing kon bieden. Kragt: “Destijds hadden we ook naar de projecten- en urensoftware van AccountView gekeken. Ik was toen al onder de indruk, onder meer van het feit dat je met kostenplaatsen kon werken. Maar uiteindelijk hebben we dus gekozen voor een oplossing waarvan we dachten dat die beter aansloot bij onze branche.”
Overtuigende oplossing van AccountView
Kragt volgde een gratis workshop bij AccountView-partner Account Software en was definitief voor AccountView gewonnen. Een demo van de projecten- en urenoplossing overtuigde ook de directie. Kragt: “Doordat we al een aantal jaren aan de slag waren met de projecten- en urenadministratie, wisten we precies wat we wilden. Flexibiliteit stond voor ons voorop. In onze branche kun je bijvoorbeeld lang in gesprek zijn met een opdrachtgever voordat een project iets wordt. Dan moet je echter wel al in staat zijn om je uren te boeken. Voor jezelf, maar ook om aan zo’n opdrachtgever te kunnen laten zien wat je allemaal hebt gedaan. Al kun je niet alles factureren.” Ook wilde 19 het atelier niet alleen per project, maar ook per projectfase kunnen boeken. “Hoe beter je kunt zien wat je resultaat per project en projectfase is, hoe beter je kunt calculeren bij volgende opdrachten”, stelt Kragt. Nog een belangrijke eis was dat het bureau met een druk op de knop inzicht wilde in de uren per project. Kragt: “Uren zijn de grootste kostenpost voor ons. We moeten direct kunnen zien hoe we ze besteden.”
Uren en kosten eenvoudig per projectfase bijhouden
Account Software breidde de financiële administratie van 19 het atelier uit met de software voor projecten- en urenadministratie van AccountView, waardoor er één geïntegreerde oplossing ontstond. Kragt is enthousiast over de oplossing. Ze zegt: “We kunnen nu al onze uren en kosten eenvoudig bijhouden en inzichtelijk maken. De medewerkers voeren zelf wekelijks hun uren per project- en projectfase in en AccountView koppelt daar automatisch de juiste uurtarieven aan. Ook onze kosten kunnen we gemakkelijk en gedetailleerd per project boeken, van onze personeels-, huisvestings- en andere interne kosten tot externe kosten van specialisten of partners 
waar we mee samenwerken.”
Flexibele facturering
Per projectfase houdt Kragt de stand van het gereed werk bij. Dat doet ze wekelijks, ter voorbereiding van de facturering. De facturering is heel flexibel. Kragt: “We kunnen per projectfase aangeven of we voor het begin of na afronding van een fase factureren, afhankelijk van de afspraken die we met de opdrachtgever hebben gemaakt. Ook kunnen we eenvoudig tussentijds aanpassen of we op basis van voor- of nacalculatie werken. Dat hoeven we niet meer vast te leggen aan het begin van een project.”
Snellere betaling facturen
Op de facturen van 19 het atelier staat behalve het werk dat in rekening wordt gebracht, ook een omschrijving van de volledige opdracht. Zo kan de opdrachtgever zien wat er gefactureerd is en wat er nog gefactureerd wordt. Kragt maakte de gedetailleerde facturen eerst handmatig, op speciaal verzoek van klanten. Nu worden ze voor alle klanten automatisch in AccountView gegenereerd. Kragt: “Account Software heeft dit mogelijk gemaakt met een op maat ontwikkelde koppeling tussen de financiële administratie en de projectadministratie. Bij onze opdrachtgevers moeten vaak meerdere mensen een factuur goedkeuren. Het gaat immers om forse bedragen. Hoe inzichtelijker de factuur, hoe sneller de betaling.”
Onderhanden werk en resultaten altijd in beeld
19 het atelier heeft nu direct inzicht in de stand van zaken van de facturatie en de resultaten van een project in de projectadministratie. Ook het onderhanden werk is beter inzichtelijk. “Voorheen keken we 
alleen aan het einde van het jaar naar het onderhanden werk in projectfases die nog niet afgesloten waren. Nu hebben we op ieder moment een globaal beeld van wat er nog aankomt, al hebben we het resultaat nog niet genomen”, zegt Kragt.
Profijt bij bestaande en toekomstige projecten
Belangrijk is eveneens dat 19 het atelier met de projecten- en ureninformatie in AccountView in staat is om betere offertes te maken. Kragt: “Op basis van de historische gegevens kunnen we zien of we met de offerte voor een project goed zaten. Die informatie gebruiken we om bij een vergelijkbaar project scherper te calculeren.” 19 het atelier ziet de toekomst helemaal zitten met AccountView. “We gebruiken de projecten- en urensoftware nog niet zo lang en bijvoorbeeld voor rapportage maken we er nog niet optimaal gebruik. Maar met wat we nu hebben gerealiseerd, kunnen we al veel profijt behalen bij lopende en toekomstige projecten”, aldus Kragt.
Geschikt voor iedere branche
Account Software ondersteunde 19 het atelier bij de inrichting en implementatie van de projecten- en urenadministratie in AccountView. Lennard Bloch, sales manager bij Account Software, vertelt: “Wij kennen 19 het atelier al jaren als gebruiker van AccountView voor de financiële administratie. Toen het bedrijf een aantal jaren geleden op zoek was naar een projecten- en urenoplossing, hebben we ook de mogelijkheden van AccountView op dat gebied laten zien. 19 het atelier heeft op dat moment gekozen voor een branche-oplossing, omdat ze dachten dat die beter zou aansluiten bij de activiteiten. Nu hebben we het tegendeel bewezen en aangetoond hoe goed de software van AccountView zich laat aanpassen aan de specifieke wensen van een branche. AccountView biedt een heel krachtige, flexibele en geïntegreerde oplossing voor de financiële en de projecten- en urenadministratie. Daarmee zijn bedrijven in iedere branche in staat om financieel en operationeel grip te houden op hun projecten.”