Bex*communicatie
“AccountView is standaard, maar toch op maat”
“Wij wilden een standaardoplossing voor onze financiële boekhouding en projectadministratie, omdat een maatwerkoplossing veel problemen geeft bij updates. Dat weten wij uit ervaring”, zegt Harco Knol, controller en hoofd beheer bij Bex*communicatie. “De software van AccountView is standaard en daardoor het ideale pakket voor ons. Het heeft een sterke financiële basis die we met de verschillende standaardmodules hebben opgebouwd tot een oplossing op maat!”
“AccountView is daarmee een compleet pakket”, vervolgt Harco Knol. “Het heeft alle functies die wij nodig hebben om onze bedrijfsadministratie te voeren. Bovendien ondersteunt het onze doelstelling om iedereen binnen Bex*communicatie een grote mate van verantwoordelijkheid te geven voor de eigen projecten. Zo kunnen medewerkers zelf hun uren registreren en direct zien wat hun eigen inbreng is aan de prestaties van ons bureau. Het is leuk om te zien hoe standaard dan toch op maat kan zijn.”
 |
Harco Knol, controller en hoofd beheer bij Bex*communicatie |
Top 5
Bex*communicatie is in 1986 gestart als een eenvoudig pr-bureau. Bijna 20 jaar later is zij uitgegroeid tot een professioneel communicatieadviesbureau met 50 medewerkers en vestigingen in Eindhoven en Amsterdam. “Een half jaar geleden heetten we nog Bex Van der Schans”, vertelt Harco Knol. “Dit hebben we veranderd in Bex*communicatie. Deze naam dekt beter de lading waar we mee bezig zijn. Wij doen namelijk alles op het gebied van in- en externe communicatie; onderzoek, advies, uitvoering, detachering, training en coaching. We staan daarmee in de Nederlandse top 5 van communicatieadviesbureaus.”
Naar Windows
Voor haar financiële boekhouding en projectadministratie vertrouwde Bex*communicatie jarenlang op een administratief pakket onder DOS. “Dit was een prima pakket, maar met de tijd zouden we er geen ondersteuning meer op krijgen. Daarbij was het sterk verouderd; het voldeed gewoon niet meer aan de modernste technieken. Omdat we met de techniek mee wilden gaan, zijn we op zoek gegaan naar een Windows-pakket”, legt Harco Knol uit. “Het lag voor de hand om de Windows-versie van ons oude pakket te kiezen. Dat hebben we echter niet gedaan, omdat de functionaliteit tegenviel en de systeemeisen erg hoog waren. We zijn toen verder gaan kijken en hebben in totaal zo’n vier, vijf pakketten bekeken.”
Doorslaggevend
Omdat een collegabureau van Bex*communicatie voor AccountView had gekozen, haar accountant er naar tevredenheid mee werkte en één van haar directieleden positieve ervaringen met deze software had, viel de keuze al snel op AccountView. Harco Knol: “Na een aantal plezierige gesprekken met NetView - Visma-partner uit Venlo – waren we allemaal erg enthousiast. AccountView is gebruiksvriendelijk en het is standaard. Door de verschillende uitbreidingsmodules kun je er goed op voortbouwen, waardoor maatwerk niet nodig is. Daarbij is het vergeleken met andere administratiepakketten - waaronder ons oude pakket - zeer gunstig geprijsd. Met de prijs-kwaliteitverhouding van AccountView zit het dus goed! Voor ons waren al deze factoren doorslaggevend voor onze pakketkeuze.”
De overstap
In april 2005 heeft Bex*communicatie de definitieve beslissing genomen om met AccountView aan de slag te gaan. “Voordat we daadwerkelijk met AccountView zijn begonnen, hebben we eerst onze eisen en wensen in detail gedefinieerd”, vertelt Harco Knol. “Zo wilden we dat al onze medewerkers – of ze nu intern of extern werkzaam zijn – hun eigen uren in AccountView registreren en compleet maken. Ook wilden we de planning van onze medewerkers in AccountView beschikbaar hebben. Nadat we bepaald hadden hoe onze administratie eruit moest zien, hebben we alles opgezet. Vervolgens zijn we in november als eerste met onze projecten-/urenadministratie overgegaan. Dit had bij ons prioriteit, omdat deze administratie voor ons bureau het belangrijkste is. We hebben toen eigenlijk direct de stekker uit ons oude project-/urenadministratie getrokken. Want je leert een nieuw pakket toch het snelst als je er direct mee gaat werken!”
Enthousiast
Bex*communicatie werkt nog maar een paar maanden met AccountView, maar de medewerkers zijn nu al erg enthousiast. “Mensen vinden het nieuwe pakket prettig, gebruiksvriendelijk, duidelijk en inzichtelijk. Zo kunnen ze in één venster precies zien wat ze hebben gedaan”, zegt Harco Knol. “Willen ze meer details, dan zoomen ze eenvoudig verder in. Het is zelfs mogelijk om vensters naast elkaar te zetten, waarvan de informatie dynamisch aan elkaar is gekoppeld. En door middel van Terminal Services kunnen medewerkers op locatie eenvoudig én geheel beveiligd op AccountView inloggen.”
Toekomstperspectief
Momenteel is Bex*communicatie druk in de weer om haar financiële administratie over te zetten op AccountView. Dat is nog een hele klus, waarbij de naweeën van het oude pakket merkbaar zijn. “Maar ik ben ervan overtuigd dat we dit jaar nog heel wat positieve resultaten gaan krijgen”, vertelt Harco Knol enthousiast. “We zien nu al dat medewerkers meer inzicht hebben. In de toekomst zullen zij meer functies van AccountView gebruiken, waardoor ze nog meer inzicht in cijfers en hun eigen inbreng krijgen. Mijn verwachting is dat dit een positief effect zal hebben op hun betrokkenheid bij Bex*communicatie. En dat is precies ons streven: betrokken medewerkers die de verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen projecten en werkzaamheden.”
Knoop doorhakken
De overstap naar een nieuw administratiepakket gaat niet over één nacht ijs. Dat heeft Bex*communicatie zelf ervaren. “Als je als onderneming voor dezelfde keuze staat als wij, zorg dan dat je voor standaard kiest”, stelt Harco Knol. “Hiermee voorkom je maatwerk en alle daarbij behorende problemen. Zorg daarnaast dat het klikt met je leverancier. Voor ons is dat NetView; de mensen van NetView zijn betrouwbaar, luisteren goed naar onze wensen en staan altijd voor ons klaar. Verder is het een illusie om te denken dat je alles kunt uitkristalliseren en van tevoren kunt testen. Je kunt niet alles aan een test onderwerpen. Op een gegeven moment moet je de knoop doorhakken en vertrouwen in je leverancier hebben.”