Stichting De Noordzee
Een zee van mogelijkheden met project control
Stichting De Noordzee wilde meer project control: niet alleen haar projectbudgetten beter bewaken, maar ook sturen op aspecten als tijd, geld en kwaliteit. Met AccountView was de organisatie in staat een grote professionaliseringsslag te maken en de grip op haar projecten in alle opzichten te vergroten.
De Noordzee is het grootste natuurgebied van ons land. Stichting De Noordzee maakt zich met achttien medewerkers en een aantal vrijwilligers sterk voor het behoud van dit gebied. “We zijn een onafhankelijke natuur- en milieuorganisatie die zich inzet voor een duurzaam gebruik van de Noordzee en een gezonde zee vol leven. Daarbij richten we ons op verantwoorde scheepvaart, duurzame visserij, afvalvrije zee en stranden, beschermde gebieden en ruimtegebruik op zee”, vertelt Marlies van Maarseveen, hoofd financiën van Stichting De Noordzee. “Samen met gebruikers van de Noordzee zoeken we naar oplossingen voor problemen, zoals olievervuiling door de scheepvaart of restanten die in zee terechtkomen, bijvoorbeeld plastic scrubs. Ook laten we met communicatiecampagnes aan het publiek zien hoe bijzonder de Noordzee is, hoe we haar beschermen en wat mensen zelf kunnen doen voor een schone, gezonde en veilige zee. Gemiddeld lopen er jaarlijks tegen de twintig projecten.”
Teruglopende subsidies
Het Werd Stichting De Noordzee vroeger deels door de overheid gesubsidieerd, tegenwoordig is de stichting meer en meer afhankelijk van fondsen van bedrijven en particulieren. Van Maarseveen legt uit: “De subsidiekraan gaat langzaam dicht, waardoor onze omzet is teruggelopen. In 2011, toen ik bij Stichting De Noordzee kwam, viel een aantal subsidies weg. Voor andere subsidies werd de toepassing beperkter, waardoor ze niet meer aantrekkelijk waren.” De verandering had ook zijn weerslag op de administratie. Van Maarseveen: “Gaat het slechter met je inkomsten, dan moet je projecten strakker budgetteren en kosten en uren strenger bewaken. Je moet weten waar je je tijd aan besteedt, tegen welke tarieven je dat doet en wat je marge is. Onze administratie was niet voldoende ingericht voor project control. We voerden allerlei berekeningen in Excel uit. Tegen de tijd dat we de uitkomsten hadden, was de situatie alweer veranderd.”
Gemakkelijk en nauwkeurig uren bijhouden
Om de benodigde professionaliseringsslag te kunnen maken, besloot Stichting De Noordzee haar bestaande AccountView-oplossing uit te breiden. Dit in samenwerking met Visma-partner Utilize. De nieuwe mogelijkheden werden een paar maanden geleden in gebruik genomen. “We hebben nu geavanceerde
functionaliteit voor de project- en urenadministratie. Om te beginnen kunnen onze medewerkers daarmee eenvoudig dagelijks hun uren per project bijhouden in een overzichtelijke weekstaat. Alleen als je aan een project werkt, kun je er uren op schrijven. Dit voorkomt dat er uren op een verkeerd project terechtkomen. We hoeven daardoor minder te controleren, de informatiekwaliteit is hoger en onze organisatie strakker. Onze mensen zijn er heel enthousiast over”, vertelt Van Maarseveen.
Controle op urenoverschrijding binnen projecten
Stichting De Noordzee kan nu uren controleren en fiatteren in AccountView. Voorheen gebeurde dit buiten de administratie, met spreadsheets. Van Maarseveen: “We konden toen niet voorkomen dat mensen te veel uren op een project schreven, dat zagen we pas achteraf. Nu hebben we daar meer grip op, omdat we de uren per medewerker in AccountView kunnen budgetteren. Dit maakt de medewerkers er bewuster van aan welk project ze werken.” De uren kunnen elke dag met een druk op de knop als verplichting worden gejournaliseerd, zodat de projectleiders de stand van zaken kunnen zien. Nuttig vindt Van Maarseveen dat ze uren als verplichting in de administratie kan opnemen, zonder dat ze zijn gefiatteerd. “Ze staan dan niet te boek als declarabele uren, maar worden wel verwerkt in de projecten. Zo hebben we een reëler beeld van het projectverloop. Op het moment van fiatteren zijn de uren juist ingevoerd: welke uren declarabel zijn en welke uren niet. Dit is een grote vooruitgang ten opzichte van vroeger, toen de niet te declareren uren soms als een verrassing achteraf kwamen.”
Gedetailleerd inzicht in kosten
Een andere verbetering is dat Stichting De Noordzee haar kosten gedetailleerder kan specificeren. Eerder konden in een projectbudget wel verschillende kostenposten worden opgenomen, maar enkel als totaalbedrag. “We splitsten de post ‘derden’ bijvoorbeeld niet op naar individuele leveranciers. Dat kan verrassingen opleveren. Als administratie denk je dat alle facturen op het project geboekt zijn en dat we binnen het budget zijn
gebleven, tot je verrassing komt er dan nog een grote kostenpost. De projectleiders hielden de informatie wel bij in Excel, maar ieder op zijn eigen manier en in een eigen map. Hierdoor was er onvoldoende afstemming en control was heel moeilijk. Om deze reden hebben we ook de module voor het vastleggen van verplichtingen aangeschaft. Voor uitgaven boven de 1.000 euro moet nu een verplichting aangemaakt worden.” Stichting
De Noordzee heeft met al deze toepassingen de mogelijkheid om de projectkosten en haar liquiditeit te bewaken. Van Maarseveen: “We kunnen de gegevens meer op detail in AccountView invoeren en hebben niet meer allerlei Excelbestanden nodig. Dit maakt de control efficiënter en betrouwbaarder.”
Hoge kwaliteit verslaglegging
Qua interne rapportage heeft de stichting eveneens een kwaliteitsslag gemaakt. Van Maarseveen: “Maandelijks maken we in AccountView overzichten voor intern gebruik. Daarop staat wat we hebben gedaan en hoe veel tijd en geld we hebben besteed. Nu we onze kosten nauwkeuriger bijhouden, weten we dat we niet voor verrassingen komen te staan. De kwaliteit van onze verslaglegging is hoger en deze kost minder tijd doordat
we eenvoudiger kunnen controleren en er minder correctie nodig is.” Op het gebied van externe rapportage wil Stichting De Noordzee eveneens een stap vooruit zetten. Van Maarseveen: “Met AccountView kun je allerlei rapportages maken, maar wat dat betreft zitten we nog in het beginstadium.”
Eenvoudige vergelijking kosten en opbrengsten
Stichting De Noordzee is bezig nog een aantal slagen te maken. Zo wil de stichting straks de onderhanden projectopbrengsten binnen AccountView bijhouden. Van Maarseveen legt uit: “Onze externe tarieven zitten vrij complex in elkaar, omdat ze verschillen per project, per medewerker en per subsidiegever. De berekeningen van de onderhanden projectopbrengsten maken we nu nog in Excel, maar we zoeken naar een oplossing
om dit ook in AccountView te doen. Dan hebben we alle kosten en opbrengsten in één systeem overzichtelijk bij elkaar.”
Positieve impuls voor hele organisatie
Van Maarseveen verwacht dat de uitbreiding van de administratie een zeer positieve impuls zal hebben op de budgetbewaking en de sturing op tijd, geld en kwaliteit. “We hebben meer en betrouwbaarder inzicht in onze kosten, ook in werkzaamheden die niet gedekt zijn, en we kunnen beter zien of projecten rendabel zijn. Daardoor zullen we scherper kunnen budgetteren, dat gaat immers hand in hand met meer kosteninzicht.” Een vooruitgang is bovendien dat de projectleiders hun projecten zelf beter kunnen volgen in AccountView en dat ze in staat zijn op grond van deze informatie bij te sturen tijdens een project. Van Maarseveen: “Dat zal ons zeker resultaat opleveren. Maar de voordelen gaan verder, ze hebben invloed op onze hele organisatie doordat we onze processen en procedures beter op orde hebben. Het werkt nu eenmaal prettiger in een opgeruimd huis.”
Project control zoals het hoort
“Stichting De Noordzee wilde haar projecten en uren beter onder controle krijgen en sterker sturen op cijfers en voortgang. Hun AccountView-oplossing was vooral gericht op de financiële administratie. Wij hebben ze stap voor stap geholpen om die oplossing uit te breiden en zo hun financiële grip op projecten te versterken”, vertelt Stefan Broek. Hij is sales consultant bij Utilize, een Visma-partner die veel stichtingen als klant heeft. Utilize lichtte de bestaande situatie bij Stichting De Noordzee door en richtte AccountView helemaal opnieuw in op basis van de wensen van de organisatie. Ook de gebruikers werden daarbij betrokken. Broek: “Open communicatie en een heldere samenwerking zijn de basis geweest voor de uitbreiding. Het resultaat is een complete en geïntegreerde oplossing voor de financiële en project- en urenadministratie. Daarmee is project control zoals het hoort nu binnen handbereik voor Stichting De Noordzee.”
Meer informatie