Holland Marine Equipment
Projecten goed op koers houden
Hoe houd je als kleine organisatie je projecten financieel op koers? Zeker als ze sterk verschillen in activiteiten en looptijd is dat niet eenvoudig. En hoe speel je in een moeite door beter in op de behoeften van je relaties? Holland Marine Equipment (HME) koos voor een geïntegreerde oplossing, die op alle fronten uitkomst biedt.
De Nederlandse maritieme toeleveringsindustrie is een dynamische sector. Er zijn in ons land zo’n 750 bedrijven die producten en diensten leveren aan de scheepsbouw, offshore, baggerij, binnenvaart, jachtbouw, marine en havens. Samen zijn ze goed voor een omzet van 5,4 miljard euro en bieden ze werk aan meer dan 21.000 mensen. Meer dan de helft van alle goederen en diensten wordt aan het buitenland geleverd. Vereniging Holland Marine Equipment zet zich als branchevereniging in voor de belangen van de circa 270 aangesloten maritieme toeleveranciers. De vereniging wil innovatieve ontwikkelingen stimuleren, kennis bundelen en de positie van leden op buitenlandse markten versterken. Daar moeten de diensten van HME aan bijdragen. “Wij zijn de uitvoeringsorganisatie van deze vereniging en van Vereniging Nederlandse Scheepsbouw Industrie, de VNSI. Beide vallen onder brancheorganisatie Scheepsbouw Nederland. HME biedt de leden diensten op het gebied van export, innovatie en trainingen”, vertelt Ester Kniepstra, verantwoordelijk voor de financiële administratie van HME. “Daarbij staan we financieel volledig op eigen benen.”
Meer financiële grip op projecten gewenst
De activiteiten van HME lopen sterk uiteen. Kniepstra: “Om handel tussen Nederland en de rest van de wereld te stimuleren organiseert HME’s team export internationale beursdeelnames en handelsmissies. In opdracht van de overheid zijn daarnaast verschillende marktbewerkingprogramma’s voor bijvoorbeeld India en Rusland opgestart en vormgegeven. Team innovatie stimuleert vernieuwing in de sector door de organisatie van workshops en de initiatie van innovatieplatforms als Platform Shore Support en Platform Broadband@Sea. Team Trainingen presenteert ieder jaar een gevarieerd trainingsaanbod gericht op maritiem specifieke kennis die toegankelijk is voor iedere professional uit de sector.” HME werkt projectmatig. De drie afdelingen Export, Innovatie en Trainingen bestaan elk uit een aantal projectleiders die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van projecten, inclusief budgettering en bewaking. Deze projecten variëren in looptijd van enkele maanden tot een paar jaar. De projectmanagers worden ondersteund door diverse stafmedewerkers, waaronder Kniepstra. Zij werkt sinds voorjaar 2010 bij HME. Haar opdracht bij binnenkomst was de financiële en projectadministratie uit te breiden en te integreren met relatiebeheer. Kniepstra: “We wilden een systeem dat ons financieel meer grip op projecten zou geven en dat inzicht zou bieden in het gedrag van onze relaties. Wie zijn dat precies en van welke diensten maken ze gebruik?”
Veel handmatig werk
HME werkte in die tijd met een verouderd relatiebeheersysteem en een basisversie van AccountView. Voor de project- en urenadministratie was er geen specifieke oplossing in huis. Kniepstra vertelt: “Het relatiebeheersysteem bood een directe koppeling met Word voor het maken van mailings, maar stond los van de financiële administratie. In dit systeem hielden de projectmanagers elk voor zich de contactgegevens van hun relaties bij. Daarnaast maakten ze gebruik van Excel voor het bijhouden van hun uren en voor het maken en bewaken van de projectbudgetten.” AccountView werd alleen gebruikt voor het invoeren van facturen en kas- en bankgegevens. “Onze facturen maakten we handmatig in Word, ook alle berekeningen. Daarna gingen de data AccountView in. Ook het debiteurenbeheer was niet geautomatiseerd”, aldus Kniepstra.
Onvoldoende inzicht in interne uren
De maandelijkse rapportage van de projectresultaten was voor Kniepstra een hele klus. “Daarvoor moest ik allerlei gegevens uit Excel en uit de winst- en verliesrekening in AccountView verzamelen en samenvoegen in een spreadsheet. Dat kostte me telkens twee volle dagen”, vertelt ze. Bovendien waren niet alle projectkosten volledig inzichtelijk. Kniepstra beschrijft: “Per activiteit hebben we verschillende kosten. Bij beurzen zijn dat grotendeels externe kosten, bijvoorbeeld voor standmeters, standbouw, promotie en personeel. Die moet je eenvoudig kunnen omslaan naar leden die aan de beurs deelnemen. Bij trainingen gaat het om de inhuur van docenten, trainingslocaties en catering, terwijl met innovatietrajecten voornamelijk interne onderzoek- en adviesuren gemoeid zijn. Alle out-of-pocketkosten hadden we goed in beeld, maar niet onze interne projecturen.”
Kosten op projectniveau en jaaroverschrijdend bijhouden
In de nieuwe situatie wilde HME in ieder geval AccountView handhaven. “AccountView is een overzichtelijk systeem, dat we graag wilden blijven gebruiken. Alleen moest de functionaliteit uitgebreid worden, zodat we onze processen beter zouden kunnen inrichten”, legt Kniepstra uit. Zo wilde HME ook de facturering en het debiteurenbeheer automatiseren. Daarnaast was een eis dat alle kosten op projectniveau en jaaroverschrijdend bijgehouden moesten kunnen worden, zowel de externe kosten als de eigen uren. Kniepstra: “Het invoeren van uren moest bovendien niet alleen op kantoor, maar ook vanaf andere locaties mogelijk zijn. Verder was een vereiste dat we goede vergelijkingen zouden kunnen maken tussen de gebudgetteerde en gerealiseerde kosten en opbrengsten per project.” Ook een koppeling tussen de financiële administratie en een CRM-toepassing maakte deel uit van het eisenpakket van HME. 
Gehoste oplossing ook financieel ideaal
Visma-partner eServiceware presenteerde een overtuigende oplossing aan HME. Kniepstra: “eServiceware had duidelijk verstand van zaken en kwam snel met een volledig op AccountView gebaseerde en geïntegreerde oplossing voor onze financiële administratie, de project- en urenadministratie en ons relatiebeheer. Daarbij konden we kiezen voor hosting. Dat wil zeggen dat ons systeem bij eServiceware op een server draait. Je kunt hierop inloggen via het web, vanaf iedere locatie. Deze oplossing betekende dat we een stap zouden kunnen overslaan en niet onze IT-infrastructuur eerst hoefden op te waarderen, terwijl we ook in de toekomst geen zorgen zouden hebben over het beheer. Voor een kleine organisatie zoals wij, zonder IT-specialisten, is dat ideaal. De terugverdientijd was ook erg interessant.”
Actueel en compleet financieel inzicht in projecten
eServiceware hielp HME recent de basis voor de inrichting van de nieuwe oplossing te leggen. Daarna ging het bedrijf hier zelf verder mee aan de slag. “We werken op dit moment aan de optimalisatie van het factureringsproces. Zo factureren we nu rechtstreeks op projectbasis vanuit AccountView. Dat scheelt veel tijd en verkleint de kans op fouten. Ook het maken van de maandrapportages per project is al aanzienlijk minder werk”, vertelt Kniepstra. De volgende actie is de inrichting van het relatiebeheer. Kniepstra: “We kunnen dan bijvoorbeeld zien welke leden aan welke activiteiten hebben meegedaan en ze gerichter benaderen met onze promotie.” Als klap op de vuurpijl volgt de inrichting van de project- en urenadministratie. “Daarmee hebben we straks actueel en compleet financieel inzicht in onze projecten. Externe en interne kosten, verschillen tussen budget en realisatie, gefactureerde en nog te factureren posten: we hebben dan alle informatie op een rij om onze projecten financieel op koers te houden”, aldus een verwachtingsvolle Kniepstra.
Consultancy op afroep beschikbaar
Visma-partner eServiceware is en blijft nauw betrokken bij de inzet van de geïntegreerde oplossing van HME. “Wij hebben veel ervaring met dit soort projectgeoriënteerde bedrijven en konden HME goed op weg helpen”, zegt senior account manager Rob Mutsaers. “AccountView is een oplossing die zich uitstekend leent om ook zelf dingen te doen met minimale ondersteuning. Voorwaarde is wel dat je als organisatie je schouders eronder zet en voldoende tijd investeert, ook al brengt dit vaak een langere doorlooptijd met zich mee. Belangrijk is verder dat je kunt terugvallen op externe expertise. Wij staan op afroepbasis voor HME klaar met consultancy.” eServiceware doet ook de hosting van de oplossing. Mutsaers: “Voor een organisatie zoals HME zonder IT-manager of netwerkbeheerder is dit perfect. Ze hoeven niet te investeren in hard- en software en hebben geen omkijken naar het beheer en upgrades. En voor de urenadministratie is het handig dat interne en externe krachten vanaf iedere locatie online hun uren kunnen doorgeven.” Los van de hosting zijn er met AccountView ook qua relatiebeheer interessante online mogelijkheden. “Heel handig is een koppeling tussen AccountView en de HME-website. Daarmee kunnen relaties zich bijvoorbeeld direct online inschrijven voor cursussen. Dit wordt dan direct in AccountView verwerkt”, aldus Mutsaers.