HVN Architecten - Direct resultaat van onderhanden werk

Hoe houd je als architectenbureau de financiële controle over een groot aantal verschillende projecten? En hoe ga je om met een lastige post als onderhanden werk? HVN Architecten vond de oplossing in een geïntegreerd project/uren- en financieel systeem van Visma Software. De gerealiseerde uren worden wekelijks bijgehouden en afgezet tegen de gebudgetteerde kosten en direct verwerkt in de financiële administratie. Zo houdt HVNA de vinger aan de pols en heeft het altijd een reëel beeld van de resultaten.

Van stadsontwerp tot inrichting, en van nieuwbouw tot restauratie met herbestemming: het zeventienkoppige HVN Architecten in het Limburgse Hoensbroek ontwerpt plannen voor allerlei soorten bouwprojecten. “We zijn momenteel bijvoorbeeld bezig met de restauratie van kasteel Neubourg in Gulpen, maar werken ook aan een herinrichtingproject in de Maastrichtse binnenstad. Onze projecten verschillen niet alleen sterk in aard en complexiteit, ook de doorlooptijd varieert van twee tot soms wel twintig jaar. Vaak zijn er vele miljoenen euro’s mee gemoeid. Het aantal onderhanden projecten kan oplopen tot 150”, zo omschrijft Bart Gijsen, controller bij HVNA, de activiteiten van het architectenbureau.

Behoefte aan actueel inzicht in de cijfers

De registratie en administratieve verwerking van projecten kostte HVNA tot voor kort veel tijd en moeite. Gijsen: “Het was een omslachtig proces. We deden de urenadministratie en financiële administratie in Exact, maar er was geen koppeling tussen de twee toepassingen. Daarnaast hielden we de werkelijke kosten en factureringsgegevens bij in Excel. Per kwartaal maakten we in een spreadsheet de balans op. Dan keken we welk werk klaar was, wat het had gekost en wat er was gefactureerd. We vergeleken de beginstand van het onderhanden werk met de eindstand, waarbij we eerst per dossier de hierover gemaakte afspraken bekeken, en verwerkten de mutatie op de winst- en verliesrekening. Daarna konden we het kwartaalresultaat bepalen, een analyse maken en die met de directie bespreken.” Die exercitie duurde veel te lang. “We wisten bijvoorbeeld pas in juni wat de cijfers over het eerste kwartaal waren. Bij het bekijken van de weekstaten weet je gevoelsmatig wel hoe het zit, maar je moet dat gevoel ook kunnen staven met cijfers. Zeker in deze economisch moeilijke tijden is het belangrijk dat je goed inzicht hebt in de cijfers. Ook de banken verlangen dat van je,”stelt Gijsen.

Bart Gijsen, controller bij HVN Architecten

Heldere en actuele project- en financiële informatie met één geïntegreerd systeem

Onder begeleiding van een externe automatiseringsadviseur ging HVNA op zoek naar een oplossing om de zaken anders aan te pakken. Gijsen vertelt: “We wilden één systeem voor het begroten en volgen van projecten, liefst geïntegreerd met de financiële administratie. Ook wilden we gemakkelijk per projectfase kunnen vaststellen wat een project ons had opgeleverd, los van de facturatie. Dit had ook te maken met de in 2007 veranderde fiscale wetgeving, die stelt dat tegenover de kosten voor onderhanden werk in een bepaalde periode ook opbrengsten moeten staan. De oplossing die we zochten, moest betaalbaar en gebruiksvriendelijk zijn, en informatie helder presenteren.” Van de vijf oplossingen die de adviseur voorstelde, bleek AccountView het beste aan te sluiten op de wensen van HVNA. Visma Solution Center NetView ging aan de slag om het programma van eisen van het architectenbureau te vertalen naar de implementatie. Complicerende factor daarbij was dat de projecten van HVNA vaak bestaan uit allerlei deelprojecten. Hiervoor kunnen verschillende afspraken gelden, waarmee rekening moet worden gehouden bij het vaststellen van het projectresultaat. Gijsen: “Ook dat wist NetView knap op te lossen met AccountView, met speciale functionaliteit voor projecthiërarchie.”

Altijd bij met onderhanden werk

Na een jaar schaduwdraaien heeft HVNA de geïntegreerde oplossing voor de project/uren- en financiële administratie onlangs in gebruik genomen. Gijsen legt uit hoe ze ermee werken: “Als een projectaanvraag binnenkomt, maakt een van onze architecten een inventarisatie van de activiteiten plus uren en vervolgens een offerte. Daarbij maken we gebruik van de coderingen voor de standaard taakbeschrijvingen van de Bond van Nederlandse Architecten. Deze codes vormen ook de basis voor de inrichting van AccountView. Na de honorering van de offerte maken we in het systeem een project aan en voeren we de activiteiten in aan de hand van de codes. Vervolgens houden de betrokken medewerkers wekelijks hun uren bij op de activiteiten. Ik accordeer de uren en zorg er met een druk op de knop voor dat ze in het grootboek terechtkomen. Is een project of deelproject afgerond, dan maken we in AccountView net zo eenvoudig de factuur aan.”

Veel meer grip op de cijfers

Met het stroomlijnen van de financiële projectbegroting en -administratie verwacht HVNA grote voordelen te behalen. Gijsen: “Om te beginnen is het maken van rapportages veel minder bewerkelijk, waardoor we een grote tijdwinst behalen, terwijl de kwaliteit van de informatie hoger is doordat gegevens niet langer van het ene systeem in het andere worden overgenomen. De kwartaalrapportage is een kwestie van een lijst nalopen en eventuele correcties maken. Ook aan klanten die wekelijks inzicht in de bestede uren willen, kunnen we gemakkelijk rapporteren. Verschillende tarieven per taak zijn daarbij geen enkel probleem. Dat was in Excel heel veel werk.” Van strategisch belang is echter dat HVNA veel meer grip heeft op de cijfers. “We kunnen projecten nu op de voet volgen en beschikken over actuele stuurinformatie. De directie krijgt nog steeds de kwartaalrapportages, maar kan in AccountView ook iedere week zelf per project de werkelijke en gebudgetteerde uren met elkaar vergelijken en de resultaten bekijken. Ook het onderhanden werk is netjes per project inzichtelijk. We hebben dit werk nu in beeld als een continue stroom en zien het direct terug in de administratie als er activiteiten zijn afgerond. Zo weten we veel beter hoe we er werkelijk voorstaan en voldoen we in een moeite door aan de belastingwetgeving”, aldus Gijsen. Alles bij elkaar kan HVNA scherper calculeren, de marges beter bewaken en sneller bijsturen als een project uit de begroting loopt. En dat geeft veel rust in een organisatie, vooral als het economisch tegenzit.

Meer informatie

Referenties Projecten en uren