Nuffic
Nuffic voert op afstand de administratie van buitenlandse kantoren
Hoe voer je op een efficiënte manier de administratie van buitenlandse vestigingen waarmee je geen goede onlineverbinding hebt? Voor die uitdaging stond Nuffic, een Nederlandse organisatie voor het stimuleren van internationale samenwerking binnen het hoger onderwijs. Onlangs nam de stichting een effectieve oplossing in gebruik, op basis van AccountView.
Kennis wereldwijd met elkaar verbinden: dat is het doel van Nuffic. De organisatie stimuleert dit door allerlei projecten op te zetten. Naast het hoofdkantoor in Den Haag heeft Nuffic ook vestigingen in China, Indonesië, Mexico, Taipei, Vietnam en Rusland. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) is een belangrijke subsidieverstrekker. In 2003 kreeg de stichting de opdracht om tegen 2009 tien kantoren in het buitenland te openen. “De bedoeling van deze vestigingen is dat zij het Nederlandse hoger onderwijs lokaal promoten”, vertelt Wim Witvliet, decentrale controller van Nuffic. “Vanuit Den Haag bieden wij daarbij administratieve ondersteuning. We doen de financiële en de project- en urenadministratie.”
Nuffic stimuleert internationale samenwerking binnen het hoger onderwijs
Niet waterdicht
Tot voor kort deden de buitenlandse vestigingen, met uitzondering van de al langer bestaande vestiging in Indonesië, hun administratie in Excel. De spreadsheets stuurden ze maandelijks per e-mail naar Den Haag. Daar werden de gegevens ingetikt in CODA, de financiële applicatie die op het Nuffic-hoofdkantoor wordt gebruikt. Witvliet: “Dat was natuurlijk geen waterdicht systeem. Excel is geen boekhoudpakket, waarin allerlei controles zijn ingebed. Vooral daarom zijn we op zoek gegaan naar een andere oplossing.”
Internetverbindingen onvoldoende stabiel
Grote uitdaging bij het realiseren van een betere administratieve oplossing vormden de slechte internetverbindingen met de buitenlandse kantoren. “CODA is een webgebaseerd systeem, dus het zou gemakkelijk zijn geweest als we dit lokaal hadden kunnen uitrollen. Daarvoor waren de internetverbindingen echter niet stabiel genoeg. Bovendien is CODA meer een oplossing voor grotere organisaties, terwijl de meeste van onze kantoren buiten Nederland nog klein zijn”, licht Witvliet toe.
Schot in de roos
Op zoek naar een gebruiksvriendelijke oplossing om de afstand naar de buitenlandse kantoren te overbruggen, stuitte Nuffic op AccountView. “We zijn onder meer gaan shoppen op het internet en hebben in onze organisatie rondgevraagd. Daarbij kwam Visma Software naar boven en dat was direct een schot in de roos”, zegt Witvliet. “Visma kon ons een ‘semi-online’ oplossing bieden, waarvan we nog niet eerder hadden gehoord. Een perfect systeem voor onze situatie.” In overleg met betrokkenen van verschillende afdelingen van Nuffic, zowel op het gebied van bedrijfsvoering, automatisering als financiën, werd dan ook snel de keuze voor AccountView gemaakt.
Wim Witvliet, decentrale controller bij Nuffic: Visma kon ons een ‘semi-online’ oplossing bieden. Een perfect systeem voor onze situatie.
Automatisch proces
De gekozen oplossing is even simpel als effectief. Alle buitenlandse vestigingen beschikken sinds kort over AccountView. Daarin houden zij zelf hun financiële en hun project- en urenadministratie bij. Ook op het hoofdkantoor is AccountView geïnstalleerd, met een directe koppeling naar CODA. Het overhalen van de lokale gegevens naar AccountView op het hoofdkantoor gebeurt vrijwel helemaal automatisch. Witvliet legt uit: “Iedere maand gaat er vanuit Den Haag een e-mail naar de vestigingen. Deze mail zet het maken van een back-up van de lokale administratie in gang, die vervolgens naar het hoofdkantoor wordt gemaild. Onze applicatiebeheerder stuurt het hele proces aan, met enkele drukken op de knop. Voor de project- en urenadministratie gebeurt hetzelfde, maar dan wekelijks.”
Implementatie op afstand
De nieuwe oplossing is sinds januari 2008 operationeel bij alle buitenlandse kantoren. Visma-partner About Software uit Rijswijk tekende voor de implementatie, die volledig op afstand plaatsvond. “De software is vanuit Nederland op de lokale servers gezet”, vertelt Witvliet. Ook problemen werden door About Software op afstand opgelost. Witvliet: “In geval van problemen konden ze de server tijdelijk overnemen en dingen in de administratie veranderen. Het enige wat de lokale automatiseringsmanager daarvoor moest doen, is een code intikken op een website van About Software.”
Ei van Columbus
Het overhalen van de administraties werkt prima, is de ervaring van Nuffic. Een tevreden Witvliet: “Deze oplossing is echt het ei van Columbus. We hebben vorige week de eerste twee administraties binnengehaald en dat is heel goed gegaan. We konden ook meteen de fouten in de boekingen zien en deze direct terugkoppelen. Door de lokale medewerkers zelf correcties te laten uitvoeren, leren ze steeds beter omgaan met het systeem. Daardoor zullen we in Den Haag steeds minder werk hebben aan de lokale administraties, terwijl de accuratesse van de gegevens sterk verbetert.”
Centraal beheer
De AccountView-oplossing biedt Nuffic eenvoudig controle over het beheer van de lokale administraties. Doordat de stamgegevens centraal in Den Haag worden beheerd, werken alle buitenlandse kantoren altijd met dezelfde administratie. Is er bijvoorbeeld een nieuw rekeningnummer, dan gaat de wijziging per e-mail naar de vestigingen. Daar wordt deze automatisch in de administraties doorgevoerd. Ook is het mogelijk vanuit Den Haag de invoer van gegevens te sturen. Witvliet: “Als een maand voorbij is, blokkeren we de invoer van gegevens in die maand. Op die manier voorkomen we dat er na het doorsturen van de back-up nog veranderingen plaatsvinden.”
Beter sturen
Behalve meer controle over de lokale administraties, heeft Nuffic met het nieuwe systeem ook meer inzicht in de stand van zaken bij de buitenlandse vestigingen. “Toen we nog met Excel werkten, moesten we wachten op de maandoverzichten. Nu hebben we op tijd alle gegevens binnen en weten we altijd hoe het ervoor staat. Bovendien kunnen we op ieder moment tussentijdse informatie opvragen, op precies dezelfde manier als dat maandelijks gebeurt”, aldus Witvliet. De informatie is ook veel gedetailleerder. Witvliet: “Eerst hadden we alleen de maandtotalen. Nu worden alle mutaties van de lokale administraties via AccountView in één keer compleet geïntegreerd in CODA. Als bijvoorbeeld bepaalde kosten ineens sterk oplopen, kunnen we kijken wat er aan de hand is en tijdig bijsturen. Daarmee hebben we een grote verbeteringsslag gemaakt.”
Zicht op personeelskosten
Ook het inzicht in de project- en urenadministratie is enorm verbeterd met de wekelijkse AccountView-updates. Witvliet: “Met de Excel-sheets die we eerst kregen, konden we niet veel. Dat is met AccountView heel anders. Daarin staat bijvoorbeeld ook de contracttijd van medewerkers, zodat we heel eenvoudig kunnen zien of mensen wel de afgesproken uren maken en waarom dat eventueel niet gebeurd is. Nuffic is een projectorganisatie, en de buitenlandse kantoren zijn projecten van het ministerie van OCW. Een goede lokale urenadministratie is dus heel belangrijk. Zeker als je bedenkt dat tachtig procent van onze totale kosten personeelskosten zijn”, besluit Witvliet.