RBOI
Strakker sturen op projecten en efficiencyverbetering organisatie
Drie vestigingen, 185 medewerkers, ruim 500 opdrachtgevers, 1.600 projecten per jaar met een looptijd variërend van vier maanden tot vier jaar en drie tot twaalf medewerkers per project. Complex? Inderdaad! Maar niet te complex voor AccountView……
Kan deze weg verlegd worden? Is de grond waarop een nieuwe woonwijk moet verrijzen geen archeologische hotspot? Of de nieuwe golfbaan de habitat van een beschermde diersoort? RBOI onderzoekt het! RBOI is een adviesbureau voor integrale ruimtelijke planning. Het bedrijf Ievert onderzoek, advies en ontwerp voor de fysieke leefomgeving aan overheidsinstanties en het bedrijfsleven. De belangrijkste werkvelden zijn: bestemmingsplannen en structuurvisies, ruimtelijk bestuursrecht, stedenbouw en ontwerp, verkeer en vervoer, landschap en ecologie, sociaal en economisch onderzoek, milieu en water. Het voert wat ver om te zeggen dat er geen plek in Nederland is waar RBOI zich niet over heeft gebogen, maar veel scheelt het niet!
Op zoek naar standaard software
De organisatie heeft vestigingen in Rotterdam, Middelburg en Oenkerk. De vestiging in Friesland opereert onder de naam Bureau Vijn. RBOI werkte met een geïntegreerde financiële en projectadministratie, MyProject, een ERP-systeem van ACTO in combinatie met een stuk maatwerk. “Omdat MyProject gericht is op de installatiebranche en de maatwerksoftware steeds minder ondersteund werd, pasten de activiteiten van RBOI niet meer in het systeem”, vertelt Anton Hoorman, hoofd adviesondersteuning. “Dat zorgde voor frictie. In 2007 zijn we daarom gaan kijken naar welke softwareleverancier ons mogelijk een betere oplossing zou kunnen bieden.” Een aantal namen passeerde de revue: Exact, Unit 4, LIFT Software, Afas en Hands On. Exact viel vrij snel af. Bureau Vijn, de Friese loot aan de RBOI-stam, werkte met Exact en had allerlei problemen met de projectadministratie. Ook Unit 4 Agresso verdween van de lijst omdat het pakket niet kon voldoen aan een aantal harde eisen van RBOI, zoals de faseopbouw van projecten.
De drie vestigingen van RBOI, planvormen
AccountView op de shortlist
Met Visma-partner Business Software Haaglanden bestond het eerste contact uit een gesprek, waarbij zorgvuldige verkenning van de organisatie en het in kaart brengen van de harde eisen centraal stonden. Deze behoeftes zijn vervolgens vertaald naar AccountView. Op de shortlist bleven uiteindelijk Afas en AccountView over. Beide partijen hebben een aantal demo’s gegeven, de laatste in het bijzijn van de directie van RBOI. Hoorman: “de mensen van Business Software Haaglanden bewezen zich echt als materiedeskundigen. Zij hadden zich duidelijk goed verdiept in onze organisatie, begrepen de terminologie en vertaalden deze ook moeiteloos naar de software. Ook gaven ze meteen aan wat wel en niet kon. Dat schiep veel vertrouwen. Dat vertrouwen misten we bij Afas. De doorslaggevende factor bij de keuze voor AccountView is dan ook partner BSH geweest. Om nog meer zekerheid te verkrijgen over de juiste pakketkeuze heeft BSH een toepasbaarheidsonderzoek voor RBOI uitgevoerd. Hieruit zijn geen belemmeringen uit naar voren gekomen.
Goede begeleiding implementatie
“In oktober 2008 hebben we een definitieve beslissing genomen en in november 2008 zijn we van start gegaan met de implementatie. Daar zitten we nu nog midden in, we zijn bezig met de inrichting en het overzetten van alle gegevens. Dat moet handmatig gebeuren omdat conversie vanuit het oude systeem niet mogelijk is. Een consultant van BSH heeft een aantal interne trainingen verzorgd. Zoals met elk nieuw systeem is het in het begin erg zoeken, maar het gebruik van de software went snel. Er zit een hele logische opbouw in en het is erg overzichtelijk,” vertelt Monique de Vries, projectmedewerker.” Als sterk punt noemt Anton Hoorman dat BSH tijdens het implementatietraject iedere week een voortgangsrapportage levert. Zo blijven alle partijen op de hoogte van de status van de implementatie en is het duidelijk wat er al afgerond is en welke issues nog opgelost moeten worden.
Structuur software leidt tot verbetering bedrijfsprocessen
Wat RBOI ook als voordeel ervaart is dat het nieuwe systeem als leidraad kan dienen om de bedrijfsprocessen onder de loep te nemen. Hoorman: “We waren al langer aan het nadenken over hoe we onze projectadministratie konden vereenvoudigen. Door de structuur van de software hebben we nu een middel richting de organisatie om onze bedrijfsprocessen aan te passen en efficiënter te werken. Dat is heel verhelderend.”
Efficiencyverbetering was ook de voornaamste doelstelling van een nieuw pakket. Tot nu toe werden gegevens soms wel drie, vier keer ingevoerd op verschillende plaatsen. Er zat heel veel informatie in Excel. Voor kostenramingprogramma’s was een aparte module geprogrammeerd. Projectleiders konden niet bij de informatie uit de projectadministratie en moesten daarom gegevens telkens weer bij de administratie opvragen. Nu kunnen ze zelf in AccountView kijken. Door de integratie van de systemen zijn er nu heel wat stappen tussenuit. Dit betekent een grote tijdsbesparing.
Strak sturen op projecten
De implementatie loopt nu tien weken. Hoorman: “De meest intensieve gebruikers van AccountView gaan zeker nog aanvullende trainingen volgen om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden. We zijn nu bezig de nodige rapportages op te stellen. Onze verwachting is dat door de efficiencyverhoging medewerkers hun werkzaamheden naar een hoger plan kunnen tillen. Hun taken zullen verschuiven van uitvoerend naar controlerend en vooral informerend. Dit laatste vooral door de goede rapportagemogelijkheden die meer en sneller inzicht zullen bieden. Wij willen op elk project heel strak kunnen sturen. De projectadministratie was dan ook leidend bij onze keuze voor een nieuw pakket. Zeer binnenkort starten we een proef met vijf projectleiders die een maand gaan werken met AccountView. RBOI is een hele kritische organisatie en iedere projectleider heeft weer zijn eigen wensen. De feedback van deze proef kunnen we nog meenemen voordat we helemaal overgaan. De planning is dat we over een maand volledig over zijn op AccountView, al dan niet met terugwerkende kracht vanaf 1 januari.”