Vijzelaar.com
Continuïteit in finance
Als ergens het werk moet doorgaan, dan is het wel op de financiële afdelingen van organisaties. Dus sombere berichten of niet: Vijzelaar.com heeft vertrouwen in de toekomst. Door de overgang naar AccountView-software is de organisatie helemaal klaar voor uitbreiding en groei.
Vijzelaar.com is in 2003 opgericht. Het bedrijf houdt zich bezig met werving en selectie en detachering van financiële professionals, van HBO/WO-niveau tot en met senior managementniveau. Opdrachtgevers zijn veelal grote, internationale organisaties zoals KLM, Ziggo en Morgan Stanley. De afgelopen vijf jaar waren zeer succesvol, de organisatie is snel gegroeid. De omzet nam met gemiddeld 30% per jaar toe. Dat bleef niet onopgemerkt:, in 2007 won Vijzelaar de FD Gouden Gazelle voor snelst groeiende onderneming en in 2008 was het bedrijf opnieuw genomineerd. ‘”We zijn begonnen met twee man, vertelt Dennis van Oort, een van de twee directeureneigenaar, “en nu hebben we 35 medewerkers. Een dergelijke groei vereist ook meer van je systemen. Meer dan de helft van onze medewerkers bestaat uit financieel consultants die gedetacheerd worden bij klanten. Daarnaast is er een groot aantal zzp’ers als financieel interim-managers aan het werk voor Vijzelaar.
Dennis van Oort, directeur-eigenaar Vijzelaar.com
Voor onze financiële administratie gebruikten we Exact Globe. Daarnaast liep een e-recruitment systeem. We kwamen tot de conclusie dat onze ERP-omgeving niet meer voldeed aan onze eisen. Dat had te maken met technologische ontwikkelingen van de industrie en met onze groeiende behoefte aan koppelingen van systemen. Onze basissystemen zijn erop geënt functies en mensen samen te brengen. Het proces van vacature tot een groep mensen die we daaraan willen koppelen, willen we zo goed mogelijk volgen. We zochten een pakket dat goed kon communiceren met ons e-recruitment systeem. We hebben een Request For Proposal (RFP) opgesteld met daarin onze harde eisen, dus wat we optimaal geautomatiseerd wilden hebben. Dat was eigenlijk het totale proces vanaf de opdracht van een klant tot aan betaalde factuur en alles wat daar tussenin zit. Met ons e-recruitment systeem matchen we mensen aan opdrachten. Belangrijk was de integratie van alles wat met uren te maken heeft. Het uren-facturen-traject is voor ons van levensbelang, dat vertegenwoordigt immers de waarde van ons bedrijf. We wilden dat alle financiële uitvloeiselen daarvan in één pakket ondergebracht konden worden.”
Specifieke wensen vertaald naar standaardsoftware
Visma Software, Exact en Microsoft hebben offertes uitgebracht naar aanleiding van de RFP. Van Oort: “We hebben een aantal demo’s gezien van systemen. Microsoft Dynamics viel als eerste af. Dit pakket vonden we te log. Het kon wel aangepast worden naar onze wensen maar niet binnen een naar onze mening redelijke prijs/kwaliteitverhouding. Bij Exact hadden we het idee dat we heel veel functionaliteit zouden moeten aanschaffen die we niet of nauwelijks zouden gebruiken. Een van de meest fundamentele overwegingen bij de keuze voor AccountView was de openheid van het pakket. Het is flexibel in te richten en makkelijk te koppelen met andere systemen. Ook de modulaire opbouw is aantrekkelijk, je koopt wat je nodig hebt. Dat vrijwel al onze specifieke wensen vertaald konden worden naar standaardsoftware zagen we ook als een groot voordeel.”
De fraaie vestiging van Vijzelaar.com te Bussum
In vier weken over naar AccountView
“We wilden snel overgaan. Visma-partner Databas kon dat realiseren. Een maand na de beslissing voerden we de financiële administratie al in AccountView. De consultants van Databas geven zeer goede begeleiding, zowel op commercieel als op technisch gebied. Zij vragen echt door naar onze wensen en adviseren ons daardoor optimaal bij de inrichting. De dataconversie verliep probleemloos. Onze eigen financiële controller was al heel goed thuis in AccountView, daardoor konden we snel meters maken bij de overgang. Het gebruiksgemak van het pakket speelde daarbij ook een rol. Daarover horen we alleen maar positieve geluiden van de medewerkers. De software is duidelijk en helder en zit logisch in elkaar. Bij software hechten wij bovenal aan degelijkheid en betrouwbaarheid en die kwaliteiten vinden we terug in AccountView,” aldus Van Oort.
Inzicht in productiviteit medewerkers en winstgevendheid activiteiten
“We zitten nu in de eindfase van het implementatietraject. Met Databas gaan we in op hele specifieke, functionele aspecten. Alles wat met het registreren van uren te maken heeft, staat daarbij centraal. Onze financiële administratie is rechttoe rechtaan. De complexiteit zit hem in alles wat je vanuit een webomgeving wilt ophalen. Onderdeel van de implementatie is de overgang naar een online applicatie van AccountView waarmee onze interne en externe medewerkers zelf hun uren kunnen registreren. De urenregistratie is heel belangrijk voor organisatie, dat is wat voor ons geld vertegenwoordigt. Door de integratie met de financiële administratie is het mogelijk sneller te factureren.
Verder zijn we samen met Databas bezig met het opstellen van de rapportages. Het gaat bij ons om het inzichtelijk maken van productiviteit en de winstgevendheid van een activiteit. We willen zien hoe productief een medewerker of een externe kracht van ons is en natuurlijk willen we ook snel weten hoeveel geld we daar mee verdienen. Dat past allemaal binnen AccountView.”
Goed uitgerust voor groei
“We merken nu al dat de overgang naar AccountView veel tijd bespaart. Door de centrale data-invoer bijvoorbeeld, waardoor ook de kans op fouten afneemt. We voeren de administratie efficiënter. Een groot voordeel is ook de flexibiliteit in facturering. Declaraties kunnen worden toegespitst op de eisen en wensen van de klant. Het is mooi dat je systeem die verschillende opties al standaard bevat. Hierdoor verloopt het facturatieproces sneller en beter en dat heeft uiteindelijk een positief effect op je bedrijfsresultaat. We verwachten dat onze organisatie in de nabije toekomst verder zal groeien. We willen goed voorbereid zijn op deze groei. Dat was ook een belangrijke reden om nu onze automatisering goed aan te pakken. Door de integratie van de financiële administratie met de urenregistratie en ons e-recruitment systeem zijn we prima uitgerust voor de huidige situatie, maar ook voor groei. Hoe groter de organisatie, hoe belangrijker de rapportagemogelijkheden worden om snel inzicht te krijgen. Als we het nu goed op de rails hebben, profiteren we straks optimaal van de toegevoegde waarde.”