VSBfonds
Overstap naar AccountView leidt tot kwaliteitsverbetering
Bij het VSBfonds ligt het accent niet zo zeer op de financiële administratie, maar meer op de omvangrijke projectadministratie. Juist op delen daarvan liet het vorige automatiseringssysteem van het VSBfonds het afweten. Reden om naar een nieuwe ICT-omgeving uit te kijken. AccountView bleek de kern te zijn van een complete en geïntegreerde oplossing.
Jaarlijks krijgt het VSBfonds bijna 4.000 aanvragen voor donaties en subsidies voor allerlei maatschappelijke projecten. Alle aanvragen worden gemotiveerd en gedocumenteerd, waardoor een aanzienlijke papierberg ontstaat. Daarbij wordt ruim de helft van de aanvragen gehonoreerd en ook dit vereist administratieve begeleiding. "Wij hebben dus met talloze dossiers te maken, die veel werk vergen", meent Luuk van Term, Hoofd Communicatie VSBfonds en tevens projectleider voor het selectieproces op weg naar de nieuwe ICT-omgeving. "Voorheen werkten wij met een systeem onder DOS, maar dat bood geen uitzicht meer op verbeteringen in onze werkprocessen. Bovendien liet Exact weten dat het relatiebeheersysteem, één van de kernelementen in onze administratie, niet naar Windows zou worden gepromoveerd. Daarop hebben we besloten een nieuwe weg in te slaan."
Eén aanspreekpunt
Het oude systeem van het VSBfonds had ook nog andere beperkingen. Zo konden de adviezen alleen in platte tekst worden gemaakt en waren er onvoldoende velden om alle informatie in op te slaan. De systemen konden onderling nauwelijks of niet worden gekoppeld, wat voor veel dubbel werk zorgde. "Ook moesten we de managementrapportages handmatig opstellen", aldus Luuk van Term. "Bovendien wilden we van de papieren dossiers af. We hebben PricewaterhouseCoopers Management Consultants gevraagd om ondersteuning bij de selectieprocedures. Daaruit is AccountView naar voren gekomen, met Account Software Consultancy (ASG) in Veenendaal als leverancier en implementator. ASG beheert nu onze hardware en de infrastructuur, zodat we één aanspreekpunt hebben voor de hele configuratie."
Totale integratie
ASG integreerde op basis van AccountView alle processen binnen het VSBfonds in één systeem. Microsoft Word is nu in AccountView geïntegreerd, zodat het mogelijk is om alle opmaakfaciliteiten te gebruiken. Ook is het bereik van de in te vullen velden onbeperkt. Tevens worden binnenkomende documenten via Optical Character Recognition (OCR) gescand, waardoor de papieren archieven overbodig zijn en het terugzoeken tot op woordniveau is verfijnd. Ook kunnen medewerkers thuis of op een andere locatie toegang krijgen tot dossiers en twee of meer mensen kunnen tegelijkertijd aan één dossier werken.
Nog een stap verder en ook de aanvragers gaan digitaal communiceren met het VSBfonds, via de bestaande website. Het AccountView-systeem is hierop voorbereid. "Dit alles zorgt voor een enorme versnelling in ons werk, juist doordat alle systemen onderling gekoppeld zijn", vindt Luuk van Term. "In kwalitatieve zin zijn wij er eveneens fors op vooruitgegaan. We kunnen nu direct representatieve adviezen opstellen en er zijn minder stappen nodig voor de communicatie met de aanvragers en de stichtingen en verenigingen. De standaardmanagementrapportages gebruiken wij al volop."
Geënt op de toekomst
Het nieuwe geïntegreerde systeem voor het VSBfonds is op basis van AccountView opgebouwd en uitgebreid met onder meer de CRM-module van AccountView en het Alchemy-pakket voor het creëren van elektronische dossiers. ASC heeft rond AccountView een ‘kantoorbreed’ automatiserings- en informatiseringssysteem verwezenlijkt, toegesneden op de specifieke behoeften van het VSBfonds. Daarbij gaat het niet louter om de behoeften van vandaag, want ook de toekomstplannen van het VSBfonds ten aanzien van het Internet, thuiswerken en managementanalyses, zijn in dit concept verwerkt. Het voornaamste is dat het VSBfonds nu beter in staat is om haar werk efficiënt en effectief te doen, waardoor maatschappelijke initiatieven meer tot hun recht komen.