Cost control bij ledenverenigingen - 5 tips

Alles wordt duurder en dat voelt iedereen in z’n portemonnee, ook uw ledenorganisatie. Cost control is natuurlijk altijd al belangrijk, maar nu wilt u budgetoverschrijdingen zeker in toom houden. Vooral bij projecten kan dat lastig zijn. Hoe signaleert u tijdig dat budgetten uit de pas lopen en zorgt u dat de kosten onder controle blijven? 5 tips voor controllers van ledenverenigingen.

1. Begin bij de inkoop met kostenbeheersing

Een budget opstellen is leuk, maar wat als medewerkers van uw ledenvereniging producten of diensten aanschaffen die daar niet in passen? Ontdekt u dit pas nadat u de factuur ontvangen en verwerkt heeft in uw financiële administratie, dan is het kwaad al geschied. Daarom is het beter om procuratie op de inkoop te doen, via een vast geautomatiseerd proces. Daarbij moeten medewerkers eerst een aanvraag doen en gaat een inkooporder de deur niet uit voordat er goedkeuring is.

2. Trek cost control door naar contractniveau

Bij het afsluiten van een contract met een leverancier gaat uw ledenvereniging financiële verplichtingen aan. Dat gaat van bijvoorbeeld huisvesting en facilitaire dienstverlening tot uw internetverbinding en mobiele telefonie. Door contracten goed uit te onderhandelen én te beheren, liefst vanuit een oplossing gekoppeld aan uw financiële administratie, kunt u de kosten beperken. Denk aan het tijdig opzeggen van te dure contracten of de verlenging van abonnementen voor gunstigere tarieven.

3. Leg de basis voor actuele en eenduidige rapportage

Met het algemene budget van uw ledenvergadering zit het waarschijnlijk wel goed, dat heeft u onder controle. De pijn zit vooral in de vele projecten die er lopen. Projectmanagers registreren de kosten op verschillende manieren en met verschillende programma’s. De een werkt in Excel, de ander met projectsoftware. Richt de administratie voor alle projecten hetzelfde in en koppel de projectadministratie een-op-een met uw financiële administratie. Zo legt u de basis voor actuele en eenduidige rapportage en heeft u één versie van de waarheid om op te sturen.

4. Houd de uren maximaal in de gaten

Uren zijn een belangrijke kostenpost die vooral bij projecten nog wel eens wordt overschreden. Dit wordt vaak te laat gesignaleerd, doordat de meeste mensen laks zijn in het schrijven van uren. Door medewerkers automatisch te waarschuwen als ze achterlopen met hun urenregistratie, voorkomt u onaangename verrassingen en kunt u tijdig ingrijpen. Ook is het handig om projectmanagers een seintje te geven als ze op een vastgesteld percentage van het totale aantal projecturen zitten. Ze zien dan bijvoorbeeld in een dashboard dat ze ‘in het rood’ dreigen te komen.

5. Bewaak de uitvoeringskosten van uw bestuursbureau

Als ledenvereniging wilt u uw geld vooral besteden aan activiteiten en projecten die uw leden ten goede komen. De uitvoeringskosten van uw bestuursbureau mogen maar een bepaald percentage van uw budget zijn. Door automatisch te signaleren dat de uitgaven voor uw bestuursbureau een zeker niveau bereiken, voorkomt u dat uw uitvoering niet matcht met uw budget. Ook hierbij bewijst een eenvoudig inzichtelijk dashboard met actuele informatie u goede diensten.

Hoe kunnen we u helpen bij de cost control van uw ledenorganisatie? We denken graag met u mee! Neem gerust contact op met Wijnand Kabbedijk ([email protected]) of Marvin van der Sprong ([email protected]). Bellen kan ook: +31 (0)70 711 22 55.