Meer grip op de administratie van uw ledenvereniging

Veel verschillende stakeholders, grote aantallen projecten, continuous auditing. De financiële administratie van uw ledenvereniging is er niet eenvoudiger op geworden. De combinatie van een financieel systeem met een leden- of crm-pakket vergroot de complexiteit verder. Hoe zorgt u als controller voor rust en controle? Enkele pijnpunten en hoe u ze wegneemt.

Laat uw ledenadministratie en financiële administratie naadloos samenwerken

De meeste ledenverenigingen factureren hun leden vanuit de ledenadministratie voor hun contributie en eventuele aanvullende producten of diensten. Waarschijnlijk is dat bij uw organisatie ook het geval. Maar behalve in het leden- of crm-pakket van uw vereniging heeft u alle factuur- en debiteureninformatie ook in uw financiële systeem nodig. Want als controller wilt u, of het nu voor een periodieke rapportage of voor een audit is, dezelfde aantallen en bedragen zien als u de ledenomzet en gefactureerde omzet naast elkaar zet. Dat klinkt logisch, maar blijkt in de praktijk niet zo makkelijk. Referentienummers, betaalcondities, btw-percentages en grootboekrekeningen. Alle gegevens moeten juist en volledig van het ene naar het andere systeem gaan. De mensen van de IT-afdeling van uw vereniging zijn niet financieel onderlegd, wat de realisatie van een goede koppeling van beide systemen compliceert. Wat u nodig heeft is een naadloze aansluiting die een correcte en snelle overdracht van gegevens garandeert. Ideaal is natuurlijk als die overdracht continu plaatsvindt, zodat u altijd naar de laatste cijfers kijkt.

Ga moeiteloos om met grote aantallen debiteuren

In veel gevallen is de bulk van uw facturen voor het lidmaatschap van uw vereniging. Deze facturen zijn allemaal voor hetzelfde bedrag en gaan ongeveer op hetzelfde moment de deur uit. Ook de betaling gebeurt rond dezelfde tijd. Zeker als uw vereniging duizenden leden heeft, is het eenmaal per jaar alle hens aan dek om de enorme hoeveelheid lidmaatschapsbetalingen in uw financiële administratie te verwerken en af te letteren. Daarbij levert bijvoorbeeld een ontbrekend referentienummer veel zoekwerk op. Aan het bedrag kunt u immers niet herkennen van wie een betaling afkomstig is. Het maakt dus een wereld van verschil als de verwerking van binnenkomende betalingen goed is ingeregeld. Het mooiste is als ze automatisch worden herkend, zodat u als u ’s morgens binnenkomt enkel naar de uitzonderingen hoeft te kijken. U kunt daarvoor bestanden met betalingen importeren van uw bank. Het beste is echter om een moderne koppeling met het systeem van uw bank te maken via een API (Application Program Interface). Want daarmee is de kans op fouten minimaal.

Rapporteer snel en foutloos aan diverse stakeholders

Als controller van een ledenvereniging moet u zorgen voor de rapportage aan allerlei stakeholders. Van uw bestuur, directie en de budgethouders of penningmeesters van uw subafdelingen tot externe stakeholders als subsidieverstrekkers en auditors. Ze willen allemaal regelmatig inzicht in de cijfers en dus moet uw afdeling maandelijks vele tientallen rapportages maken. Vooral als dat nog via Excel gaat, wordt niemand daar blij van. Er gaat vele uren werk in zitten en een foutje is zo gemaakt. Waar u naartoe wilt is een situatie waarin alle financiële rapportages die interne en externe stakeholders nodig hebben met een druk op de knop vanuit uw administratie worden gegenereerd. Dat scheelt niet alleen tijd en moeite, maar voorkomt bovendien vervelende invoerfouten. Uw rapportages zijn veel sneller klaar en betrouwbaarder. Ze helpen uw organisatie beter te sturen en verantwoording af te leggen, op alle niveaus.

Bied eenvoudig en nauwkeurig inzicht in projecten en uren

Naast de stakeholders die we net noemden, zijn er ook nog de projectleiders van uw ledenvereniging. Met alle initiatieven die uw organisatie ontplooit om leden zo goed mogelijk van dienst te zijn, kunnen er een heleboel projecten tegelijk lopen. De administratie van die projecten is meestal op de een of andere manier geïntegreerd in de financiële administratie. Als controller bent u verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan de projectleiders. Zij komen bij u met allerlei vragen, bijvoorbeeld hoeveel budget ze nog hebben of hoeveel uren ze nog kunnen besteden. In plaats van dat ze bij u aan het bureau staan, is het veel handiger als ze zelf eenvoudig in het systeem kunnen kijken wat de stand van zaken is. Met een dashboard zien ze bijvoorbeeld in een oogopslag of ze in de pas lopen of niet. Randvoorwaarde is natuurlijk wel dat de urenregistratie op de projecten volledig is. Vaak is dat een dingetje en zijn er serieuze achterstanden met het schrijven van uren. Maar ook dat is te ondervangen, door automatisch herinneringen te laten versturen als de urenstaten over een periode niet compleet zijn.

Meer rust, meer inzicht, meer controle

Door deze vier pijnpunten aan te pakken, stroomlijnt u uw processen en krijgt u meer controle over de complexe financiële administratie van uw ledenvereniging. Bovendien is er meer rust en ruimte voor andere belangrijke werkzaamheden, zoals het maken van analyses die helpen uw ledenvereniging proactief te sturen. In plaats van achter de feiten aan te lopen, beschikt u over actuele en betrouwbare cijfers waarmee u vooruitkijkt en problemen tijdig aanpakt. En dat scheelt u heel wat stress.

Van welke administratieve pijnpunten heeft uw ledenorganisatie last? We denken graag met u mee over de oplossing! Neem gerust contact op met Wijnand Kabbedijk ([email protected]) of Marvin van der Sprong ([email protected]). Bellen kan ook: +31 (0)70 711 22 55.