Video: Administratieve systemen integreren in culturele organisaties

Orde scheppen in de wildgroei aan administratieve systemen in culturele organisaties

Je bent controller bij een culturele organisatie en wilt orde scheppen in de wildgroei aan administratieve systemen. Ontdek hoe je deze systemen kunt koppelen aan je financiële systeem, zonder ingewikkelde IT-trajecten. Bekijk de video of lees verder.

Binnen een culturele instelling werken afdelingen met eigen softwaresystemen. Kassaverkoop, online ticketsales, horeca, salarisadministratie, zaalverhuur et cetera. Die systemen sluiten meestal niet naadloos aan op het centrale financiële systeem. Je haalt data uit allerlei systemen en Excelsheets en twijfelt of het wel klopt. Dit is een serieus probleem. Je wilt snel actuele rapportages kunnen draaien, die betrouwbare cijfers laten zien aan stakeholders en kpi's opleveren waarmee het management de organisatie kan aansturen. Dit probleem moet worden opgelost vanuit finance, maar hoe?

Eerst standaardiseren, dan integreren

Het probleem is nu dat verschillende systemen in je organisatie verschillende talen spreken. Een begrip als omzet, klant of event is in systeem 1 anders gedefinieerd dan in systeem 2, 3, 4 enzovoort. En dus communiceren ze niet met elkaar.

Standaardiseren dus! Dat betekent dat alle subsystemen, zoals online ticketsale, horeca, zaalverhuur en salarisadministratie, eerst dezelfde taal moeten spreken als het financiële systeem. Dezelfde taal spreken wil zeggen dat ieder systeem moet worden ingericht volgens dezelfde begripsdefinities en hetzelfde proces.

Beter te regisseren en toekomstbestendig

Eén taal is één systeem. Alle software werkt samen als één systeem. Hiervoor is geen technische kennis nodig, maar financiële kennis. En die heb je zelf! Als controller kan jij samen met de afdelingen de registraties in de subsystemen omzetten naar die ene nieuwe taal.

Zodra systemen met dezelfde definities en workflow werken, is het koppelen het integreren van al die systemen relatief eenvoudig. Met deze aanpak krijg je meer betrokkenheid in de organisatie waardoor het project beter te managen is. Minder kosten, minder risico, minder ingewikkeld. Wel: beter te regisseren en toekomstbestendig.

Databas heeft al veel culturele organisaties in zo'n traject geadviseerd en begeleid. Ons motto voor succesvolle veranderingsprocessen is: denk groot, begin klein.