Help je theater vooruit met een efficiënte financiële administratie

Je tijd als controller is beperkt, die wil je goed besteden. Je wilt dan ook niet overal de cijfers vandaan moeten halen. En het maken van rapportages mag ook geen uren kosten, zeker niet van een dure accountant. Die tijd besteed je liever aan waar het echt om gaat: je theater financieel gezond houden, nu en op de lange termijn. Hoe maak je de financiële administratie van je theater efficiënter? We geven je drie tips.

1. Leg je kosten tijdig vast

De directie en subsidieverstrekkers willen weten waar het geld van je organisatie naartoe gaat. Jij ook, want daar wil je op sturen en dat doe je het liefst met zo actueel mogelijke cijfers. Daarnaast heb je te maken met de budgethouders van je theater. Zij willen weten wat ze nog aan financiële ruimte hebben voor bijvoorbeeld verbouwingen, onderhoud of personeel. Hoe eerder en nauwkeuriger je alle kosten vastlegt, hoe beter je aan ieders informatiebehoeften voldoet.

Door de registratie van je kosten te automatiseren, sla je veel vliegen in één klap. Neem bijvoorbeeld je crediteurenadministratie. Als je die digitaliseert, kun je inkoopfacturen automatisch laten binnenkomen in je administratie. Je kunt die facturen dan vervolgens automatisch toewijzen aan voorstellingen. Ook maak je met één druk op de knop zelf dashboards die inzicht geven in al je kosten. Voor je interne en externe stakeholders en voor jezelf. Zelfs inkoopfacturen die nog ergens in een workflow hangen, bijvoorbeeld omdat ze op goedkeuring wachten, heb je in beeld. Je loopt geen risico dat je kosten over het hoofd ziet doordat een factuur op een bureau of in een mailbox is ‘verdwenen’. Kortom, transparantie ten top.

2. Stroomlijn je financiële processen

Je theater maakt waarschijnlijk gebruik van verschillende losse administratieve systemen. Bijvoorbeeld voor online ticketsales, kassaverkoop, horeca- en salarisadministratie. Door al deze systemen aan je financiële administratie te koppelen, voorkom je een heleboel handmatig invoerwerk. Dat scheelt je veel tijd en zo heb je sneller inzicht in je kosten en opbrengsten. Bovendien rapporteer je sneller en heb je een betrouwbaarder beeld van je cijfers, omdat de kwaliteit van je data beter is. Want eerlijk is eerlijk, bij het handmatig overnemen van data is een tikfoutje zo gemaakt.

Een kleine verbetering van je datakwaliteit bij het invoeren van gegevens verhoogt de nauwkeurigheid van je financiële administratie en dus van je rapportages aanzienlijk. De tijd die je wint door het digitaliseren en automatiseren van je financiële processen, kun je besteden aan het controleren en analyseren van je cijfers. Je dashboards geven je daarbij de nodige grip op de financiën. Je ziet precies wat er niet goed gaat en waar je aandacht nodig is, zodat je heel gericht kunt ingrijpen. Met andere woorden: management by exception. Dat werkt wel zo efficiënt.

3. Zorg dat je accountant het werk niet hoeft te doen

Hoe minder je accountant doet, hoe beter. Want dat bespaart je heel wat dure uren en dus een hoop geld. Ook daarvoor zorgt de digitalisering en automatisering van je administratie. Om te beginnen doordat je onjuiste boekingen door invoerfouten voorkomt. Wat ook helpt om dit soort fouten te voorkomen, is dat je geldige invoercombinaties kunt vastleggen. Zo is het alleen mogelijk om geldige combinaties van bijvoorbeeld crediteur, grootboekrekening en kostenplaats te boeken. Daarnaast maak je de kans op verkeerde boekingen nog kleiner door je financiële processen op te splitsen. De ene medewerker doet bijvoorbeeld de bankverwerking, de andere de debiteuren- of crediteurenadministratie. Je kunt dan per deelproces rollen toewijzen waarmee je de rechten van de medewerkers beperkt. Wat mag iemand wel doen en wat niet? Op die manier pas je ook eenvoudig het ‘vierogenprincipe’ toe. Je bouwt controles in je processen in zodat er altijd iemand meekijkt en fiatteert. Dit alles leidt tot minder correctiewerk voor je accountant.

Met een goed ingerichte digitale en geautomatiseerde financiële administratie heb je veel minder uit te leggen aan je accountant. Zo geef je met meldingen belangrijke wijzigingen aan, bijvoorbeeld de IBAN van een crediteur. En is er een correctieboeking gedaan? In je audithistorie worden automatisch al je correctieboekingen in beeld gebracht zodat helemaal duidelijk is wat er met een boeking is gebeurd. Dit ‘vervuilt’ echter niet je grootboekkaarten. Daar is standaard alleen de eindsituatie te zien, met een muisklik verschijnen de gecorrigeerde boekingen op het scherm. Tot slot bespaar je je accountant tijd door je cijfers zo aan te leveren dat deze perfect aansluiten op de jaarrekening. Je maakt razendsnel een jaarrapport waar je samen doorheen loopt.

Gespecialiseerde financiële software voor theaters

Wil je meer weten over dit onderwerp of ben je benieuwd naar wat wij voor jouw theater of schouwburg kunnen betekenen? Download dan de gratis whitepaper of neem contact op met Tim van Databas.