Je theater en subsidieverantwoording: 5 aandachtspunten

Subsidies: hoe krijg je ze en hoe houd je ze? Je theater moet niet alleen aan de verschillende voorwaarden van subsidieverstrekkers voldoen, maar daar ook verantwoording over afleggen. Dat is een hele klus, want ze willen steeds vaker en steeds meer informatie van je – en niet alleen financiële cijfers. Je wilt bovendien niet het risico lopen dat je subsidies moet terugbetalen of voor hoge verantwoordings- en controlekosten komt te staan. Wat is belangrijk bij je subsidieverantwoording?

1. Haal je subsidieverantwoording direct uit je financiële administratie

Je theater krijgt subsidie om allerlei zaken te financieren, van bepaalde voorstellingen tot bijvoorbeeld de vaste lasten van je gebouw. Maar hoe maak je in je subsidieverantwoording eenvoudig inzichtelijk wat de kosten en opbrengsten voor elke activiteit zijn? Dat kun je direct vanuit je financiële administratie doen. Door daarin je kosten en opbrengsten ook per activiteit vast te leggen, bespaar je een hoop tijd en werk. Je hoeft gegevens maar één keer in te voeren en deze zijn altijd up-to-date, terwijl je de kans op fouten minimaliseert. Zo leg je de basis voor een vlotte en betrouwbare subsidieverantwoording. Behalve dat je snel en eenvoudig de gewenste rapportages voor je subsidieverstrekkers maakt, kun je vanuit verschillende invalshoeken inzoomen op informatie. Bijvoorbeeld per type voorstelling, subsidieverstrekker of budgethouder. Dit is ook tussentijds mogelijk, zodat je niet achter de feiten aanloopt en tijdig kunt bijsturen.

2. Breng al je kosten in beeld, dus ook je verplichtingen

Je subsidieverstrekkers willen weten of je theater hun geld goed besteedt en verwachten een jaarlijkse inhoudelijke rapportage en een goedgekeurde jaarrekening van je. Voor een volledige en juiste rapportage van je kosten, heb je eveneens inzicht in je verplichtingen per activiteit nodig. Welke inkooporders staan er uit? Zijn er inkoopfacturen die nog in het goedkeuringsproces zitten? En wat betekent dit voor het budget? Door naast je kosten en opbrengsten ook je verplichtingen per activiteit in je administratie bij te houden, voorkom je dat facturen ineens uit de lucht komen vallen en weet je zeker dat je al je kosten in beeld hebt.

3. Zorg voor een compleet financieel dossier

Bij een subsidietraject horen allerlei belangrijke stukken. Denk aan pdf’s van bijvoorbeeld de subsidieaanvraag, de goedkeuring van de aanvraag of de rapportages die je ter verantwoording hebt gestuurd. Door al dit soort documenten per activiteit centraal vast te leggen in je administratie bouw je een volledig financieel dossier op, dat makkelijk toegankelijk en inzichtelijk is. Niemand hoeft meer te zoeken naar het papierwerk rond een subsidie, alles zit keurig bij elkaar op één plek.

4. Leg ook niet-financiële informatie vast in je administratie

Subsidieverstrekkers vragen ook vaak niet-financiële informatie. Hoe geef je bijvoorbeeld aan hoeveel deelnemers er waren bij een gesubsidieerde DJ-workshop voor kinderen? Of hoe een initiatief van je theater voldoet aan de subsidie-eisen rond diversiteit? Ook bijvoorbeeld bij een subsidie voor de verduurzaming van je theatergebouw wordt er meer van je gevraagd. Daar moet je rapporteren wat je energiemaatregelen hebben opgeleverd. In een statistisch grootboek leg je al dit soort niet-financiële informatie vast, zodat kwalitatieve resultaten en mijlpalen in één moeite door in je rapportages worden verwerkt.

5. Maak gebruik van bestaande kennis en ervaring rond subsidieverantwoording

Gemeentes, provincies, cultuurfondsen, … elke subsidieverstrekker heeft eigen regels en voorwaarden. Waar moet je allemaal rekening mee houden bij je subsidieverantwoording? Welke rapportages moet je maken? Daar is ervaring voor nodig met de inrichting van de administratie van theaters. Gelukkig hoef je zelf het wiel niet uit te vinden, want er zijn specialisten die vaker met dit bijltje hebben gehakt en je daarbij helpen.

Gespecialiseerde financiële software voor theaters

Wil je meer weten over dit onderwerp of ben je benieuwd naar wat wij voor jouw theater of schouwburg kunnen betekenen? Download dan de gratis whitepaper of neem contact op met Tim van Databas.