Blog: Levert een lagere zaalcapaciteit jouw theater nog wel voldoende op?

Door de coronabeperkingen waren theaters lange tijd beperkt open en ervoeren theaters uitdagingen met de kosten en de opbrengsten. De omzet en omzetverwachting daalde flink en maximaal dertig personen per voorstelling was natuurlijk nooit genoeg om uit de kosten te komen. Toch bleven veel theaters open, omdat ze een bijdrage wilden leveren aan cultuur, publiek en bespelers. Theaters die een subsidie ontvingen, ervoeren ook de verantwoordelijkheid om open te blijven en de middelen in te zetten voor het publiek en de bespelers. Helaas was het voor sommige bespelers onvoldoende rendabel om hun producties slechts één of twee keer per dag voor dertig tot zestig toeschouwers te vertonen. Gelukkig waren er ook bespelers die hun producties wel konden laten zien en die voorstellingen waren dan ook snel uitverkocht.

Wat waren de uitdagingen? 

Doordat de omzet en omzetverwachting flink daalden, nam de rapportagebehoefte sterk toe. Controllers wilden meer dan ooit sneller en meer verschillende rapportages opleveren.

Het bestuur (RvT en directie) wilde frequenter rapportages ontvangen met meer informatie dan voorheen. Er werd nu veel kritischer naar verantwoording gekeken en gestuurd op resultaten. Daarnaast vonden er ook meer audits plaats. Vanwege de subsidies en regelingen (NOW) moest de controller meer tussentijdse rapporten maken om aan de accountant de ontvangen subsidies te verantwoorden. Daarin werd steeds nieuwe informatie gevraagd.

Nog steeds geen 100% gevulde theaters

Inmiddels zijn de theaters weer volledig open en mogen zalen weer vol zitten. Toch zit terug naar honderd procent gevulde zalen er nog niet in. Bezoekers zijn nog terughoudend en de kaartverkoop loopt nog ver achter ten opzichte van hoe het voor corona was. Het bestaansrecht van je theater is echter afhankelijk van voorstellingen en publiek. Meer kleinere en kortere voorstellingen leveren ook omzet op. Dus ben je creatief en doe je nieuwe dingen waar je geen ervaring mee hebt. In dit veranderproces van constant aanpassen, is het niet duidelijk wat de marge precies zal zijn. Zo ben je zoekende naar welke kosten je kunt dragen en welke investeringen de gewenste resultaten opleveren.

Wat betekent dit voor het financieel management?

Vanwege de terughoudendheid van bezoekers en de beperkte omzet heb je meer behoefte aan financiële grip. Het liefst wil je snel weten wat de kosten en opbrengsten per voorstelling zijn. Om dit snel te zien, is het nodig om in alle systemen te registreren op voorstelling en de systemen te koppelen aan de boekhouding, zodat een volledig overzicht van de kosten en opbrengsten de volgende ochtend opgevraagd kan worden. Direct inzicht in het resultaat per dag geeft de gevraagde financiële grip, maar hoe krijg je dit voor elkaar? Je moet kunnen vertrouwen op een administratie waarin alle transacties goed zijn vastgelegd en je juist, tijdig en volledig kunt rapporteren.

Misschien is het juist nu wel de tijd om dit aan te pakken, denk je ook niet?

Wil je meer weten over dit onderwerp of ben je benieuwd naar wat wij voor jouw theater of schouwburg kunnen betekenen? Download dan de gratis whitepaper of neem contact op met Tim van Databas.