Gros kantoren overtuigd van voordelen
Verreweg de meeste administratie- en accountantskantoren doen aan e-facturatie, zo blijkt uit de Visma Digitaliseringsindex Accountancy 2021. Volgens de online steekproef gaat meer dan driekwart van hun facturatieprocessen in 2021 digitaal. Van de kantoren die de stap nog moeten zetten, verwacht het overgrote deel dit binnen afzienbare tijd te doen. Wat heeft e-facturatie ze te brengen? En wat staat er mogelijk in de weg?
Dat steeds meer administratie- en accountantskantoren kiezen voor het digitaal versturen en ontvangen van facturen, is niet zo vreemd. In andere sectoren is dezelfde ontwikkeling te zien. De overheid stelt e-facturatie door leveranciers zelfs verplicht. E-facturatie, bijvoorbeeld met een oplossing zoals Visma AutoInvoice, heeft dan ook veel voordelen. Zeker bij ‘echte’ e-invoicing ofwel system-to-system e-facturatie. Daarbij gaan facturen rechtstreeks van het elektronische systeem van de ene partij naar dat van de andere, als digitaal bestand. Deze vorm van e-invoicing gaat veel verder dan het mailen van een factuur als pfd of het inscannen van papieren facturen.
E-facturatie stroomlijnt verwerking inkoopfacturen
Groot voordeel van de digitale verwerking van inkomende facturen voor administratie- en accountantskantoren is de snelheid en nauwkeurigheid waarmee dit gebeurt. Het foutgevoelige handmatig invoeren van factuurgegevens behoort tot het verleden, terwijl bij system-to-system e-facturatie ook het aanvullen en controleren van ingescande gegevens overbodig is. De e-invoicing software herkent daarbij de factuurregels automatisch en kan daar grootboekrekeningen en kostenplaatsen aan koppelen.
Grip op goedkeuring inkoopfacturen
Zeker voor administratie- en accountantskantoren met meerdere vestigingen is de elektronische verwerking van inkoopfacturen erg handig. Daarmee voorkomen ze dat inkomende facturen per ongeluk op het verkeerde bureau terechtkomen of zoekraken. De facturen worden via een vast goedkeuringsproces naar de juiste mensen geleid. Zij krijgen alleen de factuurregels te zien die voor hen van belang zijn en geven met een druk op de knop akkoord. Dat kan zelfs via een app. Het is ook mogelijk om extra controles in het proces in te bouwen. Bijvoorbeeld door een limiet te stellen aan de bedragen die iemand mag goedkeuren.
Factuurinformatie op regelniveau met system-to-system e-facturatie
Ook het opstellen en versturen van verkoopfacturen behoort met e-invoicing tot de mogelijkheden. Bij system-to-system e-facturatie ontvangen cliënten dan factuurinformatie van hun administratie- en accountantskantoor op regelniveau in de boekhouding, zodat ze facturen snel betaalbaar kunnen stellen. Dat is gemakkelijk voor een cliënt en geeft een kantoor de zekerheid dat er bij de verwerking van zijn factuur geen invoerfouten worden gemaakt. Willen cliënten naast een system-to-system factuur nog steeds een pdf met een e-mail ontvangen? Dat kan natuurlijk. Sommige administratie- en accountantskantoren zijn bang dat e-facturatie te onpersoonlijk is, zegt de online steekproef. Die vrees is dus ongegrond.
Inzicht in ingaande en uitgaande facturen
Met e-facturatie hebben administratie- en accountantskantoren op elk moment inzicht in hun uitgaande facturen en de status daarvan. Dat maakt hun debiteurenbeheer gemakkelijker. De ervaring leert bovendien dat cliënten bij e-facturatie sneller betalen. Goed nieuws dus voor de cashflow! Ook de ingaande factuurstroom van kantoren is inzichtelijk. Het is helder waar een factuur zich in het goedkeuringsproces bevindt en wanneer deze moet worden betaald. Doordat hun administratie zowel qua verkoop- als inkoopinformatie up-to-date is, weten administratie- en accountantskantoren waar ze financieel staan en kunnen ze beter op de cijfers sturen.
Kostenbesparing én kwaliteit met e-facturatie
E-facturatie levert administratie- en accountantskantoren flinke kostenbesparingen op. Bij de inkomende factuurverwerking zijn ze bijvoorbeeld veel minder tijd kwijt aan het overtypen van gegevens, het corrigeren van fouten of telefoontjes met leveranciers. Daarnaast voorkomen ze boetes voor te late betaling. Uitgaande facturen genereren ze direct vanuit hun administratie en versturen ze met een druk op de knop. Ook dat scheelt tijd en geld. Uiteraard is handmatige aanpassing van facturen mogelijk, maar wel met de nodige controles en transparantie. Zo blijft de kwaliteit van de factuurinformatie gewaarborgd. Administratie- en accountantskantoren vinden persoonlijke inbreng en controle op de kwaliteit van facturen belangrijk. Dat hoeft ze dus niet te belemmeren bij hun overstap naar e-facturatie.
Alle baten e-invoicing meetellen
Zijn de aantallen facturen wel voldoende om e-facturatie te verantwoorden? Sommige administratie- en accountantskantoren stellen zich deze vraag. Toch verdient de investering in e-facturatie zich vaak snel terug. Het aantal inkomende en uitgaande facturen speelt een rol, dat spreekt voor zich. Maar bij het maken van een businesscase is het belangrijk om álle baten van e-facturatie mee te nemen. Wat scheelt het echt aan werk, mensen en materiaal? Ook als het doorvoeren van correcties, het zoeken naar facturen of andere van dit soort verborgen kosten worden meegeteld? En wat levert e-facturatie op aan ‘onbetaalbare’ voordelen? Want leveranciers waarderen een snelle betaling van hun facturen. Terwijl cliënten meestal niet alleen het gemak en de efficiency van e-invoicing op prijs stellen, maar ook de duurzaamheid. Een goede businesscase helpt om het management te overtuigen van het nut van e-facturatie.