Het digitaal verwerken van facturen ligt met 73% iets hoger dan in 2019. Toen gaf 68% van de bedrijven aan dit proces te hebben gedigitaliseerd. De overheid/non-profit liep in 2019 voorop, nu is dat duidelijk de dienstverlening (83%), gevolgd door de industrie (81%). De handel loopt achterop. In het mkb blijft de situatie nagenoeg gelijk, met 66% nu tegen 65% in 2019. Het verschil met de grootzakelijke markt is ook ongeveer hetzelfde gebleven, met 81% nu versus 78% in 2019. Voor het vierde jaar achtereen liet Visma Software in kaart brengen in hoeverre ondernemend Nederland zijn bedrijfsprocessen heeft gedigitaliseerd. In de Visma Digitaliseringsindex 2020 vindt u alle uitkomsten van het onderzoek. In de afgelopen jaren werden de kosten nog als mogelijke drempel genoemd. Nu is dat niet het geval. Het volume van de inkomende facturenstroom weegt wel mee.
Verwachting
Maar liefst tweederde (67%) van de organisaties die het verwerken van facturen nog moet digitaliseren, verwacht dit binnen drie jaar te doen. In 2019 verwachtte 22% van de ondervraagde organisaties de nog niet gedigitaliseerde processen voor de verwerking van facturen binnen drie jaar te automatiseren.
‘Goedkeuren van facturen gaat in 69% digitaal’
Het goedkeuren van facturen gaat heel wat vaker digitaal dan een jaar geleden. In 2019 was dit 60%, nu 69%. Net als in de voorgaande twee jaar is de overheid/non-profitsector koploper met 72%. De handel blijft opnieuw achter met 59%, maar laat wel een sterke stijging zien ten opzichte van 2019. Toen bleef het digitaal goedkeuren van facturen in deze sector beperkt tot een derde. Het verschil tussen de grootzakelijke markt (83%) en het mkb (57%) is ruim tweemaal groter dan in 2019. Toen was dit respectievelijk 70% versus 58%. Ook in eerdere jaren zagen we een forse kloof tussen grotere en kleinere organisaties. Een aspect dat lijkt mee te spelen bij de beslissing om facturen handmatig te blijven goedkeuren, is behoud aan controle.
Volledige controle over het goedkeuringsproces
Wanneer u echter kiest voor het volledig automatiseren van het goedkeuringsproces van bijvoorbeeld inkomende facturen behoudt u de volledige controle. Zo bepaalt u zelf wie hierbij binnen uw organisatie een rol speelt. Op basis van bijvoorbeeld de afdeling en/of de hoogte van het bedrag komt de factuur automatisch terecht bij de persoon die hiervoor goedkeuring moet geven.
De juiste (door u aangewezen) personen worden automatisch via e-mail en de app op de hoogte gebracht wanneer er een factuur klaarstaat waarvoor goedkeuring is vereist.
Heeft u veel facturen die snel moeten worden goedgekeurd? Vraag dan meerdere mensen gelijktijdig (parallel) een document goed te keuren. Op die manier verkort u de doorlooptijd voor het betaalbaar stellen van facturen en declaraties of het goedkeuren van urenstaten. Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om de documentenstroom sequentieel in te richten. Pas als de eerste ontvanger het document heeft goedgekeurd, wordt het onder de aandacht gebracht van de volgende ontvanger in de workflow.
Facturen blijven niet meer liggen
Zorg dat de goedkeuringsflow niet stopt wanneer een ontvanger afwezig is. Stel eenvoudig een vervanger in voor een bepaalde periode en het proces loopt gewoon door. Is de periode voorbij? Dan wordt automatisch de oorspronkelijk verantwoordelijke weer actief in het goedkeuringsproces. Op die manier blijft uw organisatie grip houden op de inkomende documentstromen en weet u waar u aan toe bent.
Verwachting
De toekomstverwachtingen voor het digitaal goedkeuren van facturen zijn iets positiever. In 2019 dacht meer dan een derde (34%) van de organisaties de nog niet geautomatiseerde goedkeuringsprocessen binnen drie jaar te hebben gedigitaliseerd. Dat is nu 38%.
Ook het goedkeuringsproces van uw facturen automatiseren?
Hier vindt u meer informatie over het digitaal verwerken en goedkeuren van facturen in Visma.net ERP of ontdek hoe u Approval kunt koppelen met AccountView.