Klanten betalen liever niet meer voor bezit, maar voor het gebruik van diensten of producten. Hierdoor ga je een langdurige klantrelatie met hen aan. En die relatie kan steeds weer veranderen. Denk bijvoorbeeld maar eens aan verlenging, upgrades, downgrades, opzeggingen en prijswijzigingen. Organisaties worden hierdoor steeds vaker geconfronteerd met een grote hoeveelheid contracten. Contractbeheer en -management worden daardoor steeds belangrijker. Twee zaken die regelmatig onterecht door elkaar heen worden gebruikt. Ontdek zelf wat het verschil is tussen contractbeheer en contractmanagement.
Wat is contractmanagement?
Bij het aangaan van een nieuw contract steekt je organisatie veel tijd en moeite in het maken van goede en heldere afspraken met je klanten. Denk hierbij aan afspraken over zaken als levertijden, reactietijden, kosten en betalingswijze. Natuurlijk worden ook belangrijke zaken zoals start- en einddatum, opzegtermijn en rappeldatum allemaal vastgelegd.
Contractmanagement zorgt ervoor dat alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden en verplichtingen duidelijk, transparant en controleerbaar zijn en dat hier actief op wordt gestuurd. Dit geldt niet alleen op het moment dat het contract wordt aangegaan, maar gedurende de hele looptijd van de contractuele samenwerking. Door dit goed in de gaten te houden zorg je ervoor dat de kwaliteit van dienstverlening van je organisatie hoog blijft. Zo blijven je klanten ontvangen wat zij nodig hebben en wat er in het contract is afgesproken.
Wat is contractbeheer?
Contractbeheer vormt een belangrijk onderdeel van contractmanagement. Goed contractbeheer gaat verder dan alleen contractadministratie en maakt het mogelijk om goed contractmanagement te voeren. De nadruk ligt hierbij op het gestructureerd opslaan en bijhouden van contracten en bijbehorende informatie. Daarnaast kun je veel tijd en geld besparen door je contractbeheer te automatiseren. Zo heeft de organisatie altijd voldoende inzicht in lopende contracten en de juiste contractuele afspraken en informatie.
Waarom is contractbeheer belangrijk?
- Altijd directe toegang tot actuele omzetgegevens en -prognoses
- Je kunt gefundeerde beslissingen nemen op basis van realtime gegevens
- Verzamel en analyseer eenvoudig historische gegevens over bijvoorbeeld abonnementscontracten, contractverlengingen en abonnementswijzigingen
- Door geautomatiseerde terugkerende facturatie- en incassoprocessen breng je terugkerende inkomsten eenvoudig in kaart
Goed beheer van contracten zorgt ervoor dat je bovendien snel antwoord kunt geven op contractuele vragen. Zo voorkom je eventuele problemen tussen partijen of kun je deze snel oplossen.
Wat doet een contractbeheerder?
Een contractbeheerder zorgt ervoor dat contracten zo goed mogelijk worden nageleefd. Hij of zij is verantwoordelijk voor het opbouwen, onderhouden en bewaken van de data zolang de leveranciersovereenkomst duurt. De contractbeheerder rapporteert daarnaast over de status van het contract aan de contracteigenaren en -managers.
Meer weten?
Lees meer informatie over contractbeheer op onze website en ontdek wat contractbeheer voor jouw organisatie kan betekenen.