Hoe vaak komt het voor dat een debiteur een vraag heeft over een factuur? En hoeveel verzoeken krijgt u om de factuur nog een keer te sturen? Of dat een leverancier achter een factuur aanbelt? En hoeveel tijd kost het dan om alleen al de basisinformatie te vinden? Een uur per week? Dat is al gauw een fulltime werkweek per jaar!
Bedrijven die dit proces niet goed digitaliseren hebben een achterstand op concurrenten. De tijd die het kost om dit soort zaken uit te zoeken levert immers niets op. En tijdverspilling kan niemand zich veroorloven. Die tijd kan veel effectiever worden besteed: aan het actief benaderen van debiteuren om uw geld te krijgen bijvoorbeeld. Of aan het controleren of alle contracten wel volledig zijn gefactureerd (en u de zekerheid krijgt dat u daar geen geld laat liggen).
Altijd een compleet overzicht van uitgaande en inkomende facturen door digitaal archiveren
Door het opzetten van een digitaal archief van uitgaande en inkomende facturen hebt u alle informatie bij elkaar en is deze altijd toegankelijk. En staat de factuur er niet in? Dan is deze er niet. Door AutoInvoice voor al uw uitgaande en inkomende facturen te gebruiken heeft u alles binnen handbereik. U vindt facturen in dit digitale archief eenvoudig terug en klikt makkelijk door naar de detailinformatie van een factuur.
Tijd -en geldbesparing en betere service
De inhoudelijke vragen blijven, ook met een digitaal archief. Maar het vinden van de factuur kost nauwelijks nog tijd. Ook heeft u direct inzicht in het moment van verzenden, naar welk (e-mail)adres de factuur is gestuurd en kunt u een factuur meteen nogmaals verzenden.
Hoe vaak stuurt u een factuur nogmaals toe? En hoeveel tijd kost dit? Tien minuten per keer? Dan kunt u wel nagaan hoeveel tijd het scheelt wanneer dit teruggebracht kan worden naar 1 minuut.
Deze en andere vragen komen in de praktijk veel voor en kunnen met een digitaal archiefsysteem direct afgehandeld worden. Terwijl u de klant aan de lijn heeft. Dat betekent dat zij direct de ontvangst kunnen bevestigen en er wat dat betreft geen vertraging meer kan ontstaan in de betaling van de factuur. Zo bespaart u niet alleen tijd en geld maar bent u uw klanten ook beter van dienst!
Actief debiteuren- en crediteurenbeheer dankzij het overzicht van AutoInvoice
van een herinnering of zelfs aanmaning van uw klant hoort dat zij de oorspronkelijke factuur niet hebben ontvangen? De factuur staat dan al een hele tijd onbetaald open, terwijl het heel belangrijk is om snel het geld op uw rekening te hebben.
Met een digitaal archief dat een statusoverzicht bevat, ziet u meteen of een factuur is afgeleverd of dat er bij de aflevering iets mis is gegaan. Óók bij per post verzonden facturen. Bij e-facturen en facturen per e-mail weet u dit vrijwel meteen. Bij fysiek verzonden facturen binnen een week. U kunt op dat moment al ingrijpen en ervoor zorgen dat de factuur alsnog door de klant ontvangen wordt. Daardoor heeft u al snel een maand eerder uw geld en scheelt het de moeite van het verzenden van herinneringen en aanmaningen.
Voor crediteuren is het ook fijn om een dergelijk overzicht te hebben. Het maakt het mogelijk te anticiperen op de bedragen die overgemaakt moeten worden zonder handmatig de bedragen te boeken. Zo heeft u grip op de uitgaven en kunt u, als dat nodig is, proactief contact opnemen met uw leverancier als u weet dat het betaalbaar stellen van een factuur lastig wordt. Op die manier kunt u een betalingsregeling treffen die ervoor zorgt dat uw leverancier zijn geld krijgt en de continuïteit van uw organisatie geborgd is.
U kunt gerust uw accountant toegang geven
Het inzien van de facturenstroom kan uw accountant helpen bij de verwerking en zijn werk vergemakkelijken. Geen wachttijd tot u alle facturen heeft toegestuurd en de zekerheid dat hij alle facturen heeft. Daardoor beschikt u sneller over de rapportages en wellicht bespaart het zelfs wat tijd (en dus kosten).
Het digitale archief zorgt voor zekerheid en snelheid:
- Alle informatie is altijd en overal beschikbaar
- Gemakkelijk delen met uw accountant
- Actief debiteurenbeheer
- Actief crediteurenbeheer
- Centraal overzicht/beheer van facturen. Zit het hier niet in dan is het er niet.
- Eenvoudig kunnen doorklikken naar factuur/detailinfo
- Gemakkelijk terugzoeken van facturen
