Binnen Nederlandse organisaties gaat bijna drie op de vier facturen (74%) digitaal de deur uit. Daarmee is het versturen van facturen een van de meest gedigitaliseerde processen. Dit blijkt uit de Visma Digitaliseringsindex 2022, die inzicht geeft in de ontwikkeling van de digitalisering van Nederlandse organisaties. Verder komt naar voren dat in kleinere organisaties (76%) het digitaal versturen van facturen meer in zwang is dan in grotere organisaties (71%).
Ook is te lezen dat meer bedrijven in 2022 zijn overgestapt op het digitaal ontvangen van facturen. Zowel in het mkb als in de grotere bedrijven zijn 68% van de facturen gedigitaliseerd. Ten opzichte van 2021 is er sprake van een lichte stijging toen 63% van de organisaties haar facturen digitaal ontving.
Verwachting
56% van de organisaties die facturen nog handmatig verstuurt, verwacht in de nabije toekomst wel over te stappen naar een digitaal proces en zijn inkoop- en verkoopfacturen te digitaliseren. Vooral grote organisaties geven aan het versturen van facturen verder te willen digitaliseren. Voor het ontvangen van facturen geldt dat 64% van de organisaties verwacht de nu nog handmatige processen in de nabije toekomst te digitaliseren.
De drempel voor het digitaal versturen van facturen lijkt voor een groot deel aan de kant van de klanten te liggen. Een aantal organisaties geeft aan dat hun klanten er nog niet aan toe zijn. Aan de andere kant komen facturen nog vaak per post binnen omdat leveranciers dit proces nog niet hebben gedigitaliseerd.
E-facturatie: de nieuwe standaard
De overheid accepteert enkel nog elektronische facturen en ook voor b2b zal e-facturatie zonder twijfel de standaard worden. Met e-facturatie wordt uw gehele factuurproces geautomatiseerd, omdat in code vastligt wat alle informatie op de factuur betekent. Zo kan een e-factuur volledig automatisch in uw software worden ingelezen en verwerkt. U bespaart op uw kosten en uw facturatieproces wordt efficiënter en minder foutgevoelig.
Voordelen van e-facturering
Het digitaal versturen en ontvangen van facturen levert u veel tijdwinst op. Een e-factuur wordt in één keer van het ene boekhoudsysteem naar het andere boekhoudsysteem verzonden. Zo wordt de factuur direct verwerkt in de financiële administratie en opgeslagen op alle relevante locaties. Dit maakt een einde aan handmatige invoer en vermindert de kans op fouten aanzienlijk.
Ook versnelt u uw facturatieproces aanzienlijk. U bent geen tijd kwijt aan de verzending van uw factuur. Wanneer u de factuur heeft gemaakt is deze met een druk op de knop te versturen. Aan de andere kant besparen uw klanten veel tijd bij het verwerken van uw factuur, omdat de factuur direct in hun administratie staat, de goedkeuring digitaal verloopt en betaling direct na controle kan worden klaargezet. Zo bent u er zeker van dat uw factuur binnen de gestelde termijn betaald wordt.
Meer weten?
Het levert veel voordelen op wanneer zowel de zender als de ontvanger gebruikmaken van e-factureren, maar ook als uw relaties nog niet over zijn op e-facturatie kunt u al starten. Tussenvormen zijn met moderne software ook mogelijk zodat u toch alle relaties op de door hen gewenste manier kunt blijven factureren.
In AccountView, Visma.net ERP en Visma eAccounting is e-facturatie standaard beschikbaar. Met AutoInvoice kunt u de verzending van e-facturen gemakkelijk faciliteren.