Steeds meer bedrijven zijn zich bewust van de voordelen van e-factureren, maar vinden het lastig om daadwerkelijk de stap te zetten. En dat, zo blijkt uit de praktijk, heeft met drie belangrijke drempels te maken. Bedrijven overzien niet goed wat er verandert in hun eigen proces. Het beeld bestaat dat klanten en leveranciers er nog niet klaar voor zijn. En dat e-mail toch al digitaal en bovendien gratis is.
De ervaringen van landen als Finland waarin e-facturatie in het bedrijfsleven nu al de standaard is (met een aandeel van rond 90% van de verzonden facturen) laten zien dat toegankelijkheid cruciaal is. Neem drempels weg en maak de overgang zoveel mogelijk een kwestie van het verzamelen van de juiste gegevens.
Wat verandert er voor mij?
Factureren is iets wat erbij hoort. Waarschijnlijk werkt u met een administratief programma waarin u inkomende facturen boekt en waarmee u uitgaande facturen kunt maken en versturen. Het proces verandert niet door met e-facturen te werken. U controleert nog steeds of de inkoopfactuur correct is voordat u deze betaalt en u blijft uw debiteurenstand bewaken. Voor inkoopfacturen is de grootste verandering is dat u geen handelingen meer hoeft te doen om deze in uw administratie te boeken. Deze komen rechtstreeks vanuit het systeem van uw leverancier in uw systeem. Precies zoals uw leverancier deze heeft ingevoerd. Dat scheelt veel werk en levert bovendien meer inzicht, aangezien u op regelniveau kunt verwerken.
Accorderen met een druk op de knop
Wat veel voorkomt is dat inkoopfacturen een accordering moeten krijgen, misschien zelfs van verschillende mensen. Doordat u alle facturen digitaal in uw systeem hebt kan ook dit zonder papieren rompslomp. Met een slim systeem is accorderen een kwestie van een druk op de knop. Voor verkoopfacturen is het verschil nog groter. Geen facturen meer printen en in enveloppen doen, of als bijlagen bij e-mails voegen, geen onduidelijkheid over of de factuur wel is aangekomen is bij uw klant.
De facturen komen rechtstreeks in de administratie bij uw klant (system-to-system) en u krijgt hier bovendien automatisch bevestiging van. U weet dus zeker dat de factuur is afgeleverd. En een van de grootste voordelen (op basis van de ervaring van bedrijven die met e-facturatie werken): u krijgt uw factuur sneller betaald. Kortom, het wordt allemaal een stuk minder werk en u hebt veel meer controle over uw inkomende en uitgaande factuurprocessen.
Meer weten?
E-facturatie wordt de standaard. Het is daarom belangrijk dat u zich hierop voorbereidt. Wilt u weten hoe Visma u hierbij kan helpen? Kijk dan op vismasoftware.nl/makkelijkerfactureren of bel 020 355 2910.
Meer weten over e-facturatie?
- Help uw klanten overstappen op e-facturatie
- Visma voert standaard e-facturatie in
- Kent u de verborgen kosten van facturen via e-mail?
De inhoud van dit blogartikel verscheen eerder in het vaktijdschrift CM:.
[author image=”https://nl.visma.com/blog/wp-content/uploads/sites/9/2018/06/niels200x200.jpg” ]Niels Olthuis is Product Marketing Manager Projectorganisaties bij Visma Software. Hebt u vragen aan Niels? Mail dan naar [email protected][/author]
