De afgelopen periode werd extra duidelijk gebleken hoe belangrijk een goede manier van samenwerken is. Waar het voorheen nog wel ‘goed kwam’, moesten er nu soms toch echt veranderen op dit gebied worden doorgevoerd. Nieuwe manieren van samenwerken zorgen bij veel accountants- en administratiekantoren voor de nodige dilemma’s.
Jarenlang hebben veel kantoren hun processen op dezelfde manier ingericht. En dat werkte eigenlijk prima. Misschien was niet iedere cliënt hier blij mee, maar dat was geen directe aanleiding om op een andere manier te gaan werken. ‘Die piek ieder kwartaal hoort er nu eenmaal bij en die zijn we wel gewend, de cliënten kiezen zelf hoe zij hun gegevens aanleveren, zolang dit maar niet in de laatste week van de aangiftemaand gebeurt en de uren op kantoor kunnen immers gewoon worden geschreven.’ zijn veelgehoorde argumenten.
Crisis maakt actueel inzicht van levensbelang
Dan slaat het coronavirus toe: iets wat voor iedereen nieuw is en grote impact heeft. De telefoon staat roodgloeiend, want cliënten willen weten wat deze nieuwe situatie voor hen betekent. Sommigen hebben per direct geen omzet meer, anderen een cashflowprobleem. Waar hebben zij recht op? Veel kantoren lopen over met dit soort vraagstukken en komen aan niks anders meer toe.
De overheid komt met nieuwe regelingen. Maar om te weten of een cliënt daarvoor in aanmerking komt is actueel inzicht nodig in diens huidige (financiële) situatie. Inzicht waar de meeste cliënten eerst niet voortdurend behoefte aan hadden. En wat voor veel kantoren dan ook geen prioriteit had. Tijdens een crisis kan actueel inzicht echter van levensbelang zijn. Kantoren die zo gewend waren aan hun voorspelbare werkzaamheden, worden nu geconfronteerd met een vloedgolf aan werk. Bekende, maar ook onbekende zaken. Hoe kom je er nu snel achter bij welke cliënten je bijvoorbeeld de coronareserve kan, mag en wilt toepassen?
Nieuwe manier van samenwerken?
Natuurlijk zijn er ook kantoren die er tijdens de afgelopen jaren al voor kozen om de comfortzone van de kwartaalfocus te verlaten en zich steeds meer te richten op de actuele cijfers. Het nú willen en kunnen weten hoe een cliënt ervoor staat. Het altijd actueel inzicht hebben in de financiële stand van zaken en in wat de (nabije) toekomst de cliënt gaat brengen. Dat is namelijk niet alleen tijdens een crisis van belang, maar zal het werk van cliënt en kantoor positief beïnvloeden. Deze keuze voor verandering begint bij het kantoor. Daar richt u de processen en de bezetting zo in dat u uw cliënten leert in te spelen op de actualiteit. In de huidige situatie wordt opnieuw duidelijk dat cliënt en kantoor niet teveel moeten terugblikken op afgesloten periodes maar juist samen vooruit moeten kijken.
Nu denkt u misschien: ‘Dat is mooi praten, maar de werkelijkheid bij ons op kantoor en bij onze cliënten is minder rooskleurig. Hoe ga ik met al dat werk een verandering in gang zetten?’ Alles begint met beweging, zo ook een eerste stap. Naast een mooi doel moet ook de wil er zijn. Als die er is volgt na de eerste stap ook een tweede, een derde enzovoort. Het hoeft niet in een keer een grote verandering te zijn, maar doe het vooral samen. Samen werken aan (het nieuwe) samenwerken. Op kantoor, met de cliënten maar ook met uw softwareleveranciers. Veel kantoren maken voor hun dienstverlening gebruik van een gevarieerd digitaal landschap. Niet iedereen weet dit zo vorm te geven dat de gewenste processen optimaal ondersteund worden. Maar uw IT-leveranciers wel. Dit is iets dat u dus samen met ons kunt doen. Betrek ons bij de uitdagingen van uw kantoor zodat we samen kunnen werken aan de nieuwe actualiteit. Samen werken aan samenwerken.
Dario Castiglione
Accountmanager Accountancy
Dit artikel verscheen op de website van Accountancy Vanmorgen.