SF Distributions werd in 2013 opgericht door Tessa Pals en Marlein Parlevliet. Het bedrijf is de Europese distributeur van het bekende Amerikaanse platenspelermerk Crosley en heeft een eigen productlijn meubel For The Record opgezet. Deze kast groeit mee met een steeds groter wordende vinylcollectie. Zowel de financiële als logistieke processen worden beheerd in Visma.net ERP. SF Distributions maakt ook gebruik van een koppeling met SendiT. Dat zorgt ervoor dat verzendlabels niet meer handmatig aangemaakt hoeven te worden.
‘We importeren sinds 2013 platenspelers van het merk Crosley vanuit Amerika. We verkopen vooral aan b2b-klanten, partijen zoals Zalando, Amazon en Maisons du Monde, maar ook Coolblue, platenzaken en boekwinkels. Daarnaast verkopen we ook direct aan consumenten, zo vertelt Marlein Parlevliet.
Processen automatiseren
Vijf jaar geleden liep SF Distributions met de oude software tegen verschillende beperkingen aan. Zo moesten nieuwe onderdelen of aanpassingen telkens speciaal ontwikkeld worden. Dat kostte veel tijd en geld. Ook zaten ze echt te springen om een cloudoplossing. Tessa Pals vertelt: ‘We zijn overgestapt naar Visma.net Financials en Visma.net Logistics. Dat bevalt heel goed. Alles wat je nodig hebt, zit erin. Je kiest de functionaliteit uit die past bij jouw bedrijfsprocessen en krijgt zo precies de juiste inrichting voor jouw bedrijf samen. Het werkt heel natuurlijk en je kunt processen eenvoudig automatiseren. Ook kan iedereen overal en op elk moment met de software werken.’
‘Data hoeft niet meer handmatig te worden overgenomen en we printen verzendetiketten van verschillende vervoerders eenvoudig vanuit één systeem.’
Einde aan handmatige aanpassingen
‘Al snel bespaarden we met de nieuwe software veel tijd. Alleen het versturen van pakketten was nog steeds tijdrovend. We haalden voor het aanmaken van de verzendetiketten dagelijks data uit Visma.net ERP. Die werd handmatig weer bij onze vervoerders ingevoerd. Of we maakten een export uit onze Visma-software. Elke vervoerder stelt echter andere eisen als het gaat om het aanleveren van adressen. Daardoor moest de export voor het importeren eerst weer per vervoerder handmatig worden gecorrigeerd.
Zodra alle etiketten geprint waren, liep je naar de loods voor de producten. Als tijdens het inpakken bleek dat de bestelling in meerdere dozen verzonden moest worden, dan moest je vanuit de loods weer terug naar kantoor om een extra verzendetiket uit te printen.’
Alle bestellingen snel afgehandeld
De oplossing hiervoor werd gevonden in een koppeling met SendiT van ICS Vertex. Hierdoor hoeft data niet meer handmatig te worden overgenomen en kunnen verzendlabels van verschillende vervoerders eenvoudig vanuit één systeem worden geprint. Tessa vertelt: ‘De foutmarge is veel kleiner geworden. Ook is het werkproces veranderd. We printen de pakbonnen, zoeken de artikelen in de loods en lopen daar naar de computer. We scannen de barcode op de pakbon met een handscanner. De software van Visma herkent de barcode, weet om welke zending het gaat en vraagt hoeveel verzendlabels er afgedrukt moeten worden. Je geeft per debiteur aan of deze een retourlabel wenst te ontvangen. Voor alle zendingen wordt er voor deze debiteur dan ook een retourlabel geprint. Zo handel je elke bestelling direct helemaal af.’
‘We besparen ook als partner van webshops veel tijd. Vroeger haalden we de track-en-trace-link van elk pakket handmatig uit het portaal van de desbetreffende vervoerder en stuurden die door naar de webshop. Nu staat de track-en-trace-link dankzij SendiT direct in Visma.net ERP en wordt deze met behulp van API-koppelingen automatisch naar de klant doorgestuurd!’
Rust en ruimte in de organisatie
Het koppelen van Visma en SendiT ging heel snel. ICS Vertex, de aanbieder van SendiT, is een snelle partij. We hadden een voorgesprek waarin SendiT vertelde wat er allemaal mogelijk was. Wij hebben toen aangegeven wat we verder nog nodig hadden. Dat hebben ze direct ontwikkeld en vervolgens konden we binnen twee weken al gaan testen!
We kunnen nu efficiënter werken en besparen veel tijd. Dit zorgt voor meer rust en ruimte in de organisatie. We hebben niet meer het gevoel dat we een race tegen de klok aan het houden zijn. Ons bedrijf draait weer gewoon om het verzamelen en het plezier hebben van vinyl. Ik raad anderen dan ook zeker deze koppeling aan.