Kies jij ook liever voor ‘de beste software per proces’?

 

Het vinden van één softwarepakket dat naadloos aansluit bij alle wensen van je organisatie is vrijwel onmogelijk. Vaak wordt daarom gekozen voor ‘de beste software per proces’: software die bij de specifieke behoeften van een organisatie past zonder dat duur maatwerk nodig is. Door de verschillende softwareproducten te koppelen kunnen de losse systemen met elkaar communiceren en loopt de data automatisch van het ene systeem in het andere.

 

Wat zijn de nadelen van het werken met losse systemen?

Onderzoek wijst uit dat er bij organisaties tot vijftig medewerkers gemiddeld zo’n veertig verschillende applicaties worden gebruikt*. De kans is dus vrij groot dat jij als financiële professional ook werkt met diverse losse softwareapplicaties die (deels) dezelfde data gebruiken. Om een rapport of directieadvies aan te leveren, moet je data uit diverse systemen handmatig overnemen, samenvoegen, controleren en corrigeren.

Dat kost veel tijd en daarom zijn de rapportages die je op deze manier maakt en de adviezen die je vervolgens geeft, al snel gebaseerd op oudere data. Hierdoor ligt de focus van de organisatie wellicht op verkeerde gebieden en is het bijvoorbeeld onduidelijk hoe marges precies zijn opgebouwd. Zo blijven verborgen kosten onbelicht. Dit gaat dan ten koste van de liquiditeit en het werkkapitaal van de organisatie.

* Bron: Blissfully: SaaS buying trends report

Naar boven Pijl_naar_boven

Wat zijn de voordelen van geïntegreerde softwareoplossingen?


Door de verschillende losse systemen waarmee je werkt aan je financiële administratie te koppelen, hoef je gegevens niet langer handmatig over te nemen, te controleren en te corrigeren. Als je deze bewerkt in het ene systeem worden de wijzigingen automatisch overgenomen in het andere systeem. Zo beschik je altijd over realtime inzicht.

Het koppelen van verschillende losse systemen zorgt er bijvoorbeeld ook voor dat orders die via je website binnenkomen automatisch in je software worden verwerkt of dat verzendlabels niet langer handmatig, maar automatisch worden aangemaakt.

Tessa Pals en Marlein Parlevliet, eigenaren van SF Distributions: ‘De koppeling met SendiT zorgt dat we 100% tijd besparen bij het maken van onze verzendlabels. De software herkent de barcode, ziet om welke zending het gaat en vraagt hoeveel labels er geprint moeten worden. Op die manier ronden we iedere order meteen af.'

'Cloudsoftware zorgt voor meer flexibiliteit, data loopt dankzij koppelingen met andere systemen automatisch door het systeem en er wordt vrijwel niets meer handmatig ingevoerd.'

Hoe koppel ik mijn verschillende systemen?

Wanneer je kiest voor moderne software met een open API kan er goed ‘gekoppeld’ worden met verschillende apps en online oplossingen waar je organisatie mee werkt. Zo kan relevante data naar je financiële administratie worden gehaald, of juist naar buiten worden gestuurd. Gegevens hoeven op die manier nog slechts in één omgeving te worden verwerkt.

Naar boven Pijl_naar_boven

Wat is een API-koppeling?

Je hebt vast al eens gehoord van een Application Programming Interface oftewel API. Dit is een programmeerinterface die wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen tussen twee verschillende applicaties. Dagelijks maak je, zelfs zonder dat je het misschien weet, al gebruik van verschillende API’s. Je telefoon communiceert namelijk met de API van WhatsApp om nieuwe berichten op te halen of met de API van Buienradar om te controleren of het gaat regenen.

Naar boven Pijl_naar_boven

Wat zijn de voordelen van een API-koppeling?

Het werken met een API-koppeling heeft de volgende voordelen:

  • Je kiest zelf met welke applicaties je werkt. Hierdoor kun je werken met verschillende softwareoplossingen die het beste bij jouw organisatie passen
  • Je hoeft gegevens niet handmatig over te nemen uit verschillende systemen
  • De kwaliteit van je gegevens wordt beter doordat er bij het overnemen geen menselijke fouten meer kunnen worden gemaakt
  • Je bespaart veel tijd doordat systemen onderling kunnen communiceren
  • Iedereen in de organisatie werkt met dezelfde gegevens. Er is nog maar één waarheid

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe integreer ik softwaresystemen?

Maar wat voor verschillende mogelijkheden zijn er eigenlijk als je besluit om jouw software te koppelen? Waarop moet je letten als er een koppeling gemaakt moet worden? En waarom is het belangrijk om een partner te zoeken die, naast technische kennis, ook kennis van operationele processen heeft? In het webinar ‘De 6 beste manieren om te koppelen met je ERP-systeem’ krijg je antwoord op al deze vragen.

Naar boven Pijl_naar_boven

Wat voor koppelingen zijn er voor mijn organisatie?

Voor de meeste gebruikers zijn vooral de standaardkoppelingen van belang. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan integraties met applicaties voor:

  • debiteurenbeheer
  • barcodescanners
  • rapportages
  • werkbonnen
  • abonnementsbeheer
  • verzendbonnen
  • eventmanagement
  • webshops
  • urenregistratie
  • factuurverwerking
  • voorraadoptimalisatie
  • klantinformatie

Naar boven Pijl_naar_boven

Waarschijnlijk vind je deze onderwerpen ook interessant