Inzicht in alle vestigingen samen en elke vestiging apart 

 

Wanneer je organisatie groeit, krijg je te maken met nieuwe mogelijkheden zoals het openen van een nieuwe vestiging of dochteronderneming in het binnen- of buitenland. Naast kansen brengt groei echter ook vaak nieuwe uitdagingen met zich mee.

Want hoe beheer je de gegevens van meerdere vestigingen op verschillende locaties zonder het inzicht te verliezen? En hoe ontdek je dan snel kansen en bedreigingen zodat je hier tijdig op in kunt spelen?

Hoe neem ik goed onderbouwde beslissingen over al mijn vestigingen?

Bestaat jouw organisatie uit meerdere vestigingen? Dan is het vaak lastig om inzicht in de financiële situatie van alle vestigingen samen en van elke vestiging apart te krijgen. Ook het maken van financiële boekingen tussen juridische entiteiten is nogal eens een tijdrovende activiteit.

Wanneer je kiest voor software waarin bedrijven met meerdere entiteiten onder dezelfde financiële structuur vallen, worden gegevens van alle entiteiten opgeslagen binnen dezelfde administratie en structuur. Op die manier kunnen verschillende vestigingen, dochterondernemingen of entiteiten hetzelfde stambestand gebruiken of kunnen meerdere rekeningschema’s worden samengevoegd tot één gemeenschappelijk rekeningschema. Je beschikt zo altijd over actuele financiële data van alle entiteiten samen en kunt eenvoudig goed onderbouwde beslissingen nemen.

Automatisch verwerken van intercompany-verhoudingen
Handmatige transacties en afstemming tussen vestigingen worden overbodig. Je hoeft bijvoorbeeld je debiteuren nog slechts eenmalig in te voeren. Het delen van gegevens biedt veel voordelen zoals gezamenlijk debiteurenbeheer en het automatisch verwerken van intercompany-verhoudingen. Bovendien bespaar je tijd en voorkom je dubbel werk en fouten.

Automatisch verwerken van intercompanyverhoudingen

Vormen je bedrijven een fiscale eenheid? Dan is het mogelijk om kosten te delen zonder onderlinge facturen te versturen. Denk bijvoorbeeld aan een huurfactuur voor een pand waarin meerdere ondernemingen zijn gevestigd. Door de factuur te registreren in de vestiging die de factuur heeft ontvangen (en door in de boekingsregels de kosten vast te leggen op de andere vestigingen) kan de factuur in één handeling worden geboekt. Zo ontstaan rekening-courantverhoudingen tussen de verschillende vestigingen. De hieraan verbonden financiële boekingen worden automatisch aangemaakt tussen de vestigingen. Hiervoor moet éénmalig de boekingsgang worden vastgelegd.

Makkelijker liquiditeitsbeheer
Alle vorderingen op een klant zijn voor de verschillende bedrijven inzichtelijk. Op die manier organiseer je eenvoudig het debiteurenbeheer. Om te kunnen zien hoeveel het totale openstaande saldo is van een klant over alle bedrijven heen hoef je niet meer te wisselen tussen verschillende administraties.

Liquiditeitsbeheer is ook makkelijker te organiseren omdat onder andere saldi van verschillende bankrekeningen direct inzichtelijk zijn. Het vergelijken van de resultaten tussen de verschillende bedrijven kan in één rapportage, zonder extra handelingen. Door een eenhedenset te gebruiken voor verschillende vestigingen wissel je in een rapportage makkelijk tussen organisaties, vestigingen of verschillende groepen van vestigingen. Hiervoor hoeft het rapport niet opnieuw te worden gegenereerd; de resultaten worden gefilterd op basis van de groep.

 

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe stel ik de financiële positie vast van elke afzonderlijke vestiging?

Grip houden op je bedrijfsresultaten is nu belangrijker dan ooit en geen eenvoudige opgave. Zeker niet wanneer je bedrijf meerdere entiteiten heeft en werkt met diverse systemen. Informatie wordt dan vaak slecht gedeeld en is daardoor moeilijk te vergelijken. Hoe zie je dan snel waar eventuele kansen en bedreigingen zitten zodat je hier tijdig op in kunt spelen? Kortom: hoe kun je op basis van de behaalde prestaties actie ondernemen?

Moderne software zorgt ervoor dat je direct inzicht hebt in de financiële prestaties van al je vestigingen. Je krijgt zo grip op vestigingen op operationeel niveau en stelt de financiële positie vast van elke afzonderlijke vestiging/entiteit.

Naar boven Pijl_naar_boven

Wat zijn de voordelen van één financiële administratie voor meerdere vestigingen?

Het werken in één financiële administratie voor meerdere vestigingen kent een aantal voordelen:

  • werken vanuit één administratie
  • makkelijk nieuwe vestigingen/entiteiten aanmaken
  • uitwisselen van stamgegevens tussen vestigingen, zoals gebruikers en leveranciers
  • toewijzen van stamgegevens aan specifieke vestigingen, zoals magazijnen en leveranciers
  • verwerken van gegevens van meerdere vestigingen/entiteiten vanuit één administratie
  • automatisch transacties toewijzen aan een specifieke vestiging
  • indienen van de boekhouding en financiële rapporten per vestiging/entiteit
  • gecentraliseerde boekhouding
  • realtime bank-/kasbeheer voor alle vestigingen/entiteiten

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe kan ik werken met verschillende valuta, wisselkoersen en tijdzones?

Werk je met verschillende valuta, lopen de boekjaren van de verschillende boekjaren niet gelijk of werken verschillende vestigingen met afwijkende rekeningschema’s? Software helpt je bij het vereenvoudigen van het consolidatieproces via automatische aggregatie van de boekhoudingen van meerdere administraties met elk een eigen financiële structuur.

Beheer transacties, rapportage en reconciliatie van meerdere bedrijven in uiteenlopende basisvaluta. Klik door naar rekeningen voor gedetailleerde informatie over transacties. Zo krijg je sneller inzicht in de prestatiebenchmark en trends binnen bedrijven of de groepsstructuur van je bedrijf.

De geautomatiseerde oplossing zorgt voor snel beschikbare rapportages zodat je op elk moment de gewenste informatie met de directie kunt delen.

Naar boven 

‘We hebben ongeveer 10 entiteiten die allemaal in één administratie zitten. Een deel daarvan is Nederlands en rapporteert in euro’s terwijl anderen in andere valuta rapporteren. Vervolgens haal ik daar geconsolideerde rapportages uit in euro’s en dollars. 

Iedereen werkt in dezelfde financiële systemen met de eigen bevoegdheden. Tegelijkertijd zit er een geautomatiseerd goedkeuringsproces in waardoor wij hier facturen kunnen goedkeuren die bijvoorbeeld in Zuid-Afrika worden ingevoerd.

Ivo Veldkamp, Managing Director Castor Networks

Hoe maak ik efficiënt rapportages voor meerdere vestigingen?

Wanneer je meerdere vestigingen, teams, productlijnen of kostengroepen hebt, wil je de informatie uit je financiële systeem ook in verschillende groepen of niveaus kunnen verwerken en bekijken. Je wilt bijvoorbeeld bij een achterblijvende omzet direct kunnen inzoomen op de vestiging of het verkoopteam waar dit speelt. En als de voorraden oplopen wil je meteen kunnen doorzoomen naar de artikelgroepen die dit veroorzaken.

In moderne software kun je werken met dimensies als basis voor rapportagegroepen waardoor je kunt inzoomen op artikelgroep of verkoper. Deze dimensies richt je volledig zelf in naar de wensen en eisen van je organisatie.

De rapportagegroepen worden nog krachtiger als je de boekhouding van verschillende bedrijven verwerkt in één administratie over alle jaren heen. Alle rapportages kunnen dan getoond worden per bedrijf of juist over alle bedrijven heen. Neem bijvoorbeeld een groothandel. Geen handmatige samenvoegingen meer van de cijfers van de winkels en webshops, maar alles direct in één rapport. En zoom vervolgens in diezelfde weergave in op een enkele winkel of bijvoorbeeld een productgroep in die winkel.

Naar boven Pijl_naar_boven

Besteed niet onnodig veel tijd aan het maken van rapportages voor alle bedrijven en dochterondernemingen. Laat deze automatisch samenstellen op de door jou gewenste wijze zonder dat hier een BI-tool voor nodig is of het exporteren van data. De vrijgekomen tijd kun je gebruiken om deze geïntegreerde financiële rapportages te analyseren.

Dankzij vereenvoudiging van consolidatie voor alle bedrijven beschik je sneller over het financiële totaaloverzicht. Zo kun je sneller conclusies trekken en op basis hiervan onderbouwde beslissingen nemen.

Hoe bespaar ik tijd bij het doen van de btw-aangifte voor mijn vestigingen?

Wanneer je de administratie van je verschillende bedrijven in aparte omgevingen voert, wordt de btw-aangifte voor een fiscale eenheid vaak extracomptabel (buiten de boekhouding) gedaan.

Een btw-aangifte voor een fiscale eenheid wordt vaak extracomptabel gedaan omdat de administratie van de verschillende bedrijven in aparte omgevingen wordt gevoerd. Door te kiezen voor moderne software wordt er feitelijk gewerkt in één administratie met gedeelde gegevens. Bij voorkeur wordt de btw-aangifte gedaan op het niveau van de organisatie. Door de bedrijven in de fiscale eenheid als vestigingen aan te maken is de btw-aangifte al geconsolideerd. Er zijn dus geen extra handelingen meer nodig en dat scheelt veel tijd.

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe werk ik veilig met meerdere werknemers en verschillende vestigingen in dezelfde software?

Wanneer medewerkers van verschillende vestigingen werken in dezelfde software wil je er natuurlijk voor zorgen dat ze alleen dat kunnen zien en doen wat past bij hun rol en verantwoordelijkheden. In moderne software kun je daarom gebruikmaken van een uitgebreide rollen- en rechtenstructuur.

Na het inloggen is de softwareomgeving volledig aangepast aan de rol en rechten van de desbetreffende medewerker. Werkt een medewerker bijvoorbeeld alleen aan het debiteurenproces? Dan kun je de rechten zo instellen dat er geen rechten zijn voor het grootboekproces. In de software verdwijnt het proces vervolgens voor deze medewerker.

Daarnaast is het mogelijk om bepaalde informatie te delen, zonder dat dit ook gewijzigd kan worden. Op deze manier zorg je ervoor dat je eenvoudig grip houdt op wie wat wijzigt en verwerkt en dat je zekerheid hebt over de juistheid van informatie door het hele proces heen.

Naar boven Pijl_naar_boven

Medewerkers van allerlei afdelingen in je organisatie kunnen werken met dezelfde software. Werk met een uitgebreide rollen- en rechtenstructuur om ervoor te zorgen dat medewerkers alleen dat kunnen doen wat past bij hun rol en verantwoordelijkheden.

De softwareomgeving past zich volledig aan de rol en rechten van de desbetreffende medewerker aan. Zijn er processen waar een iemand niet bij betrokken is en geen inzicht in nodig heeft? dan verdwijnt dit proces in de software voor deze medewerker.

Waarschijnlijk vind je deze onderwerpen ook interessant