Inzicht in alle bv's samen en elke bv apart
Wanneer je organisatie groeit, krijg je te maken met nieuwe mogelijkheden zoals het openen van een nieuwe entiteit, bv of dochteronderneming in het binnen- of buitenland. Naast kansen brengt groei echter ook vaak nieuwe uitdagingen met zich mee.
Want hoe beheer je de gegevens van meerdere entiteiten op verschillende locaties zonder het inzicht te verliezen? En hoe ontdek je dan snel kansen en bedreigingen zodat je hier tijdig op in kunt spelen?
- Hoe neem ik goed onderbouwde beslissingen over al mijn bv's?
- Hoe stel ik de financiële positie vast van elke afzonderlijke entiteit?
- Wat zijn de voordelen van één financiële administratie voor meerdere bv's?
- Hoe kan ik werken met verschillende valuta, wisselkoersen en tijdzones?
- Hoe maak ik efficiënt rapportages voor meerdere vestigingen?
- Hoe bespaar ik tijd bij het doen van de btw-aangifte voor mijn bv's?
- Hoe werk ik veilig met meerdere werknemers en verschillende bv's in dezelfde software?
Hoe neem ik goed onderbouwde beslissingen over al mijn bv's?
Als jouw organisatie bestaat uit meerdere entiteiten, kan het een uitdaging zijn om een duidelijk financieel overzicht te krijgen van zowel individuele bv's als de gezamenlijke situatie. Daarnaast kan het tijdrovend zijn om financiële boekingen tussen verschillende juridische entiteiten te maken.
Met behulp van gespecialiseerde software kunnen bedrijven met meerdere entiteiten profiteren van een geïntegreerde financiële structuur. Hierbij worden de gegevens van alle entiteiten centraal opgeslagen en beheerd, waardoor meerdere bv's, dochterondernemingen en entiteiten gebruik kunnen maken van dezelfde financiële basisgegevens. Dit maakt het mogelijk om verschillende rekeningschema's te consolideren tot één uniform schema. Op deze manier heb je altijd actuele financiële gegevens van je entiteiten tot je beschikking, waardoor je weloverwogen beslissingen kunt nemen.
Automatisch verwerken van intercompany-verhoudingen
Door gebruik te maken van geautomatiseerde intercompany-verwerking, wordt het handmatig verwerken van transacties en het afstemmen van financiële gegevens tussen verschillende vestigingen overbodig. Bijvoorbeeld, door debiteuren slechts één keer in te voeren, kun je profiteren van gezamenlijk debiteurenbeheer en wordt de verwerking van intercompany-transacties geautomatiseerd. Dit bespaart tijd, voorkomt dubbel werk en minimaliseert fouten.
Vormen je bedrijven een fiscale eenheid? Dan is het mogelijk om kosten te delen zonder onderlinge facturen te versturen. Denk bijvoorbeeld aan een huurfactuur voor een pand waarin meerdere ondernemingen zijn gevestigd. Door de factuur te registreren in de vestiging die de factuur heeft ontvangen (en door in de boekingsregels de kosten vast te leggen op de andere vestigingen) kan de factuur in één handeling worden geboekt. Zo ontstaan rekening-courantverhoudingen tussen de verschillende vestigingen. De hieraan verbonden financiële boekingen worden automatisch aangemaakt tussen de vestigingen. Hiervoor moet éénmalig de boekingsgang worden vastgelegd.
Verbetert liquiditeitsbeheer
Met geïntegreerde softwareoplossingen heb je inzicht in alle openstaande vorderingen van een klant binnen alle bedrijven. Dit vergemakkelijkt het debiteurenbeheer aanzienlijk, aangezien je niet meer hoeft te schakelen tussen verschillende administraties om het totale openstaande saldo te raadplegen.
Liquiditeitsbeheer is ook makkelijker te organiseren omdat onder andere saldi van verschillende bankrekeningen direct inzichtelijk zijn. Het vergelijken van de resultaten tussen de verschillende bedrijven kan in één rapportage, zonder extra handelingen. Door een eenhedenset te gebruiken voor verschillende vestigingen wissel je in een rapportage makkelijk tussen organisaties, vestigingen of verschillende groepen van vestigingen. Hiervoor hoeft het rapport niet opnieuw te worden gegenereerd; de resultaten worden gefilterd op basis van de groep.
Hoe stel ik de financiële positie vast van elke afzonderlijke vestiging?
Grip houden op je bedrijfsresultaten is nu belangrijker dan ooit en geen eenvoudige opgave. Zeker niet wanneer je bedrijf meerdere entiteiten heeft en werkt met diverse systemen. Informatie wordt dan vaak slecht gedeeld en is daardoor moeilijk te vergelijken. Hoe zie je dan snel waar eventuele kansen en bedreigingen zitten zodat je hier tijdig op in kunt spelen? Kortom: hoe kun je op basis van de behaalde prestaties actie ondernemen?
Moderne software zorgt ervoor dat je direct inzicht hebt in de financiële prestaties van al je vestigingen. Je krijgt zo grip op vestigingen op operationeel niveau en stelt de financiële positie vast van elke afzonderlijke vestiging/entiteit.
Wat zijn de voordelen van één financiële administratie voor meerdere vestigingen?
Het werken in één financiële administratie voor meerdere vestigingen kent een aantal voordelen:
- één gecentraliseerde boekhouding
- makkelijk nieuwe vestigingen/entiteiten aanmaken
- uitwisselen van stamgegevens tussen vestigingen, zoals gebruikers en leveranciers
- deel stamgegevens en bepaal welke medewerker toegang heeft tot welke bv
- verwerken van gegevens van meerdere vestigingen/entiteiten vanuit één administratie
- automatisch transacties toewijzen aan een specifieke bv
- stel btw-aangiftes op per bv of meerdere bv's als fiscale eenheid
- realtime bank-/kasbeheer voor alle vestigingen/entiteiten
Hoe kan ik werken met verschillende valuta, wisselkoersen en tijdzones?
Werk je met verschillende valuta, lopen de boekjaren van de verschillende administraties niet gelijk of werken verschillende vestigingen met afwijkende rekeningschema’s? Software helpt je bij het vereenvoudigen van het consolidatieproces via automatische aggregatie van de boekhoudingen van meerdere administraties met elk een eigen financiële structuur.
Beheer transacties, rapportage en reconciliatie van meerdere bedrijven in uiteenlopende basisvaluta. Klik door naar rekeningen voor gedetailleerde informatie over transacties. Zo krijg je sneller inzicht in de prestatiebenchmark en trends binnen bedrijven of de groepsstructuur van je bedrijf.
De geautomatiseerde oplossing zorgt voor snel beschikbare rapportages zodat je op elk moment de gewenste informatie met de directie kunt delen.
Wereldwijd samenwerken in één financieel systeem
‘We hebben ongeveer 10 entiteiten die allemaal in één administratie zitten. Een deel daarvan is Nederlands en rapporteert in euro’s terwijl anderen in andere valuta rapporteren. Vervolgens haal ik daar geconsolideerde rapportages uit in euro’s en dollars.
Iedereen werkt in dezelfde financiële systemen met de eigen bevoegdheden. Tegelijkertijd zit er een geautomatiseerd goedkeuringsproces in waardoor wij hier facturen kunnen goedkeuren die bijvoorbeeld in Zuid-Afrika worden ingevoerd.
Ivo Veldkamp, Managing Director Castor Networks
Hoe maak ik efficiënt rapportages voor meerdere vestigingen?
Wanneer je meerdere vestigingen, teams, productlijnen of kostengroepen hebt, wil je de informatie uit je financiële systeem ook in verschillende groepen of niveaus kunnen verwerken en bekijken. Je wilt bij een achterblijvende omzet direct kunnen inzoomen op de vestiging of het verkoopteam waar dit speelt. Zodat je eventueel snel kunt bijsturen. En als de voorraden oplopen wil je meteen kunnen doorzoomen naar de artikelgroepen die dit veroorzaken.
In moderne software kun je werken met dimensies als basis voor rapportagegroepen waardoor je kunt inzoomen op artikelgroep of verkoper. Deze dimensies richt je volledig zelf in naar de wensen en eisen van je organisatie.
De rapportagegroepen worden nog krachtiger als je de boekhouding van verschillende bedrijven verwerkt in één administratie over alle jaren heen. Alle rapportages kunnen dan getoond worden per bedrijf of juist over alle bedrijven heen. Neem bijvoorbeeld een groothandel. Geen handmatige samenvoegingen meer van de cijfers van de winkels en webshops, maar alles direct in één rapport. En zoom vervolgens in diezelfde weergave in op een enkele winkel of bijvoorbeeld een productgroep in die winkel.
Besteed niet onnodig veel tijd aan het maken van rapportages voor alle bedrijven en dochterondernemingen. Laat deze automatisch samenstellen op de door jou gewenste wijze zonder dat hier een BI-tool voor nodig is of het exporteren van data. De vrijgekomen tijd kun je gebruiken om deze geïntegreerde financiële rapportages te analyseren.
Dankzij vereenvoudiging van consolidatie voor alle bedrijven beschik je sneller over het financiële totaaloverzicht. Zo kun je sneller conclusies trekken en op basis hiervan onderbouwde beslissingen nemen.
Hoe bespaar ik tijd bij het doen van de btw-aangifte voor mijn vestigingen?
Wanneer je de administratie van je verschillende bedrijven in aparte omgevingen voert, wordt de btw-aangifte voor een fiscale eenheid vaak extracomptabel (buiten de boekhouding) gedaan.
Een btw-aangifte voor een fiscale eenheid wordt vaak extracomptabel gedaan omdat de administratie van de verschillende bedrijven in aparte omgevingen wordt gevoerd. Door te kiezen voor moderne software wordt er feitelijk gewerkt in één administratie met gedeelde gegevens. Bij voorkeur wordt de btw-aangifte gedaan op het niveau van de organisatie. Door de bedrijven in de fiscale eenheid als vestigingen aan te maken is de btw-aangifte al geconsolideerd. Er zijn dus geen extra handelingen meer nodig en dat scheelt veel tijd.
Hoe werk ik veilig met meerdere werknemers en verschillende vestigingen in dezelfde software?
Wanneer medewerkers van verschillende vestigingen werken in dezelfde software wil je er natuurlijk voor zorgen dat ze alleen dat kunnen zien en doen wat past bij hun rol en verantwoordelijkheden. In moderne software kun je daarom gebruikmaken van een uitgebreide rollen- en rechtenstructuur.
Na het inloggen is de softwareomgeving volledig aangepast aan de rol en rechten van de desbetreffende medewerker. Werkt een medewerker bijvoorbeeld alleen aan het debiteurenproces? Dan kun je de rechten zo instellen dat er geen rechten zijn voor het grootboekproces. In de software verdwijnt het proces vervolgens voor deze medewerker.
Daarnaast is het mogelijk om bepaalde informatie te delen, zonder dat dit ook gewijzigd kan worden. Op deze manier zorg je ervoor dat je eenvoudig grip houdt op wie wat wijzigt en verwerkt en dat je zekerheid hebt over de juistheid van informatie door het hele proces heen.
Medewerkers van allerlei afdelingen in je organisatie kunnen werken met dezelfde software. Werk met een uitgebreide rollen- en rechtenstructuur om ervoor te zorgen dat medewerkers alleen dat kunnen doen wat past bij hun rol en verantwoordelijkheden.
De softwareomgeving past zich volledig aan de rol en rechten van de desbetreffende medewerker aan. Zijn er processen waar een iemand niet bij betrokken is en geen inzicht in nodig heeft? dan verdwijnt dit proces in de software voor deze medewerker.
