Ben jij een financial controller of een business controller?
Er is steeds meer vraag naar financial controllers en business controllers. Deze twee functies worden in vacatures vaak door elkaar gebruikt. Er zijn echter, naast enkele overeenkomsten, veel verschillen tussen beide functies. Door dit inzichtelijk te maken, zie je duidelijk over welke kwaliteiten elk van de controllers moet beschikken en kan je je afvragen welk type controller je zelf bent.
- Ben je een financial controller of een business controller?
- Wat doet een finance controller?
- Wat doet een business controller?
- Over welke competenties moet een business controller beschikken?
- Wat zijn voorbeelden van werkzaamheden van een business controller?
- Hoe maak je de overstap van financial control naar business control?
- Wat levert business control jouw organisatie op?
Ben je een financial controller of een business controller?
Als financiële professional ben je binnen jouw organisatie verantwoordelijk voor zaken als het verwerken van bankmutaties, het bijwerken van de voorraad en het samenstellen van rapportages en prognoses. Veel van deze zaken zijn tegenwoordig geautomatiseerd en door software een stuk eenvoudiger gemaakt. Het is bijvoorbeeld niet meer nodig om bankafschriften handmatig over te nemen. In plaats daarvan kan je de benodigde gegevens uit het bankprogramma downloaden en vervolgens uploaden in de financiële administratie.
Wil je optimaal gebruikmaken van de digitaliseringsmogelijkheden in het bedrijfsleven? Dan moet je als controller flexibel zijn en goed kunnen omgaan met veranderingen. Jouw dagelijkse werkzaamheden gaan er namelijk heel anders uitzien wanneer je kiest voor automatisering en digitalisering.
Welk type controller ben jij als je kijkt naar de volgende opsomming?
Financial controller |
Business controller |
|
|
Wat doet een financial controller?
Als traditionele financial controller ben je druk met het runnen van de financiële afdeling en het managen van de balans, inkomsten en uitgaven. Jouw afdeling besteedt veel tijd aan het opstellen van financiële documenten. Dagelijks zie je veel cijfers langskomen. Het is jouw taak om deze tot op de decimaal te verifiëren zodat de financiële afdeling alle benodigde informatie heeft.
Losse systemen koppelen voor efficiëncy
Helaas zit financiële informatie in veel bedrijven nog in losse systemen verwerkt en opgeslagen. Het combineren van deze data is hierdoor een grote uitdaging. Snel aanleveren van een rapportage of een management advies is dan ook niet eenvoudig. Je moet hiervoor data uit diverse losse systemen samenvoegen, controleren en corrigeren. Ontdek je in een van de systemen een afwijking in de gegevens, dan moet je uitzoeken waar dit vandaan komt, een correctie uitvoeren en de rapportage opnieuw samenstellen.
Dankzij automatisering en digitalisering kun je hier een grote efficiencyslag maken. Wanneer losse systemen bijvoorbeeld gekoppeld worden, worden gegevens automatisch overgenomen. je hoeft informatie niet langer handmatig over te nemen. Dat scheelt veel tijd en verkleint de kans op menselijke fouten!
Management by exception
Moderne software kan je helpen nog een extra stap te zetten. Kies er bijvoorbeeld voor om je administratiesoftware de bankmutaties zelfstandig op te laten halen en vervolgens te laten controleren of facturen betaald zijn. Is de factuur betaald? Dan wordt deze automatisch in de boekhouding geboekt. Is dit echter binnen dertig dagen niet het geval, dan verstuurt de software een herinnering. Kortom: je kunt gaan werken op basis van management by exception.
Vergeleken met handmatig werken is dit veel sneller, nauwkeuriger en goedkoper. Steeds meer organisaties kiezen er dan ook voor om bedrijfsprocessen te automatiseren. Dit vereist voor jou als financiële professional een flinke verandering in de manier waarop je werkt. Het biedt je echter ook veel nieuwe mogelijkheden.
Wat doet een business controller?
De business controller richt zich meer op het analyseren van processen en (strategische) ontwikkelingen. De focus ligt op het analyseren van data, het trekken van conclusies en het plannen van toekomstige acties. Daarnaast ben je betrokken bij het verbeteren van financiële processen. De mogelijkheid om informatie vanuit verschillende invalshoeken te analyseren is een verrijking van je werk én van jouw waarde voor het bedrijf.
Snel betrouwbare financiële rapportages kunnen maken
In de praktijk komt het erop neer dat je je bezighoudt met het opstellen van financiële rapportages zoals businesscases, managementrapportages en (meerjaren)planningen. Wanneer je werkt met software waarmee je snel en eenvoudig betrouwbare financiële rapportages kunt samenstellen scheelt dat veel tijd.
Denk bijvoorbeeld aan rapportagesoftware die geïntegreerd is met je financiële software. Op die manier maak je eenvoudig rapportages op basis van de laatste gegevens zonder dat je handmatig data hoeft over te nemen. Wanneer je deze rapportages ook nog eens eenvoudig in- en extern kunt delen, blijft iedereen direct op de hoogte.
Over welke competenties moet een business controller beschikken?
Een business controller zet de cijfers van de organisatie in om kansen te identificeren en bedrijfsprocessen efficiënter te maken. Hij of zij gebruikt geautomatiseerde, digitale systemen om een stabiele financiële basis te ontwikkelen voor de organisatie. Door werkzaamheden te automatiseren heeft de business controller (meer) tijd om strategische beslissingen te maken op basis van de gegevens. Dit brengt andere competenties met zich mee.
Vaak werkt de business controller als een soort consultant samen met collega’s in andere functies buiten de finance-afdeling met als doel groeimogelijkheden te ontdekken. Dat zorgt er ook voor dat hij of zij meer invloed kan uitoefenen op de strategie van de organisatie en meer betrokken is bij de taken van de algemeen directeur of ceo. Het takenpakket van de business controller bestaat, in tegenstelling tot dat van de financial controller, eerder uit operationele zaken dan uit compliance, fiscale en boekhoudkundige zaken.
Wat zijn voorbeelden van werkzaamheden van een business controller?
De werkzaamheden van de business controller bestaan onder andere uit:
- Strategische managementdoelstellingen vertalen naar kpi’s
- Het signaleren van ontwikkelingen in de markt
- Ontwikkelingen in de markt vertalen naar aanbevelingen
- Het doen van voorspellingen en aanbevelingen voor de organisatie
- Analyseren van gegevens en het rapporteren van zaken die eventueel afwijken van de eerder gedane voorspellingen
- Rapportages opstellen zoals business cases, managementrapportages, planningen en kostprijsberekeningen
- Bewaken van budgetten
- Verbeteringsprocessen initiëren en controle houden over de uitvoering
- Uitvoeren van bedrijfseconomische analyses en strategische scenario-analyses
- (Proces)verbeteringen zien en doorvoeren
Hoe maak je de overstap van financial control naar business control?
Financial controllers en business controllers hoeven geen concurrenten van elkaar te zijn. Sterker nog: ze kunnen elkaar binnen een organisatie juist perfect aanvullen. Ben je benieuwd hoe jouw organisatie ook de stap naar business control kan maken? Zorg allereerst dat de verslaglegging op orde is. Dit geeft immers zekerheid over de correctheid van de cijfers en hoe de organisatie er echt voor staat. Dankzij digitalisering en automatisering kan hierin heel veel handmatig werk worden weggenomen. Zo bespaar je veel tijd en vindt direct een enorme kwaliteitsverbetering plaats!
Stel de rapportagebehoefte centraal
Om de effecten van strategische wijzigingen goed te kunnen voorspellen, moet dit op een verantwoorde manier worden doorgerekend. Door regelmatig te rapporteren kun je desgewenst tijdig bijsturen. Neem bij procesoptimalisatie de rapportagebehoefte als uitgangspunt. Zo werk je op hetzelfde moment aan de professionalisering van de organisatie en aan de noodzakelijke rapportageverbetering.
Welke gegevens zijn nodig om tot de benodigde rapportage te komen?
Veel cfo’s en controllers weten precies aan welke inzichten er behoefte is. De verschillende bronnen en de wisselende mate van betrouwbaarheid van de gegevens maakt dit echter lastig. Definieer daarom eerst welke gegevens nodig zijn om tot de benodigde rapportage te komen. Verbind vervolgens losse systemen aan elkaar (systeemintegratie). Wanneer systemen aan elkaar gekoppeld zijn, kan informatie automatisch worden overgenomen van het ene systeem naar het andere systeem. Je hoeft gegevens nog maar eenmalig in te voeren en niet meer handmatig over te nemen.
De basis voor de gegevensuitwisseling is hiermee gelegd en je ziet nu waar de grootste winst te behalen is. Welke onderdelen kunnen gedigitaliseerd worden? Welke losse systemen kun je koppelen zodat je gegevens niet langer handmatig hoeft over te nemen? Welke stappen kunnen geautomatiseerd worden? De praktijk laat zien dat dit vaak een behoorlijke lijst van individuele punten is. Prioriteren is dan erg belangrijk. Op die manier is het gemakkelijker om de koers vast te houden en steeds een stukje te verbeteren.
Wat levert business control jouw organisatie op?
Veel van jouw werkzaamheden als controller zijn tegenwoordig geautomatiseerd en door software een stuk eenvoudiger gemaakt. Denk bijvoorbeeld maar eens aan bankafschriften die je niet langer handmatig hoeft over te nemen. In plaats daarvan download je de benodigde gegevens uit het bankprogramma en uploadt deze vervolgens in de financiële administratie.
Dit is veel sneller, nauwkeuriger en goedkoper dan wanneer het handmatig gedaan wordt. Dat is dan ook waarom steeds meer organisaties bedrijfsprocessen automatiseren. Voor jou als financiële professional betekent dit een flinke verandering in de manier waarop je werkt. Het biedt je echter ook veel nieuwe mogelijkheden. Door invoer van gegevens te automatiseren, kun je je focus verleggen naar analyseren en adviseren. Op deze manier wordt jouw baan niet alleen creatiever, maar kun je ook meer waarde toevoegen aan de organisatie.
In dit e-book lees je hoe ook jij de transitie van finance control naar business control maakt.
