Altijd realtime zien hoe je organisatie ervoor staat
Automatisering en digitalisering zorgen dat je altijd inzicht hebt in hoe je organisatie ervoor staat. Je ontdekt trends of ontwikkelingen in de markt sneller en speelt direct in op onverwachte zaken. Door je organisatie in te richten op verandering ben je beter in staat tot duurzaam succes.
Maar automatisering biedt nog veel meer voordelen. Je kunt eenvoudiger je concurrentiepositie verbeteren. En er kan veel efficiënter worden gewerkt wanneer medewerkers zich alleen nog hoeven te richten op uitzonderingen. Bovendien kun je meer werkzaamheden verrichten met hetzelfde aantal mensen en zorg je dat de werkdruk in deze krappe arbeidsmarkt minder snel oploopt.
- Wat verandert er dankzij automatisering voor de controller?
- Hoe helpt moderne software bij het automatiseren?
- Wat levert automatisering mijn organisatie op?
- Hoe zorg ik voor een veilig en geautomatiseerd betaalproces?
- Hoe vereenvoudig ik de verwerking van inkomende en uitgaande facturen?
- Hoe zorg ik dat ik inzicht heb in mijn openstaande facturen?
- Hoe automatiseer ik mijn abonnements- en contractbeheer?
Wat verandert er dankzij automatisering voor de controller?
Digitalisering en automatisering worden steeds belangrijker. Logisch, want dit maakt bedrijfsprocessen betrouwbaarder, efficiënter en goedkoper. Het maakt ook jouw werk als financiële professional interessanter en biedt je nieuwe inzichten. Het kan er echter ook voor zorgen dat je op een nieuwe manier naar dingen moet kijken of zelfs eisen dat je overstapt naar een hele nieuwe manier van werken. Kortom: jouw rol gaat de komende jaren dankzij digitalisering en automatisering zeker veranderen.
Er worden bijvoorbeeld steeds meer processen geautomatiseerd. Jouw toegevoegde waarde als financiële professional zit in de toekomst dan ook niet langer in het invoeren of controleren van data. Herhalende, handmatige handelingen worden dan grotendeels door software gedaan. Jij kunt je dan gaan richten op uitzonderingen die aandacht nodig hebben, betrouwbaar prognosticeren en vooruitkijken.
Organisaties die hun administratieve processen op hoog niveau hebben georganiseerd, signaleren veranderingen eerder en kunnen hier sneller op inspelen. Dat bleek bijvoorbeeld tijdens de coronacrisis toen medewerkers van organisaties waar digitalisering en automatisering al een belangrijke rol speelden eenvoudiger konden thuiswerken.
Het is dus belangrijk dat je niet ingehaald wordt door allerlei ontwikkelingen, maar juist voorop blijft lopen. Maar hoe doe je dat? Door de basis op orde te hebben en stap voor stap het niveau van je administratieve processen verder te ontwikkelen is jouw organisatie wendbaarder en neem je als financieel professional de rol van betrouwbare raadgever aan.
Hoe helpt moderne software bij het automatiseren?
Moderne software levert je organisatie een aantal belangrijke voordelen op als het gaat om automatisering. Hieronder staan de vijf belangrijkste op een rij:
- Hogere databetrouwbaarheid
Je hoeft je gegevens voor de financiële administratie, logistiek en projecten nog slechts eenmalig in te voeren in een centrale database. Hieruit halen alle verschillende modules of onderdelen van het gebruikte softwarepakket hun informatie. Zo ontstaat een zeer hoge databetrouwbaarheid. - Gegevens zijn op elkaar afgestemd
De gegevens in de software zijn precies op elkaar afgestemd waardoor processen efficiënter verlopen. Dit voorkomt handmatig werk, fouten en zorgt voor kortere doorlooptijden en een betere service. - Automatiseren van standaardtaken
Het automatiseren van herhalende (complexe) handelingen zorgt ervoor dat je je alleen nog hoeft te richten op uitzonderingen. Gebruik de vrijgekomen tijd voor zaken waar je nu moeilijk aan toe komt. Doordat ook de rest van de organisatie efficiënter werkt, verzet je meer werk met evenveel mensen. - Merk veranderingen eerder op
Door losse systemen aan elkaar te koppelen, kun je eenvoudig inzoomen op details voor meer informatie. Dat levert direct meer inzicht op. Door daarnaast te kiezen voor gepersonaliseerde dashboards, ziet iedereen in een oogopslag hoe zaken ervoor staan. Zo vallen veranderingen eerder op en kun je sneller inspelen op kansen. - Altijd en overal beschikbaar
Cloudsoftware werkt vaak met een abonnementsmodel waardoor je geen grote investeringen hoeft te doen. Je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens en kunt veilig thuiswerken. Updates vinden automatisch plaats, zonder dat je je werkzaamheden hiervoor hoeft te onderbreken. En dankzij standaard aanwezige beveiligings- en back-upinfrastructuur hoef je zelf geen back-up van je gegevens meer te maken.
Wat levert automatisering mijn organisatie op?
Moderne tools voor financiële administratie geven je altijd en overal toegang tot de laatste stand van zaken binnen je bedrijf en vergemakkelijken het maken van analyses. Dankzij realtime inzicht in je gegevens kun je goed onderbouwde (strategische) keuzes maken. Het optimaliseren en digitaliseren van financiële processen met behulp van software kan je organisatie nog veel meer opleveren.
- Je beschikt in al je systemen over actuele, betrouwbare data
- Betrouwbare rapportages zijn eenvoudig te maken en snel beschikbaar
- Er is tijd voor andere werkzaamheden door het minimaliseren van handmatige taken
- Op gepersonaliseerde dashboards zie je direct hoe de onderneming ervoor staat
- Veranderingen worden sneller opgemerkt en er kan dus eerder worden bijgestuurd
Je krijgt door automatisering administratieprocessen meer inzicht in hoe jouw organisatie er op dat moment voorstaat. Door zoveel mogelijk handmatige taken te minimaliseren, verlopen bedrijfsprocessen efficiënter en kan er vaak met evenveel mensen meer werk worden verricht.
Hoe zorg ik voor een veilig en geautomatiseerd betaalproces?
Hoeveel tijd bespaar jij wekelijks als je bij- en afschrijvingen niet meer over hoeft te typen? Met een directe bankkoppeling sluit je de boekhouding eenvoudig aan op je bankrekening bij ABN AMRO, bunq, ING, Rabobank of Triodos Bank. Afhankelijk van de bank en het soort abonnement dat je hebt, komen afschriften dagelijks eenmalig of meerdere keren per dag binnen. Zo zorg je voor een veilig, snel en eenvoudig elektronisch betaalproces.
Betaal facturen direct vanuit je boekhouding, zonder dat je hoeft in te loggen op de website van de bank. Inkomende betalingen worden automatisch gekoppeld aan openstaande facturen en de informatiestroom vindt continu plaats. Zo ben je altijd up-to-date. Bepaal zelf wie betalingen goedkeurt voordat ze naar de bank worden verzonden en maak hierbij gebruik van twee-factor-identificatie.
Je hebt zo altijd inzicht in alle openstaande posten, hoeft binnenkomende transacties niet meer handmatig over te nemen en loopt geen risico meer dat je betalingen over het hoofd ziet. Boekt bijvoorbeeld een van je klanten een transactie terug? Dan komt de factuur automatisch weer open te staan. Door dit actuele overzicht zie je direct welke klanten je factuur hebben betaald en wie je een betalingsherinnering moet sturen.
Hoe vereenvoudig ik de verwerking van inkomende en uitgaande facturen?
Elektronisch factureren maakt factureren veiliger en betrouwbaarder. Doordat een e-factuur in een gestructureerd formaat wordt verstuurd, komen alle gegevens altijd overeen met de verstuurde factuur. Een e-factuur wordt, precies zoals je hem hebt aangemaakt, rechtstreeks in het systeem van je klant verwerkt en kan niet meer kwijtraken. Factuur automatisering zorgt voor een besparing van veel (doorloop)tijd.
Uit ervaring blijkt dat organisaties die facturen elektronisch versturen geld sneller op hun rekening hebben staan met als resultaat een verbeterde cashflow en eenvoudiger debiteurenbeheer.
Inzicht in de factuurstatus
E-facturatie is een eenvoudige manier om zowel op uitgaande als inkomende facturen veel tijd en geld te besparen. Je hebt altijd inzicht in de status van de factuur (een soort track & trace) en weet zo precies wat de stand van zaken is.
Zie je dat de klant de factuur niet ontvangen heeft doordat de debiteurgegevens gewijzigd zijn? Update de debiteurgegevens en verstuur de factuur eenvoudig opnieuw. Is de factuur wel afgeleverd, maar blijft de betaling uit? In een persoonlijk gesprek met de klant achterhaal je snel de reden van de vertraagde betaling. Gebruik de tijd die het versturen van e-facturen je oplevert liever voor het onderhouden van een goede relatie met de debiteur.
Hoe zorg ik dat ik inzicht heb in mijn openstaande facturen?
Het automatiseren van goedkeuringsprocessen voorkomt menselijke fouten en zorgt ervoor dat processen efficiënter verlopen. Er worden bijvoorbeeld geen lees- of typefouten meer gemaakt bij het handmatig overnemen van bedragen en gegevens. Je ziet direct waar een factuur zich in je organisatie bevindt en wat de status ervan is. Dat levert elke maand veel extra tijd op die je anders kwijt was aan het zoeken naar openstaande facturen en de reden daarvan.
Personen die bij de goedkeuringsprocessen een rol spelen, ontvangen automatisch bericht zodra er een factuur klaarstaat. Zorg ervoor dat een factuur op basis van bijvoorbeeld de afdeling en/of de hoogte van het bedrag automatisch terechtkomt bij de persoon die hiervoor goedkeuring moet geven.
Voordelen van geautomatiseerde goedkeuringsprocessen
Doordat moderne softwareoplossingen voor geautomatiseerde goedkeuringsprocessen zijn geïntegreerd met je financiële software bespaar je veel tijd, voorkom je menselijke fouten en verlopen processen voortaan veel efficiënter. Daarnaast zijn er nog meer voordelen van het automatiseren van goedkeuringsprocessen.
De grootste winst behaal je echter doordat je de tijd, die je anders gebruikt voor de factuurverwerking, anders kunt gaan inzetten. Bijvoorbeeld om eenvoudig betere analyses en voorspellingen te kunnen doen voor het management!
'Door geautomatiseerde goedkeuringsprocessen worden inkoopfacturen binnen de flow verwerkt. De eindgebruiker ziet de factuur, ziet waar we ‘m op coderen en kan tussentijds nog aanpassingen doen.
Concreet gaan facturen sneller door het systeem en kunnen we facturen met minder fouten verwerken. Het systeem is echt intuïtief en de handige app geeft ons veel flexibiliteit.'
Mehmed Tozlu, controller Koninklijke Bouwend Nederland
Hoe automatiseer ik mijn abonnements- en contractbeheer?
Steeds vaker betalen klanten liever niet meer voor bezit, maar voor het gebruik van diensten of producten. Door dit aan te bieden, ga je een langdurige relatie met je klanten aan. En die relatie kan steeds weer veranderen. Denk maar eens aan zaken als verlenging, upgrades, downgrades, opzeggingen en prijswijzigingen. Je organisatie wordt hierdoor steeds vaker geconfronteerd met een grote hoeveelheid contracten. Dit brengt heel veel handmatige werkzaamheden met zich mee. Doordat de informatie bovendien vaak in verschillende systemen zit, ben je al snel het overzicht kwijt.
Met moderne software automatiseer je het abonnementenbeheer van je debiteuren en minimaliseer je handmatige handelingen. Factureer eenvoudig debiteuren geautomatiseerd per maand, per kwartaal of jaarlijks. Wanneer je het contract tussentijds aanpast, worden nieuwe facturen automatisch volgens de nieuwe voorwaarden gegenereerd.
Door je contractbeheer met je financiële administratie te integreren krijg je inzicht in de te verwachten opbrengsten en lopende verplichtingen. Een geautomatiseerd facturatieproces zorgt ervoor dat je automatisch kunt boeken in de periode waarin kosten gemaakt worden en dat je bovendien voldoet aan de IFRS revenue recognition standard.
Slim beheren van contracten en abonnementen
De economie verandert en businessmodellen veranderen mee. Klanten willen niet meer betalen voor bezit, maar alleen voor het gebruik van diensten of producten.
Door je abonnements- en contractbeheer te automatiseren voorkom je veel handmatige werkzaamheden. Factureer debiteuren met moderne software bijvoorbeeld geautomatiseerd per maand, kwartaal of per jaar.
Meer weten? Bekijk de video!
