Hoe laat wendbaarheid organisaties groeien?
Wendbare organisaties passen zich eenvoudiger en sneller aan hun omgeving aan en weten kansen te benutten voordat anderen dat doen. Wendbaarheid maakt je organisatie effectief, flexibel en snel waardoor deze efficiënt, winstgevend en toekomstbestendig kan zijn.
- Waarom moet mijn organisatie wendbaar zijn?
- Waarop moet mijn organisatie direct kunnen inspelen?
- Behoefte aan verbetering en professionalisering
- Hoe de rol van de financiële professional verandert bij wendbare organisaties
- Standaardisatie binnen je organisatie
- Automatisering en digitalisering in de dagelijkse praktijk
- Het niveau van je administratieve processen verder ontwikkelen
Waarom moet mijn organisatie wendbaar zijn?
Organisaties worden gedwongen om zich voortdurend aan te passen en wendbaar te zijn. Denk bijvoorbeeld aan alle veranderingen in wet- en regelgeving die wereldwijd en op ongekende schaal plaatsvinden. Achteraf inspelen op dit soort wijzigingen zorgt ervoor dat er veel vragen ontstaan en dat er vaak dure en lange hersteltrajecten nodig zijn. Speel je in plaats daarvan op tijd op deze wijzigingen in? Dan is je organisatie hierop voorbereid en behaal je als voorloper in de markt concurrentievoordeel.
Zo moeten organisaties met meer dan honderd werknemers sinds 2023 jaarlijks rapporteren over de CO2-uitstoot van het zakelijke verkeer en woon-werkverkeer van medewerkers. Bij een te hoge uitstoot krijgt een organisatie vier jaar de tijd om deze te verlagen. Wendbare organisaties zijn al veel eerder begonnen met kijken of er moest worden bijgestuurd. Bijvoorbeeld door tijdig werknemers vaker thuis laten werken of door het gebruik van het openbaar vervoer direct actiever te stimuleren. Op die manier was de kans veel groter dat de beoogde doelstellingen al per 2023 werden behaald.
Waarop moet mijn organisatie direct kunnen inspelen?
Er zijn natuurlijk ook zaken waarop organisaties direct moeten kunnen inspelen. Digitalisering en automatisering zorgen ervoor dat veranderingen niet alleen eerder worden gezien, maar ook dat hier vrijwel direct op kan worden gereageerd. Zo reageerden organisaties die hier al ver mee waren in maart 2020 sneller op het thuiswerkadvies van de overheid. Thuiswerken was voor hen geen probleem doordat systemen eenvoudig vanaf huis benaderd konden worden en gegevens digitaal beschikbaar waren.
Bij organisaties waar werknemers onverwachts moesten gaan thuiswerken, was dit een heel ander verhaal. Gegevens stonden op onbereikbare lokale bedrijfsservers en papieren facturen bleven soms wekenlang onbetaald op kantoor liggen. Hierdoor kwamen werkzaamheden stil te liggen en werd de continuïteit van organisaties in gevaar gebracht.
De genoemde voorbeelden zijn slechts het topje van de ijsberg. Er zijn natuurlijk nog tal van andere zaken waar organisaties mee te maken hebben. Denk maar aan zaken als inflatie, snel oplopende brandstofkosten en personeelsgebrek.
Behoefte aan verbetering en professionalisering
Waarschijnlijk wil jouw organisatie ook steeds sneller op veranderingen in kunnen spelen. Voor jou als financieel adviseur is het daarom belangrijk dat je snel goede en betrouwbare rapportages kunt aanleveren. Je wilt kunnen sturen op de belangrijkste kpi’s van de organisatie en snel kunnen ingrijpen en bijsturen. Bovendien wil je de directie beter informeren en adviseren.
Bij veel organisaties wordt data echter nog handmatig uit losse systemen gehaald, samengevoegd, gecontroleerd en gecorrigeerd. Datavervuiling opsporen en fouten herstellen kost dagelijks veel tijd. Bovendien ontbreekt de benodigde realtime informatie om onderbouwd te kunnen adviseren over zaken als het opnemen van producten in het assortiment, margebepaling en klantcontracten. Het is lastig om zo snel en betrouwbaar te kunnen rapporteren, cijfers te analyseren en ontwikkelingen tijdig te ontdekken.
Wanneer je realtime inzicht hebt, hoef je niet langer beslissingen te nemen op basis van je onderbuikgevoel. Je stelt realistische scenario’s op en levert een belangrijke bijdrage aan het risicomanagement binnen je organisatie.
Hoe de rol van de financiële professional verandert bij wendbare organisaties
Door losse systemen binnen je organisatie te koppelen, wordt informatie automatisch overgenomen. Je kunt zo efficiënter werken en het aantal (menselijke) fouten minimaliseren. Beschik je daarnaast over realtime inzicht in je financiële administratie? Dan kun je zakelijke adviezen onderbouwen met actuele en betrouwbare data. Bovendien merk je bepaalde ontwikkelingen eerder op zodat je hier snel op kunt reageren, direct kunt bijsturen en op die manier geld bespaard.
Laat met behulp van betrouwbare en realtime data met forecasts aan het management zien wat veranderingen voor de organisatie betekenen. Denk bijvoorbeeld aan een stijgende brandstofprijs, inflatie of oplopende personeelskosten. Zo verklein je het risico dat je organisatie wordt verrast door onverwachte zaken of trends. Ook zorg je ervoor dat de organisatie zich hierop kan voorbereiden en indien nodig tijdig maatregelen kan treffen. Een ander groot voordeel is dat je je alleen nog hoeft te richten op zaken die aandacht echt nodig hebben. Dat scheelt je veel tijd.
Standaardisatie binnen jouw organisatie
Door zaken binnen jouw organisatie te standaardiseren, kun je processen beter op elkaar afstemmen en verbeteren. Dankzij het uitwisselen van gestandaardiseerde gegevens tussen verschillende systemen kan informatie realtime worden verwerkt. Je besteedt minder tijd aan handmatige controles en het opsporen en herstellen van (menselijke) fouten. Door standaardisatie van data krijg je betrouwbaardere data. Hierdoor kun je jouw focus verleggen naar het analyseren van de resultaten. Door eerst de meest voorkomende processen in je organisatie te standaardiseren, zet je direct een flinke stap.
De voordelen van e-facturatie
Een goed voorbeeld van standaardisatie voor je financiële afdeling is e-facturatie. Een e-factuur wordt in een gestructureerd formaat verstuurd. Vervolgens wordt deze rechtstreeks in het systeem van de klant verwerkt, precies zoals je de factuur hebt aangemaakt. Kwijtgeraakte facturen behoren tot het verleden. Daarnaast bespaart het veel (doorloop)tijd en kunnen klanten de factuur sneller betaalbaar stellen. De ervaring leert dat organisaties die werken met e-facturatie geld sneller op hun rekening hebben. Het resultaat is een verbeterde cashflow en eenvoudiger debiteurenbeheer.
Goede relatie met je leveranciers
E-facturatie biedt niet alleen voordelen voor je eigen organisatie. Ook je leveranciers profiteren hiervan. Door jou ontvangen facturen worden immers ook direct in je financiële systeem verwerkt. De leverancier heeft dus ook meer kans dat geld sneller op zijn rekening staat!
Tot slot is e-facturatie niet alleen goedkoper, het is ook een stuk beter voor het milieu. Zowel het papiergebruik en de uitstoot van CO² neemt immers af wanneer je overstapt op e-factureren.
Automatisering en digitalisering in de dagelijkse praktijk
Dankzij automatisering en digitalisering heb je altijd inzicht in hoe je organisatie ervoor staat. Je bent sneller op de hoogte van trends of marktontwikkelingen en kunt direct inspelen op onverwachte zaken. Door je organisatie in te richten op verandering ben je beter in staat tot duurzaam succes. Daarnaast is wendbaarheid een vereiste voor het behouden en het verbeteren van je concurrentiepositie.
Elke organisatie wil graag zijn concurrentiepositie verbeteren. Concurrenten anticiperen echter ook op de vele veranderingen in de markt. Door realtime inzicht in je gegevens ben je echter eerder op de hoogte van veranderingen en trends. Hoe sneller je hierop in kunt spelen, hoe groter je concurrentievoordeel.
Het niveau van je administratieve processen verder ontwikkelen
Zorg dat de basis op orde is en ontwikkel stap voor stap je administratieve processen verder. Zo neem je als financieel professional binnen je organisatie de rol van betrouwbare raadgever aan.
Daarnaast worden organisaties door het stroomlijnen van de bedrijfsvoering wendbaarder, draaien ze efficiënt en worden er geen onnodige kosten gemaakt. Er is op die manier minder tijd, kapitaal en materiaal nodig om bedrijfsprocessen te ondersteunen. Dit kan ook de liquiditeit van ondernemingen helpen verbeteren.
Natuurlijk wil je ook dat jouw organisatie financieel zo succesvol mogelijk wordt. Software kan je hierbij goed ondersteunen. Bijvoorbeeld door je inzicht te geven in de zuivere kostprijs van producten en in wat je klanten je daadwerkelijk opleveren. Maar ook door processen te automatiseren en zo tijd en geld te besparen.
