Geautomatiseerd goedkeuren

Geautomatiseerd goedkeuringsproces: houd overzicht en bespaar tijd

Als controller krijg je er maandelijks weer mee te maken: de zoektocht naar openstaande facturen. Elke maand kost het je veel tijd om te achterhalen welke facturen er nog openstaan, uit te vinden waarom dat zo is en collega’s te herinneren aan het goedkeuren van de factuur.

Automatiseer daarom de goedkeuringsprocessen van inkoopfacturen, declaraties en uren. Visma.net Approval is geïntegreerd in je financiële software. Hierdoor bespaar je veel tijd, voorkom je fouten en verlopen processen voortaan veel efficiënter. Kortom, je houdt het overzicht op binnenkomende facturen en declaraties!

7 voordelen van een geautomatiseerd goedkeuringsproces

1. Houd de controle door inzicht in openstaande facturen

Door goedkeuringsprocessen te automatiseren met Visma.net Approval, zie je voortaan direct waar een factuur zich in de organisatie bevindt. Facturen gaan bovendien sneller door het systeem en worden met minder fouten verwerkt.

2. Overal en altijd documenten kunnen goedkeuren

Werknemers zitten niet meer de hele dag op kantoor. Hierdoor blijven facturen sneller onnodig lang liggen, of raken zelfs kwijt. Met de handige app heb je altijd en overal toegang tot je goedkeuringstaken. Doordat je probleemloos inzoomt op details, kun je documenten snel controleren. Keur facturen online en onderweg goed via je smartphone of vraag eerder goedgekeurde documenten op.


3. Bepaal wie goedkeurt

Zodra een factuur klaarstaat waarvoor goedkeuring is vereist worden de juiste personen automatisch via e-mail en app op de hoogte gebracht. Natuurlijk bepaal je zelf wie hierbij binnen jouw organisatie een rol speelt. Laat Visma.net Approval bijvoorbeeld een keuze maken op basis van afdeling en/of de hoogte van het bedrag. Meerdere goedkeurders zijn mogelijk voor specifieke situaties.

 

4. Stel eenvoudig een vervanger in

Zorg dat facturen tijdens vakantie of ziekte van een medewerker niet blijven liggen. Stel eenvoudig een vervanger in voor een bepaalde periode en het proces loopt gewoon door. Is de periode voorbij? Dan wordt automatisch de oorspronkelijke verantwoordelijke weer actief in het goedkeuringsproces.

 

5. Kies voor parallelle en sequentiële workflows

Bepaal zelf of je gebruik wil maken van een parallelle of een sequentiële workflow. 

Bij een sequentiële workflow worden documenten als taken ter goedkeuring voorgelegd aan de eerste, door jou aangegeven, medewerker. Is een taak voltooid? Dan wordt het document automatisch verzonden naar de volgende ontvanger in de door jou gedefinieerde workflow. 

Is er slechts een korte doorlooptijd mogelijk voor het betaalbaar stellen van facturen en declaraties of het goedkeuren van urenstaten? Kies er dan voor om meerdere mensen gelijktijdig (parallel) een document goed te laten keuren waardoor de doorlooptijd verkort wordt.


6. Voeg opmerkingen en bijlagen toe

Geen gedoe meer met losse opmerkingen of mailberichten over een bepaalde factuur. Voeg in Visma.net Approval eenvoudig opmerkingen toe aan een bepaalde taak. Is er een bijlage nodig die meer duidelijkheid geeft over een factuur? Ook deze kun je simpel toevoegen om de besluitvorming zo te vereenvoudigen. Alle opmerkingen en bijlagen zijn vervolgens zichtbaar voor iedereen in de workflow.


7. Snel een review aanvragen

Zijn er vragen over een factuur? Stuur het document door en vraag een collega om zijn of haar mening. Zodra deze mening is gegeven, kan het document gemakkelijk aan je worden terug gestuurd.

Visma Approval in de praktijk

In deze video legt Mehmet Tozlu uit welke voordelen flow based goedkeuren van facturen Bouwend Nederland opleveren.

Innovatie binnen finance


Neem contact op

combine_images (1).jpg


Meer doen met minder mensen? Waar liggen voor jou als business controller de kansen?





Bel mij

Download de brochure

ERP_CTA_Brochure.png

Download onze inspirerende brochure over hoe automatisering bijdraagt aan een wendbare organisatie. (geen registratie noodzakelijk)

Aanhef

* Verplichte velden