Helpt mijn software mijn organisatie groeien?

 

Maak je vaak gebruik van handmatige workarounds, werk je steeds vaker met spreadsheets om het inzicht te behouden en neemt de maandafsluiting steeds meer tijd in beslag? De kans is groot dat je huidige software de behoeften van je bedrijf dan niet langer ondersteunt of zelfs beperkt. Kortom: het is tijd om over te stappen op nieuwe software.

Het vervangen van je financiële bedrijfssoftware is een belangrijke zakelijke beslissing en kost veel tijd en geld. Zorg echter dat je je niet teveel focust op de kosten. Leg de focus liever op de ROI die je ontvangt wanneer je investeert in de juiste software. De voordelen zijn onder meer verhoogde efficiëntie, betere financiële rapportage , proactieve analyse voor besluitvorming en nog veel meer.

Hoe weet ik of ik mijn huidige software moet vervangen?

Herken je een of meer van de onderstaande tien punten? Dan is de kans groot dat je huidige software aan vervanging toe is.

  • De software ondersteunt de behoeften van de organisatie niet meer.
  • De software is traag of ingewikkeld waardoor er een wildgroei aan handmatige workarounds is ontstaan.
  • Je hebt niet de flexibiliteit om aan de wensen van je klanten te kunnen voldoen.
  • Er wordt binnen de organisatie steeds meer gewerkt met losse spreadsheets.
  • Je concurrenten presteren beter op het gebied van kosten/prijs, kwaliteit, doorlooptijd en service.
  • Het systeem ondersteunt de groei en verandering niet die je bedrijf nodig heeft.
  • Het gebrek aan realtime inzicht zorgt dat je veranderingen in de markt pas laat opmerkt en hier moeilijk snel op in kunt spelen.
  • Leidinggevenden halen moeilijk het benodigde inzicht uit de software.
  • Je kunt moeilijk voldoen aan eisen van toezichthouders, crediteuren of bestuursleden.
  • De software is onbetrouwbaar, onveilig of kost te veel om te onderhouden.

Moderne financiële software is veilig, gebruiksvriendelijk en biedt ondersteuning voor je gehele organisatie. Bovendien is de software flexibel, schaalbaar en aanpasbaar wanneer de behoeften van je bedrijf veranderen. Cloudsoftware is altijd en overal toegankelijk via elk apparaat met een browser.

Kies je voor software die over een goede Application Programming Interface (API) beschikt dan kun je bovendien gebruikmaken van veel verschillende applicaties en specifieke branche-oplossingen. Een API is een programmeerinterface die wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen tussen twee verschillende applicaties.

Naar boven Pijl_naar_boven

Kan ik bij een overstap al mijn bestaande data meenemen?

Bij de overstap naar nieuwe software wil je graag al je bestaande data meenemen. Gelukkig is dit geen probleem wanneer je kiest voor moderne software. Dankzij  slimme im- en exportfunctionaliteit gaat overstappen vanaf een ander softwarepakket heel eenvoudig. Door informatie zoals debiteuren, crediteuren, grootboekschema’s en zelfs journaaltransacties te uploaden, neem je deze data probleemloos mee naar de nieuwe software.

De software leest de informatie over meerdere boekjaren in en actuele gegevens kunnen op ieder moment van het jaar worden ingelezen. Hierdoor is het ook niet nodig om (tijdelijk) vanuit twee verschillende systemen te werken.

Naar boven Pijl_naar_boven

Wanneer kan ik het beste overstappen op nieuwe software?

Je kunt overstappen op de nieuwe software wanneer het jou het beste uitkomt. Bijvoorbeeld in een minder drukke periode van het jaar. Zo krijgt iedereen die met de software gaat werken de kans om rustig aan het nieuwe systeem te wennen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om eventuele opstartproblemen op te lossen voordat de drukte losbarst.

Veel organisaties willen graag bij de aanvang van het nieuwe jaar starten met de nieuwe software. De jaarwisseling is echter voor financiële afdelingen de drukste periode van het jaar. Alle financiële informatie uit het oude jaar moet afgesloten worden, de jaarrekening moet worden opgemaakt en de accountant komt langs voor controles. Op dat moment heb je echt geen behoefte aan extra stress of gebrek aan focus door het overstappen naar een ander pakket.

Naar boven Pijl_naar_boven

Wat zet ik op een RFI voor softwareleveranciers?

Om software goed te kunnen vergelijken, kun je gebruikmaken van een zogenaamde RFI (Request for Information). Met behulp van een RFI vraag je softwareleveranciers om meer informatie en zie je eenvoudig hoe belangrijk de verschillende eisen en wensen voor jouw organisatie zijn.

Zorg dat je voor het opstellen van de RFI de grootste problemen van je organisatie kent. Deze problemen spelen een belangrijke rol bij het selectieproces van de software. Draagt de software niets bij aan het oplossen van deze problemen, dan is het duidelijk geen passende software voor jouw organisatie.

Stel daarom de volgende vragen:

  • Welke unieke procedures en processen heeft de organisatie nu en in de nabije toekomst nodig?
  • Aan welke eisen moet de software voor jouw branche minimaal voldoen?

Het gaat hierbij zowel om de gebruikelijke vereisten uit jouw branche als om de zaken die specifiek voor jouw organisatie gelden zoals bijvoorbeeld het kunnen werken met track-and-trace, meerdere vestigingen of verschillende valuta.

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe betrek ik mijn medewerkers bij de overstap naar software?

Een overstap naar nieuwe software is voor jou een logische stap. Het is voor medewerkers echter een grote verandering waar ze snel bij betrokken moeten worden. Wanneer zij de noodzaak tot veranderen niet ervaren kom je namelijk niet verder. Dit kan de overstap naar nieuwe software erg vertragen. En dat terwijl de tijd dringt en je concurrenten al diverse verbeterslagen hebben gemaakt.

Je medewerkers kunnen veel redenen hebben om zich te verzetten tegen de verandering. Misschien zijn ze wel bang dat ze niet met het nieuwe systeem uit de voeten kunnen of dat ze straks hun baan kwijtraken.

Neem deze zorgen zoveel mogelijk weg door hen zo snel mogelijk bij de zoektocht naar nieuwe software te betrekken en stel een projectteam samen dat bestaat uit mensen uit de hele organisatie.

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe gebruik ik een RFI voor het selecteren van de juiste software?

Wanneer je de door de softwareleveranciers ingevulde RFI’s ontvangt, neem je deze met het projectteam door. Sluit softwareleveranciers uit die hebben aangeven dat ze niet aan de minimale eisen van de gemaakte eisen- en wensenlijst voldoen. 

Blijven er meer dan drie verschillende softwareleveranciers over? Kijk dan naar zaken die op de RFI op de tweede plaats kwamen. Zo blijven de leveranciers over die het beste aan jouw eisen en wensen kunnen voldoen. Nodig vervolgens de drie geselecteerde leveranciers uit voor een demonstratie.

Naar boven Pijl_naar_boven

Zelf implementeren of laat je je ontzorgen?

Bij de implementatie kiezen voor een expert zorgt dat je gebruik kunt maken van diens jarenlange kennis en ervaring. Hij helpt je wensen in kaart te brengen en te vertalen naar oplossingen. Hierdoor verloopt een traject in de regel gestructureerder en wordt het maken van veelgemaakte fouten voorkomen. Bovendien verloopt de implementatie met behulp van een expert sneller en beschik je eerder over de volle potentie van de software.

De meeste softwareleveranciers werken met een dealer of implementatiepartner. Neem contact op met de softwareproducent zelf. Deze kun je doorverwijzen naar een partner die het beste bij jouw organisatie en/of specifieke branche past.

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe zorg ik voor een soepele overstap naar de nieuwe software?

Vaak wordt gedacht dat een implementatietraject van nieuwe software een moeizaam en lastig traject is. In werkelijkheid zorgt een goede voorbereiding echter voor een soepele implementatie en ingebruikname van de nieuwe software.

Zeven tips voor een soepele implementatie en ingebruikname van de nieuwe software:

  1. Kies een deskundige softwareleverancier
  2. Zorg dat je werknemers betrokken zijn
  3. Zorg voor een volledig en realistisch projectplan
  4. Investeer in de communicatie van het softwareproject
  5. Stel realistische verwachtingen
  6. Ken de kernprocessen van je organisatie
  7. Train je medewerkers

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe leer ik mijn medewerkers met de nieuwe software werken?

Zolang je medewerkers niet geleerd hebben hoe ze met de nieuwe software moeten omgaan, kan er nog niet efficiënt mee worden gewerkt. Om de investering in de nieuwe software zo snel mogelijk terug te verdienen is het belangrijk ze direct goed op te leiden.

Of je nu kiest voor een in- of externe opleiding; zorg vooral dat je hier tijdig mee begint en dat de training een praktijkopdracht bevat. De meeste vragen ontstaan immers pas als werknemers echt met de software werken. Door je werknemers tijdens de training al eens echt met software te laten werken zijn de meeste vragen al beantwoord voordat ze er echt mee aan de slag gaan.

Zorg er daarnaast voor dat er voldoende medewerkers worden getraind. Wanneer organisaties ervoor kiezen om maar één persoon met de software te leren werken, is dit een lastige en onwerkbare situatie. Wanneer deze medewerker ziek wordt of ontslag neemt is er niemand meer binnen de organisatie die het systeem begrijpt en weet hoe het werkt. Bovendien is het voor deze persoon moeilijk om te werken als de rest van de werknemers hem steeds met vragen lastig komen vallen.

Naar boven Pijl_naar_boven

Waarschijnlijk vind je deze onderwerpen ook interessant