Wanneer kun je het best overstappen op nieuwe software?

Helpt mijn software mijn organisatie groeien?

Maak je vaak gebruik van handmatige workarounds? Werk je steeds vaker met spreadsheets om het inzicht te behouden. Of neemt de maandafsluiting steeds meer tijd in beslag? De kans is groot dat je huidige software de behoeften van je bedrijf dan niet langer ondersteunt of zelfs beperkt. Kortom: het is tijd om over te stappen op nieuwe software.

Het vervangen van je financiële bedrijfssoftware is een belangrijke zakelijke beslissing en kost veel tijd en geld. Zorg echter dat je je niet teveel focust op de kosten. Leg de focus liever op de ROI die je ontvangt wanneer je investeert in de juiste software! De voordelen zijn onder meer verhoogde efficiëntie, betere financiële rapportage , proactieve analyse voor besluitvorming en nog veel meer.

Wanneer moet ik mijn huidige software vervangen?

Herken je een of meer van de onderstaande tien punten? Dan is de kans groot dat je huidige software aan vervanging toe is.

De software ondersteunt de behoeften van de organisatie niet meer.
De software is traag of ingewikkeld. Hierdoor is een wildgroei aan handmatige workarounds ontstaan.
Je hebt niet de flexibiliteit om aan de wensen van je klanten te kunnen voldoen.
Er wordt binnen de organisatie steeds meer gewerkt met losse spreadsheets.
Je concurrenten presteren beter op het gebied van kosten/prijs, kwaliteit, doorlooptijd en service.
Het systeem ondersteunt de groei en verandering niet die je bedrijf nodig heeft.
Je kunt niet snel inspelen op macro economische factoren.
Het gebrek aan realtime inzicht zorgt dat je veranderingen in de markt pas laat opmerkt en moeilijk kunt bijsturen.
Leidinggevenden halen moeilijk het benodigde inzicht uit de software.
Je kunt moeilijk voldoen aan eisen van toezichthouders, crediteuren of bestuursleden.
De software is onbetrouwbaar, onveilig of kost te veel om te onderhouden.

Moderne financiële software is veilig en eenvoudig. Het biedt ondersteuning voor je gehele organisatie. Bovendien is de software flexibel, schaalbaar en aanpasbaar wanneer de behoeften van je bedrijf veranderen. Cloudsoftware is altijd en overal toegankelijk via elk apparaat met een browser.

Kies bovendien voor software die over een goede Application Programming Interface (API) beschikt. Dan kun je gebruikmaken van veel verschillende applicaties en specifieke branche-oplossingen. Een API is een programmeerinterface die wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen tussen twee verschillende applicaties.

Naar boven

Wat is de terugverdientijd van financiële software?

Bij de aanschaf van financiële software wil je natuurlijk weten hoe lang het duurt voordat je de investering terugverdient. De Return on Investment (ROI) een dan ook belangrijk aspect.

Maar hoe weet je dat eigenlijk? De terugverdientijd van software verschilt natuurlijk per organisatie en per softwarepakket. Hoe kun je zelf de ROI van financiële software verkorten?

Er zijn een aantal belangrijke keuzes die de terugverdientijd beïnvloeden. Kies je bijvoorbeeld voor:

eenmalige aanschaf van de financiële software of een abonnementsmodel?
taken handmatig blijven uitvoeren of een automatiseringsslag maken?
blijven werken met losse systemen of systemen koppelen?
zelf de softwarebeveiliging regelen of de veiligheid de verantwoording van de leverancier maken?

Naar boven

Kan ik bij een overstap al mijn bestaande data meenemen?

Bij de overstap naar nieuwe software wil je graag al je bestaande data meenemen. Gelukkig is dit geen probleem wanneer je kiest voor moderne software. Dankzij slimme im- en exportfunctionaliteit gaat overstappen vanaf een ander softwarepakket heel eenvoudig. Upload informatie zoals debiteuren, crediteuren, grootboekschema’s en zelfs journaaltransacties. Je neemt deze data dan probleemloos mee naar de nieuwe software.

De software leest de informatie over meerdere boekjaren. Hierdoor kunnen actuele gegevens op ieder moment van het jaar worden ingelezen. Hierdoor is het ook niet nodig om (tijdelijk) vanuit twee verschillende systemen te werken.

Naar boven

Wanneer stap ik het best over op nieuwe software?

Je kunt overstappen op de nieuwe software wanneer het jou het beste uitkomt. Bijvoorbeeld in een minder drukke periode van het jaar. Zo krijgt iedereen die met de software gaat werken de kans om rustig aan het nieuwe systeem te wennen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om eventuele opstartproblemen op te lossen voordat de drukte losbarst.

Veel organisaties willen graag bij de aanvang van het nieuwe jaar starten met de nieuwe software. De jaarwisseling is echter voor financiële afdelingen de drukste periode van het jaar. Alle financiële informatie uit het oude jaar moet afgesloten worden. Daarnaast moet de jaarrekening worden opgemaakt en komt de accountant langs voor controles. Dan heb je echt geen behoefte aan extra stress of gebrek aan focus door het overstappen naar een ander pakket.

Naar boven

Wat zet ik op een RFI voor software leveranciers?

Om software goed te kunnen vergelijken, kun je gebruikmaken van een zogenaamde RFI (Request for Information). Met behulp van een RFI vraag je leveranciers van software om meer informatie. Je ziet zo eenvoudig hoe belangrijk de verschillende eisen en wensen voor jouw organisatie zijn.

Zorg dat je voor het opstellen van de RFI de grootste problemen van je organisatie kent. Deze problemen spelen een belangrijke rol bij het selectieproces van de software. Draagt de software niets bij aan het oplossen van deze problemen? Dan is het duidelijk geen passende software voor jouw organisatie.

Stel daarom de volgende vragen:

Welke unieke procedures en processen heeft de organisatie nu en in de nabije toekomst nodig?
Aan welke eisen moet de software voor jouw branche minimaal voldoen?

Neem de gebruikelijke vereisten uit jouw branche mee. Vergeet ook zeker zaken die specifiek voor jouw organisatie gelden niet. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen werken met track-and-trace, meerdere vestigingen of verschillende valuta.

Naar boven

Hoe betrek ik mijn medewerkers bij de overstap naar software?

Een overstap naar nieuwe software is voor jou een logische stap. Het is voor medewerkers echter een grote verandering waar ze snel bij betrokken moeten worden. Wanneer zij de noodzaak tot veranderen niet ervaren kom je namelijk niet verder. Dit kan de overstap naar nieuwe software erg vertragen. En dat terwijl de tijd dringt en je concurrenten al diverse verbeterslagen hebben gemaakt.

Je medewerkers kunnen veel redenen hebben om zich te verzetten tegen de verandering. Misschien zijn ze wel bang dat ze niet met het nieuwe systeem uit de voeten kunnen. Of dat ze door processen te automatiseren straks hun baan kwijtraken.

Neem deze zorgen zoveel mogelijk weg door hen zo snel mogelijk bij de zoektocht naar nieuwe software te betrekken. Bijvoorbeeld door een projectteam samen te stellen dat bestaat uit mensen uit de hele organisatie.

Naar boven

Hoe gebruik ik een RFI voor het selecteren van de juiste software?

Wanneer je de door de softwareleveranciers ingevulde RFI’s ontvangt, neem je deze met het projectteam door. Sluit softwareleveranciers uit die hebben aangeven dat ze niet aan de minimale eisen van de gemaakte eisen- en wensenlijst voldoen.

Blijven er meer dan drie verschillende softwareleveranciers over? Kijk dan naar zaken die op de RFI op de tweede plaats kwamen. Zo blijven de leveranciers over die het beste aan jouw eisen en wensen kunnen voldoen. Nodig vervolgens de drie geselecteerde leveranciers uit voor een demonstratie.

Naar boven

Software zelf implementeren of laat je je ontzorgen?

Bij de implementatie kiezen voor een expert zorgt dat je gebruik kunt maken van zijn jarenlange kennis en ervaring. Hij helpt je wensen in kaart te brengen en te vertalen naar oplossingen. Hierdoor verloopt een traject in de regel gestructureerder en wordt het maken van veelgemaakte fouten voorkomen. Bovendien verloopt de implementatie met behulp van een expert sneller. Je beschikt zo eerder over de volle potentie van de software.

De meeste leveranciers werken met een dealer of implementatiepartner. Neem contact op met de softwareproducent zelf. Deze kan je doorverwijzen naar een partner die het beste bij jouw organisatie en/of specifieke branche past.

Naar boven

Hoe zorg ik voor een soepele overstap naar de nieuwe software?

Vaak wordt gedacht dat een implementatietraject van nieuwe software een moeizaam en lastig traject is. In werkelijkheid zorgt een goede voorbereiding echter voor een soepele implementatie en ingebruikname van de nieuwe software.

Zeven tips voor een soepele implementatie en ingebruikname van de nieuwe software:

Kies een deskundige softwareleverancier
Zorg dat je werknemers betrokken zijn
Zorg voor een volledig en realistisch projectplan
Investeer in de communicatie van het softwareproject
Stel realistische verwachtingen
Ken de kernprocessen van je organisatie
Train je medewerkers

Naar boven

Hoe leer ik mijn medewerkers met de nieuwe software werken?

Medewerkers moeten eerst leren werken met de nieuwe software voordat ze er efficiënt mee kunnen werken. Het is belangrijk ze goed op te leiden. Zo verdien je de investering in de nieuwe software zo snel mogelijk terug.

Zorg vooral dat je tijdig begint en dat de training een praktijkopdracht bevat. Daarbij maakt het niet uit of je kiest voor een in- of externe opleiding. De meeste vragen ontstaan immers pas als werknemers echt met de software werken. Werk daarom tijdens de training al echt met de software. Op die manier zijn de meeste vragen al beantwoord voordat medewerkers er echt mee gaan werken.

Zorg er daarnaast voor dat er voldoende medewerkers worden getraind. Soms kiezen organisaties ervoor om maar één persoon met de software te leren werken. Dit is vaak een lastige en onwerkbare situatie. Wordt deze medewerker ziek of neem hij of zij ontslag? Dan is er binnen de organisatie niemand die het systeem begrijpt en weet hoe het werkt. Bovendien kan deze persoon moeilijk werken als werknemers hem steeds met vragen lastig komen vallen.

Naar boven