Beslis jij op basis van betrouwbare data?

 

Betrouwbare data zou altijd leidend moeten zijn bij het nemen van zakelijke beslissingen. Toch hanteren nog heel veel organisaties geen datagedreven besluitvormingsproces. Niet alleen omdat ze dit niet zouden willen, maar vaak omdat de systemen waarmee ze werken dit onmogelijk of heel erg ingewikkeld maken.

Wat zijn de voordelen van betrouwbare data?

Als financieel professional wil je snel op elk moment goede rapportages kunnen aanleveren. Je wilt sturen op de belangrijkste kpi’s van de organisatie en indien nodig snel kunnen ingrijpen en bijsturen. Hiervoor moet je beschikken over betrouwbare data. Bovendien kun je op basis van gegevens waarop je kunt vertrouwen de directie beter informeren en adviseren. 

Andere voordelen van betrouwbare data voor je organisatie zijn:

  • Single point of entry
    Wanneer dezelfde data in je organisatie op verschillende locaties wordt opgeslagen en vervolgens door diverse gebruikers wordt bewerkt, kan het voorkomen dat gegevens niet meer overeenkomen. Wat doe je als de verkregen data van elkaar afwijkt? Welk systeem spreekt dan de waarheid?

    Bekijk goed welk systeem binnen jouw organisatie over de meest correcte en bruikbare data beschikt. Dit systeem wordt het bronsysteem. Door vervolgens te automatiseren en andere systemen met dit bronsysteem te koppelen, beschik je in al je systemen over data die je kunt vertrouwen.

  • Knelpunten eerder signaleren
    Geautomatiseerde systemen geven je de ruimte om toekomstanalyses te maken. Niet alleen kun je zo sneller en eenvoudiger rapporteren aan het management, je bent ook proactiever omdat je risico’s en knelpunten veel eerder signaleert.

  • Blijven verbeteren
    Wanneer je op basis van betrouwbare data eenvoudig analyses kunt maken, kun je gericht verbeteringen (blijven) doorvoeren. Misschien heeft jouw organisatie bijvoorbeeld wel voldoende voorraad maar niet de juiste. Of moet je net iets te vaak ‘brandjes blussen’. Realtime gegevens geven je direct zicht op de stand van zaken zodat je kunt bijsturen en verbeteren.

  • Tevreden medewerkers
    Handmatige werkzaamheden zijn bij organisaties die beschikken over betrouwbare data vaak geëlimineerd. Medewerkers houden hierdoor meer tijd over om te doen waar ze goed in zijn. Het werk wordt inhoudelijk interessanter en er ontstaat minder werkdruk en stress. Op deze manier wordt een organisatie een aantrekkelijkere werkgever en worden goed opgeleide medewerkers behouden.
  • Aandacht naar uitzonderingen
    Gegevens die geautomatiseerd tussen systemen worden uitgewisseld, kunnen worden weergeven op een door jezelf samengesteld dashboard. Je hebt dan in een oogopslag inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming en krijgt proactief een signaal als bepaalde waarden buiten de gestelde bandbreedte komen. Zo verleg je de focus naar zaken die je aandacht echt nodig hebben.

Naar boven Pijl_naar_boven

 

Mehmed Tozlu, controller bij Koninklijke Bouwend Nederland: 'Voor belangrijke elementen of projecten bouwen we een specifiek, gepersonaliseerd dashboard.'

'Bij het opstarten zie ik op het dashboard direct of bijvoorbeeld facturen niet verzonden zijn. Hierop kan ik meteen actie ondernemen. Zo besteed ik alleen aandacht waar dat nodig is en dat is heel erg belangrijk. Processen zijn gebruikersvriendelijk en intuïtief ingericht. Hierdoor zijn de efficiëncy en de snelheid toegenomen.' 

Wat is de impact van slechte data op je bedrijfsresultaat?

Ken je het opgejaagde gevoel wanneer je snel een rapport of directieadvies aan moet leveren? Het kost je veel tijd en het is lastig om de juiste cijfers en het daarbij behorende advies op tijd aan te leveren. De kans is groot dat je de volgende problemen herkent:

  • Data moet handmatig uit diverse systemen worden gehaald, samengevoegd, gecontroleerd en gecorrigeerd
  • Je kunt niet inzoomen naar onderliggende detailinformatie waardoor je belangrijke informatie mist
  • Het opsporen van fouten en het herstellen hiervan kost dagelijks veel tijd
  • De benodigde informatie ontbreekt om te kunnen adviseren over zaken als het opnemen van producten in het assortiment, margebepaling en klantcontracten

Niet alleen het handmatig samenvoegen van gegevens zorgt voor problemen. De rapportages die je maakt en de adviezen die je vervolgens geeft, zijn op deze manier altijd gebaseerd op de cijfers van vorig jaar, vorig kwartaal of vorige maand. Hierdoor mis je inzicht in hoe de zaken er op dit moment voorstaan en zie je niet direct naar welke gebieden de aandacht van jouw organisatie nu uit moet gaan.

Je kunt ook vrijwel onmogelijk zien hoe de marge van je organisatie op dit moment precies is opgebouwd, waardoor verborgen kosten onbelicht blijven. Dit gaat dan ten koste van de liquiditeit en het werkkapitaal van de organisatie.

Naar boven Pijl_naar_boven

Wat zijn de nadelen van het werken met Excel?

Vaak kiezen organisaties er in de opstartfase voor om te werken met aparte taakgerichte systemen en losse Excel-bestanden. Dit lijkt een logische keuze omdat er weinig kosten aan verbonden zijn en er snel gestart kan worden. Deze manier van werken brengt echter ook een aantal gevaren met zich mee.

Wanneer meerdere mensen in dezelfde spreadsheet werken, gebeurt het regelmatig dat iedereen zijn eigen invulling geeft aan de opbouw van informatie. Medewerkers gooien dan bijvoorbeeld alle (voor hen) onzinnige gegevens eruit en vervangen deze door gegevens die voor hen wél relevant zijn. Hierdoor kunnen gegevens niet meer overeenkomen. Wat doe je als de verkregen data van elkaar afwijkt? Weet je dan welk systeem de waarheid spreekt?

Naar boven Pijl_naar_boven

Heb je voldoende inzicht dankzij betrouwbare stuurinformatie?

Het handmatig overnemen van data uit verschillende systemen zorgt niet alleen voor onbetrouwbare rapportages, maar ook voor minder inzicht. Het is vaak lastig, tijdrovend en soms zelfs onmogelijk om op onderliggende detailinformatie in te zoomen. Je mist hierdoor belangrijke informatie die je nodig hebt bij het adviseren over zaken als het opnemen van producten in het assortiment, margebepaling en klantcontracten. Dat kan leiden tot een groot risico op verkeerde beslissingen, een verminderd concurrentievermogen en een verslechterde liquiditeitspositie.

Hoe krijgt je bijvoorbeeld, zonder onderliggende details, antwoord op belangrijke vragen als:

  • Wie zijn onze meest en minst winstgevende klanten?
  • Wat zijn onze meest en minst winstgevende producten?
  • Welke klanten vertegenwoordigen de grootste potentiële waarde?
  • Welke campagnes leveren de grootste omzetwaarde op ten opzichte van het geïnvesteerde bedrag?
  • Welke mensen en middelen kan ik het beste inzetten voor een specifieke order?

Naar boven Pijl_naar_boven

Wat zijn de voordelen van werken met realtime data?

Wanneer je beschikt over realtime inzicht in de stand van zaken binnen je bedrijf hoeft je niet langer te schatten wat de cijfers worden of beslissingen te nemen op basis van onderbuikgevoel. Je stelt realistische scenario’s op waarmee je een belangrijke bijdrage levert aan het risicomanagement binnen de organisatie.

Geautomatiseerde systemen geven je de ruimte om toekomstanalyses te maken, projectresultaten te voorspellen, zuivere kostprijsberekeningen te maken en in- en externe tarieven op te stellen. Zo rapporteer je niet alleen sneller aan het management, maar ben je ook proactiever omdat je risico’s en knelpunten veel eerder signaleert.


Een goede (en regelmatige) analyse zorgt er bovendien voor dat je gericht verbeteringen kunt (blijven) doorvoeren. Misschien heeft jouw organisatie bijvoorbeeld wel voldoende voorraad maar niet de juiste. Of moet je regelmatig ‘nee’ verkopen aan klanten en ad-hoc-bestellingen plaatsen bij je leveranciers. Misschien moet je net iets te vaak ‘brandjes blussen’. Realtime gegevens geven je direct zicht op de stand van zaken.

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe kun je snel inspelen op de actualiteit?

Werken met realtime data zorgt ervoor dat je op elk gewenst moment direct op de hoogte bent van de stand van zaken. Afwijkingen in processen zijn voor jou sneller zichtbaar waardoor je tijdig kunt bijsturen. Je bent geen tijd meer kwijt aan onnodige handmatige handelingen.


Investeer deze tijd in analyses en scenarioplanning die de organisatie in staat stellen sneller en adequater te reageren op ontwikkelingen in de markt en in de wereld, zoals Covid-19, Brexit en veranderend overheidsbeleid. Zo krijg je een belangrijke voorsprong op je concurrenten en kun je intern proactiever optreden.

Naar boven Pijl_naar_boven

Hoe kun je meer doen met hetzelfde aantal medewerkers?

Handmatige processen maken het werk voor je medewerkers zeker niet interessanter. Door deze processen te automatiseren, houden medewerkers meer tijd over om interessanter werk te doen. En door de tijdsbesparing verminderen de werkdruk en stress. Je bent hierdoor een aantrekkelijkere werkgever en behoudt goed opgeleide medewerkers.

Ook zorgt het automatiseren van werkprocessen ervoor dat medewerkers efficiënter werken en productiever zijn. Zo kun je dus meer doen met hetzelfde aantal mensen!

Zoals je ziet kan betrouwbare data je organisatie heel veel opleveren. Door systemen te integreren en te automatiseren kun je voortaan snel en eenvoudig betrouwbare rapportages maken. Doordat je altijd actueel inzicht hebt, wordt het ook makkelijker om te sturen op kpi’s, en tijdig bij te sturen. Belangrijke zaken die tegenwoordig onmisbaar zijn om succesvol te ondernemen. Jouw rol van financieel professioneel krijgt hierdoor nog meer waarde en wordt steeds meer die van waardevolle adviseur voor de algemeen directeur of ceo.

Naar boven Pijl_naar_boven

Waarschijnlijk vind je deze onderwerpen ook interessant