Binnen de autoindustrie is het heel gewoon dat het overgrote deel van van het product - een auto - door robots wordt geassembleerd. Het bouwen van een auto bestaat uit veel repeterende handelingen die voor iedere auto gelijk zijn. Robots kunnen dit werk sneller, nauwkeuriger en goedkoper dan mensen en dus is het logisch dat zij een groot deel van het productieproces van hen overnemen. Mensen worden alleen nog ingezet voor de ingewikkelde en creatieve onderdelen van het proces.

Hoe serieus neem je robotisering?

Als financieel professional doe je van oudsher ook veel repeterend werk. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van bankmutaties, het bijwerken van de voorraad en het samenstellen van rapportages en prognoses. Vandaag de dag zijn veel van deze handelingen geautomatiseerd en maakt software deze handelingen eenvoudiger. Je hoeft bijvoorbeeld geen bankafschriften meer over te typen, maar downloadt deze gegevens uit het bankprogramma, en uploadt deze daarna in de administratie. Software is dan een handig hulpmiddel.

Een volgende stap is software die applicatie-overstijgend is. We spreken dan over robotisering. Een mooi voorbeeld is administratiesoftware die zelfstandig bankmutaties ophaalt, controleert of facturen betaald zijn, en als dit niet binnen 30 dagen het geval is een herinnering verstuurt en anders de betaling boekt in de boekhouding. Vergeleken met handmatig werken is dit veel sneller, nauwkeuriger en goedkoper. Niet alleen reduceert een robot de overheadkosten, maar deze zorgt er ook voor dat broodnodige financiële stuurinformatie sneller en completer beschikbaar is. Geen wonder dat robotisering (of meer volledig: robotics process automation) in finance een grote ontwikkeling doormaakt.

Maakt deze ontwikkeling jouw werk als finance professional overbodig? Integendeel. Het automatiseren van de invoer geeft je de mogelijkheid de focus te verleggen naar analyseren en adviseren. Je functie wordt creatiever, leuker en je voegt nog meer waarde toe aan de organisatie. Als je tenminste tijdig inhaakt. Zoals gezegd reduceert robotisering de overheadkosten en als je niet nu de eerste inventarisatiestappen zet, word je binnen enkele jaren links en rechts ingehaald door ondernemingen die goedkoper produceren en hun beleid sturen op basis van actuele data. Voor finance professionals die nu robotisering serieus nemen, ligt er een gouden toekomst in het verschiet.

Voordelen van robotisering voor finance

1. Sneller en efficiënter werken
   Software kan handelingen sneller uitvoeren dan mensen. Hierdoor zijn gerobotiseerde handelingen niet alleen sneller, maar ook goedkoper. Software maakt ook geen ‘menselijke fouten’ waardoor typefouten en fouten die ontstaan door bijvoorbeeld het combineren van onjuiste data tot het verleden behoren.
2. Beter inzicht
   Het sneller verwerken van data wil ook zeggen dat de rapportages die hiervan gebruikmaken sneller beschikbaar zijn. Worden rapportages en dashboards automatisch gegenereerd op basis van data uit verschillende bronnen, dan heb je niet binnen dagen of uren de gegevens beschikbaar, maar binnen enkele minuten. Het resultaat: sneller inzicht in de business en actuele gegevens die je nodig hebt voor het maken van je bedrijfsanalyses. Maar misschien nog wel belangrijker: je creëert een ‘single point of truth’. Een universele waarde die organisatiebreed gedragen wordt, in plaats van verschillende resultaten uit verschillende bronnen die alle een net iets ander beeld geven.
3. Uitdagende werkzaamheden
   Een laatste voordeel van robotisering is dat het werk van de finance professional uitdagender wordt. Of beter gezegd: je komt eindelijk toe aan het analyseren van de gegevens door het grotendeels wegvallen van je invoer- en correctiewerkzaamheden! Dit verlaagt de werkdruk en maakt meer tijd vrij voor het analyseren van de cijfers en het formuleren van advies richting het management. Hierdoor kun je je rol als belangrijkste managementadviseur nog beter uitvoeren en waardevoller maken.

Randvoorwaarden voor robotisering 

De mogelijkheden voor robotisering binnen finance zijn bijna eindeloos. Om nog een paar voorbeelden te geven: het volledig automatisch scannen, interpreteren, zorgen voor de benodigde autorisaties, betalen en boeken van inkomende facturen. Hier hebben we ook meteen de eerste randvoorwaarde te pakken: het proces dat je wilt automatiseren, moet een hoge mate van standaardisatie hebben, waarvan de regels nauw omschreven zijn.

Een tweede voorwaarde is dat de gegevens die je verwerkt ‘schoon’ zijn. Garbage in = garbage out. Of met andere woorden: vervuilde data geeft vervuilde rapportages. Een niet goed bijgehouden voorraad zal nooit resulteren in een goede rapportage en een goed advies.

Door jezelf een aantal vragen te stellen, kun je eenvoudig in kaart brengen welke handelingen of processen die nu uitgevoerd worden door mensen, zich goed lenen om overgenomen te worden door robotisering. Hoe meer van de onderstaande vragen je met ‘ja’ kunt beantwoorden, hoe beter een proces zich hiervoor leent.

• Zijn er veel handmatige en repetitieve processen?
• Gaat het om hoge volumes?
• Is de input in hoge mate gestandaardiseerd?
• Liggen processen en werkwijzen op voorhand vast op basis van een set aan regels?
• Is het proces stabiel (niet-veranderende werkwijze)?
• Is het ratio aan uitzonderingen binnen het proces laag?
• Is de aanwezige data betrouwbaar?

Wil je meer weten over het automatiseren van financeprocessen en -handelingen, lees dan het e-book ‘Overstap naar business control'. Hierin lees je meer over de transitie van invoeren naar analyseren.