Visma Blog Nederland

Vervoerslabels van diverse vervoerders printen vanuit één systeem

Verschillende vervoerslabels printen vanuit één systeem

Swordfish & Friend Distributions werd in 2013 opgericht door Tessa Pals en Marlein Parlevliet. Het bedrijf is de Europese distributeur van het bekende Amerikaanse platenspelermerk Crosley. Daarnaast is Swordfish & friend Distributions bezig met het opzetten van een eigen productlijn. Zowel de financiële- als logistieke processen worden beheerd in Visma.net ERP. Sinds kort maakt Swordfish & Friend Distributions ook gebruik van een koppeling met SendiT.

‘We importeren sinds 2013 platenspelers van Crosley vanuit Amerika. We hebben inmiddels een netwerk opgebouwd van zo’n achthonderd retailers en een aantal grote marktplaatsen waar we als partner verkopen.

Wekelijks versturen we pallets vol platenspelers naar onze retailers. Daarnaast versturen we zo’n tweehonderdvijftig losse bestellingen direct naar klanten. Dat doen we vanuit onze loods in De Meern waar we werken met een klein team van zeven man.’ zo vertelt Tessa Pals.

Processen automatiseren

Drie jaar geleden liep het bedrijf met de oude software tegen verschillende beperkingen aan. Zo moesten nieuwe onderdelen of aanpassingen telkens speciaal ontwikkeld worden. Dat kostte veel tijd en geld. Ook zat Swordfish & Friend Distributions echt te springen om een cloudoplossing. Tessa Pals vertelt: ‘We zijn overgestapt naar Visma.net Financials en Visma.net Logistics. Dat bevalt nog steeds heel goed. Alles wat je nodig hebt, zit erin. Je kiest de functionaliteit uit die past bij jouw bedrijfsprocessen en krijgt zo precies de juiste inrichting voor jouw bedrijf samen. Het werkt heel natuurlijk en je kunt processen eenvoudig automatiseren. Ook kan iedereen overal en op elk moment met de software werken.’

‘Data hoeft niet meer handmatig te worden overgenomen en we printen verzendlabels van verschillende vervoerders eenvoudig vanuit één systeem.’

Einde aan handmatige aanpassingen

Verzendlabels van verschillende vervoerders printen vanuit één systeem‘Al snel bespaarden we met de nieuwe software veel tijd. Alleen het versturen van pakketten was nog steeds tijdrovend. We haalden voor het aanmaken van verzendlabels dagelijks data uit Visma.net ERP. Die werd handmatig weer bij onze vervoerders ingevoerd. Of we maakten een export uit onze Visma-software. Elke vervoerder stelt echter andere eisen als het gaat om het aanleveren van adressen. Daardoor moest de export voor het importeren eerst weer per vervoerder handmatig worden gecorrigeerd.

Zodra alle labels geprint waren, liep je naar de loods voor de producten. Bleek tijdens het inpakken dat de bestelling in meerdere dozen verzonden moest worden, dan moest je vanuit de loods weer weer terug naar kantoor om een extra verzendlabel uit te printen.’

Alle bestellingen snel afgehandeld

‘Data hoeft niet meer handmatig te worden overgenomen en we printen verzendlabels van verschillende vervoerders eenvoudig vanuit één systeemSinds kort werkt Swordfish & Friend Distributions met een koppeling met SendiT. Hierdoor hoeft data niet meer handmatig te worden overgenomen en kunnen verzendlabels van verschillende vervoerders eenvoudig vanuit één systeem worden geprint. Tessa vertelt: ‘De foutmarge is veel kleiner geworden. Ook is het werkproces veranderd. We printen de pakbonnen, zoeken de artikelen in de loods en lopen daar naar de computer. We scannen de barcode op de pakbon met een handscanner. De software van Visma herkent de barcode, weet om welke zending het gaat en vraagt hoeveel verzendlabels er afgedrukt moeten worden. Je geeft per debiteur aan of deze een retourlabel wenst te ontvangen. Voor alle zendingen voor deze debiteur wordt er dan ook een retourlabel geprint. Zo handel je elke bestelling direct helemaal af.’

‘We besparen ook als partner van webshops veel tijd. Vroeger haalden we de track-en-trace-link van elk pakket handmatig uit het portaal van de desbetreffende vervoerder en stuurden die door naar de webshop. Nu staat de track-en-trace-link dankzij SendiT direct in Visma.net ERP en wordt deze met behulp van API-koppelingen automatisch naar de klant doorgestuurd!’

Lees meer over de koppeling met SendiT

Rust en ruimte in de organisatie

We nemen data niet meer handmatig over en de foutmarge is veel kleiner‘Het koppelen van Visma en SendiT ging heel snel. ICS Vertex, de aanbieder van SendiT, is een snelle partij. We hadden een voorgesprek waarin SendiT vertelde wat er allemaal mogelijk was. Wij hebben toen aangegeven wat we verder nog nodig hadden. Dat hebben ze direct ontwikkeld en vervolgens konden we binnen twee weken al gaan testen! Momenteel werken we met twee vervoerders, maar via SendiT is het mogelijk om nog veel meer verschillende vervoerders aan te sluiten.

We kunnen nu efficiënter werken en besparen veel tijd. Dit zorgt voor meer rust en ruimte in de organisatie. We hebben niet meer het gevoel dat we een race tegen de klok aan het houden zijn. Ons bedrijf draait weer gewoon om het verzamelen en het plezier hebben van vinyl. Ik raad anderen dan ook zeker deze koppeling aan.

In de toekomst willen we graag nog verder uitbreiden in Duitsland. Zodat we ook daar meer kunnen verkopen. Daarnaast ontwikkelen we ons eigen meubel For The Record. Deze kast groeit mee met jouw vinylcollectie. Onze logistieke organisatie groeit voorlopig dus nog wel even door!’

Lees meer over de koppeling met SendiT

0