Financieel

Aanmaken en bewerken van boekstuksjablonen

Mamut Support ID: M-01004861
Product: Mamut One
Laatst bijgewerkt: 17 juni 2011

Omschrijving

Boekstuksjablonen worden aangemaakt en bewerkt door middel van een wizard die u door alle noodzakelijke instellingen zal leiden.

Voordat u met deze wizard begint, raden wij u aan om zelf een schets te maken van het uiteindelijke sjabloon en van te voren te besluiten welke invoerwaarden noodzakelijk zijn. Ga dus na waar u een boekstuksjabloon voor wilt aanmaken en wat het boekstuksjabloon dient te bevatten.

TIP: De makkelijkste manier om nieuwe boekstuksjablonen aan te maken is om een bestaand sjabloon te dupliceren om daarna de benodigde aanpassingen in de wizard te doen. Mamut Business Software bevat meerdere boekstuksjablonen welke gebruikt kunnen worden als uitgangspunt voor uw eigen sjablonen.

Ga naar Beheer - Administratie - Boekstuksjablonen en klik op Nieuw om een nieuw boekstuksjabloon aan te maken. De wizard voor boekstuksjablonen start nu op.

Deze Wizard bestaat uit drie stappen:

  1. Het bepalen van de naam, sortering en instellingen van het sjabloon.
  2. Het bepalen van de invoerwaarden die gebruikt moeten worden.
  3. Het bepalen van welke boekstukregels uiteindelijk geboekt moeten worden.

  • Een Sorteringsnummer wordt aan alle nieuwe boekstuksjablonen gegeven. Dit nummer bepaalt de volgorde in de afrollijst bij het inboeken van boekstukken. Door de nummers aan te passen kunt u de boekstuksjablonen die u het meest gebruikt boven aan de lijst zetten zodat zij sneller gevonden kunnen worden.
  • Boekstuksjablonen kunnen ook op groep gesorteerd worden. Deze sortering is alleen aanwezig in de lijst van boekstuksjablonen en maakt het makkelijker om de gewenste sjablonen te vinden.
  • Wanneer het sjabloon wordt gebruikt voor een periodisering / periodetraject dient u dit aan te vinken.
  • Wanneer het boekstuksjabloon niet zichtbaar moet zijn in de inboekmodule dient u deze instelling niet aan te vinken. Dit kunt u doen in plaats van het gehele boekstuksjabloon te verwijderen, wanneer u het op een later tijdstip misschien nog eens wilt gebruiken. Vink deze instelling dus uit wanneer u het boekstuksjabloon wilt gebruiken.

Klik Volgende om in de Wizard verder te gaan. De volgende stap hangt af van het feit of het sjabloon gebruikt wordt voor periodisering. Indien dit niet zo is gaat u verder met het definiëren van de invoerwaarden.


Periodisering van kosten en opbrengsten

In sommige gevallen kan het verstandig zijn om bepaalde kosten over meerdere maanden (administratieperioden) te verspreiden. Dit kunnen bijvoorbeeld kwartaalbetalingen van huur zijn.

De Instellingen voor periodisering van een boekstuksjabloon zijn alleen beschikbaar wanneer uw sjabloon wordt gebruikt voor een periodisering. Dit heeft u in de eerste stap aangegeven.

  1. Voor elke periodisering dient een eigen boekstuk te worden gedefinieerd wat meerdere malen herhaald wordt via periode intervallen. U kunt hier ook aangeven hoeveel perioden na een actieve periode er herhaald moeten worden.
    Er worden dus net zoveel boekstukken aangemaakt als er herhalingen zijn ingegeven.
  2. Klik op volgende om de invoerwaarden in te stellen die in het boekstuksjabloon gebruikt moeten worden.

Definitie van invoerwaarden

Wanneer u een boekstuksjabloon gebruikt wordt u gevraagd om bepaalde waarden in te vullen welke in het boekstuk aanwezig dienen te zijn. Het is geen probleem om boekstukken zonder deze invoerwaarden aan te maken, maar in plaats hiervan van tevoren aangegeven standaardwaarden in alle boekstukregels te gebruiken. Dit wordt in de volgende stap gedaan.

  1. Klik nieuw voor elke invoerwaarde die u nodig heeft in het boekstuksjabloon. Voor elke invoerwaarde kunt u het volgende aangeven.
  • Type: U kunt kiezen tussen 10 invoerwaarden: Bedrag, Rekening, Klant, Leverancier, Factuurnummer, Betalingskenmerk, Project, Afdeling, Omschrijving en Datum. Deze keuze bepaalt in welk formaat de waarden bepaald worden.
  • Omschrijving: Deze omschrijving wordt de naam van de invoerwaarde. Wanneer u bijvoorbeeld meerdere velden van het type rekening heeft kan het verstandig zijn om een naam te geven welke goed beschrijft waar de rekening voor gebruikt zal worden in het boekstuk (bijvoorbeeld Balansrekening en Kostenrekening).
  • Standaardwaarden: Het veld wordt altijd automatisch met deze waarde gevuld wanneer u het in het boekstuk gebruikt. U kunt ook deze standaardwaarde in het invulveld veranderen door Standaard aan te vinken (U kunt dit bij het voorbeeld van punt 2 doen).
  • Invoerwaarde verbergen: Wanneer u wilt dat de standaardwaarde altijd wordt gebruikt in het boekstuksjabloon kunt u deze verbergen in het invulveld. Deze standaardwaarde moet u wel eerst instellen, anders zal het boekstuksjabloon niet werken.
  1. Wanneer u meerdere waarden toevoegt kunt u een voorbeeld zien. Klik hiervoor op het icoon Voorbeeld.
  2. Klik volgende om aan te geven waar de waarden in de boekingsregels moeten staan.

Boekingsregels aanmaken

De laatste stap in de wizard voor boekstuksjablonen is om de uiteindelijke boekstukken in te stellen. Voor elke boekstukregel kunt u de invoerwaarde welke in het boekstuk gedefinieerd zijn plaatsen. U kunt ook een vaste waarde voor elke boekstukregel invullen indien u de invoerwaarde niet wilt gebruiken.

Geperiodiseerde boekstuksjablonen eisen dat u een boekstuk per periode aanmaakt. Middels het drop down menu rechtsboven wordt periodisering gekozen en maakt u boekstukregels voor elke periode aan.

Wanneer u niet zeker weet welke invoerwaarden u voor het boekstuk nodig heeft kunt u eerst de boekstukregels aanmaken om daarna op vorige te klikken om de invoerwaarden in te vullen wanneer u ze nodig heeft. Deze kunt u daarna weer toevoegen aan uw boekstukregels.

  1. Klik op nieuw om een boekstukregel aan te maken.
  2. Stel de waarden in voor elk veld in de boekstukregel in het regelscherm en klik op OK.
  3. Herhaal deze procedure totdat u alle boekstukregels voor het boekstuk heeft aangemaakt.
  4. Geperiodiseerde boekstuksjablonen vereisen dat u meerdere boekstukken aanmaakt. U kiest de verschillende periodiseringen in het drop down menu rechtsboven. Let op dat alle boekstukken in evenwicht zijn en dat u alle bedragen heeft verdeeld zo dat elke kruispost leeg loopt na elke periodisering (periodiek).
  5. Klik Voltooien om het sjabloon op te slaan. Het sjabloon kan nu gebruikt worden bij het inboeken. Dit kunt u instellen bij de gebruikers instellingen voor inboeken.

Uitleg over boekstukregels in het boekstuksjabloon

Elk veld in een boekstukregel kan een vaste waarde bevatten of een variabele waarde welke van de invoerwaarde wordt gehaald. De variabele waarden kunnen naar het veld worden gebracht door de omschrijving welke tussen accolades staan, zoals <Voorbeeld> te kiezen.

  • Rekening wordt gehaald vanuit het rekeningschema door een drop down menu. Indien u een ander rekeningnummer wilt gebruiken kunt u deze makkelijk selecteren door het drop down menu te open en daarin de eerste nummers in te vullen. Rekeningen die vanuit de invoerwaarden worden gehaald staan bovenaan de lijst. Alle invoerwaarden van het type rekening kunnen hier gekozen worden.
  • Het veld omschrijving stelt altijd de naam van de invoerwaarde voor. U kunt dit veld vervangen voor een vaste waarde. Het veld omschrijving kan altijd worden aangepast nadat het boekstuk is aangemaakt.
  • De BTW instellingen voor de grootboekrekening die hierboven zijn gekozen worden altijd voorgesteld als Volg Grootboekrekening Wanneer dit overschreven dient te worden kunt u een andere btw code selecteren in het drop down menu.
  • Relatienummers kunnen alleen worden ingesteld voor rekeningen die verwijzen naar relatiefuncties (Standaard is 1300 Debiteuren en 1500 Crediteuren). Alle invoerwaarden van het type leverancier kunnen gekozen worden wanneer de rekening 1600 is en klant wanneer de rekening 1300 is.
  • Factuurnummer kan alleen ingesteld worden voor rekeningen die verwijzen naar relatiefuncties (Standaard is 1600 Crediteuren en 1300 Debiteuren). Alle invoerwaarden van type factuurnummer kunt u hier selecteren.
  • Betalingskenmerk kan alleen ingesteld worden voor rekeningen die verwijzen naar relatiefuncties (Standaard is 1600 Crediteuren en 1300 Debiteuren). Alle invoerwaarden van type betalingskenmerk kunt u hier selecteren.
  • Project wordt geselecteerd vanuit het projectregister door middel van het drop down menu. Projecten welke geselecteerd worden vanuit de invoerwaarden vindt u bovenaan de lijst. Alle invoerwaarden van type project kunt u hier selecteren.
  • Afdeling wordt geselecteerd vanuit het standaardregister door middel van het drop down menu. Afdelingen welke geselecteerd worden vanuit de invoerwaarden vind u bovenaan de lijst. Alle invoerwaarden van type afdeling kunt u hier selecteren.
  • Voor het bedrag kunt u de invoerwaarde direct kiezen of kunt u een formule aanmaken welke u geavanceerde berekeningen laat doen die gebaseerd zijn op een of meerdere invoerwaarden. Alle invoerwaarden van type bedrag kunt u hier selecteren.

Gebruikt u de invoerwaarden direct kunt u ook selecteren of het bedrag debet of credit moet zijn.

  • Wanneer u formule kiest dient u een apart veld te openen, middels de drie puntjes knop, waar u de berekening invult. Debet of Credit wordt dan gekozen op basis van positieve of negatieve bedragen. Debet is positief en credit is negatief. Hieronder kunt u hier meer over lezen.

Formule in Boekstuksjabloon

Het bedrag in een boekstukregel kan direct vanuit een invoerwaarde worden gehaald of kan uit een formule bestaan. In deze formule kunt u uw eigen berekeningen maken welke gebaseerd zijn op een of meerdere invoerwaarden.

Voorbeeld

(<b_factuurbedrag>/1.19)/3

Deze formule stelt een derde van het factuurbedrag in (dit is dan een invoerwaarde) exclusief btw (netto). Dit wordt credit geboekt wanneer er een min teken voor staat.

Het veld om een formule in te voeren word geopend door op de ... knop te klikken. Nadat u voor formule heeft gekozen in het drop down menu bij bedrag.

  1. Kies de invoerwaarde (inclusief of exclusief BTW) “factuurbedrag” en klik op Invoegen. De invoerwaarde wordt nu als code in het formuleveld weer gegeven. Voorbeeld <b_Factuurbedrag>
  2. Vul de berekening in, welke op het bedrag gedaan zouden moeten worden. U kunt de meest voorkomende berekeningen gebruiken, in hele getallen of met decimalen. Let op dat u een punt (.) als decimaal scheidingsteken gebruikt. 
    Vul een min teken in aan het begin van de gehele berekening wanneer u uw eerder gekozen debet of credit boeking (invoerwaarde) wilt terug boeken. De hoofdregel is dat een negatief resultaat als credit wordt geboekt en een positief resultaat als debet.