Financieel

Hoe verdeel ik een boekstuk over 24 maanden?

Omschrijving

Wanneer u een factuur heeft, die over 24 maanden verdeeld moet worden is het aan te raden om hiervoor een boekstuksjabloon te maken. We adviseren u om een bestaand boekstuksjabloon (met periodisering) te dupliceren en aan te passen naar uw wensen.

Voorbeeld:

We hebben een factuur van 6 000 incl. 21% BTW ontvangen. We willen de kosten verdelen over 24 maanden, beginnende op 01-01-2011.

Wanneer u een boekstuksjabloon aanmaakt kunt u het beste een bestaand sjabloon als uitgangspunt gebruiken. In dit voorbeeld dupliceren we het boekstuksjabloon Accountant en passen we dit nieuwe sjabloon aan.

1. Ga naar Beheer – Administratie – Boekstuksjablonen. Selecteer Accountant en klik op Dupliceren. Een wizard zal zich nu openen.
2. In het venster Instellingen geven we de gewenste informatie is. Het is hier belangrijk dat de instelling De sjabloon periodiek gebruiken aangevinkt staat. Vink ook Weergeven in de inboekmodule aan. Klik daarna op Volgende.
   
3. In het volgende venster zetten we de periodisering op. Omdat het boekstuk over 24 maanden zal gaan stellen we twee periodes in. Eén voor de eerste 12 maanden en één voor de laatste 12 maanden. Eerst bewerken we de regel welke al aanwezig is via de icoon Bewerken. Deze periode zal voor de factuur zelf zijn. We geven een omschrijving in, zetten het aantal periode op 1 en stellen de Actieve periode als begin periode in. Klik op OK en daarna op Nieuw om een nieuwe periode aan te maken. Deze periode zal voor de eerste 12 maanden zijn. We geven een omschrijving in, zetten het aantal periode op 12 en stellen de Actieve periode als begin periode in. Klik op OK en daarna op Nieuw om de periode voor de laatste 12 maanden aan te maken. Ook hier zetten we het aantal perioden op 12 maar bij begin periode selecteren we Actieve periode + 12.
   De periodisering zal er nu uitzien als onderstaande afbeelding: 
   
4. We klikken vervolgens op Volgende en komen in het venster van de invoerwaarden. Hier kunt u ingeven welke waarden er in de boekstuksjabloon gebruikt moeten worden. Het is belangrijk dat u hier zowel de balansrekening als de kostenrekening specificeert. Zie onderstaand voorbeeld.
   
5. We klikken op Volgende en komen dan in het venster waar de boekstukregels worden opgebouwd. Het opbouwen van de boekstukregels is belangrijk wanneer u periodisering gebruikt. We beginnen met het instellen van Inkoopfactuur. Selecteer de eerste regel en klik op Bewerken. Selecteer <balansrekening> bij Rekening. Selecteer Geen bij Btw.
   

Hierna bouwen we de boekstukregels voor de periode eerste 12 maanden op. We selecteren dan Periode eerste 12 maanden in de afrollijst.

Het is belangrijk dat de opbouw van de boekstukregels met een formule gebeurt. Klik op het icoon Nieuw. 

Omdat dit slechts de opbouw van de kosten zijn en de Btw al bij de Inkoopfactuur is behandeld kunnen we hier Geen selecteren bij Btw. Daarna stellen we de formule is door te klikken op de ... knop rechtsonder.

De formule voor deze periode is <b_Factuurbedrag>/1.21/24

Deze formule haalt eerst het Btw bedrag er uit en omdat het een factuur over 24 maanden is delen we het bedrag door 24. Klik op OK en OK.

Klik weer op Nieuw en voer hetzelfde uit voor <Balansrekening>. De formule wordt hier echter: -<b_Factuurbedrag>/1.21/24 (Voeg een minteken toe aan het begin van de formule).

Vervolgens moeten we de boekstukregels voor Periode laatste 12 maanden opbouwen. Herhaal dezelfde stappen welke u heeft gedaan bij Periode eerste 12 maanden.

Wanneer deze boekstukregels zijn toegevoegd klikken we op Voltooien en slaan we de boekstuksjabloon op.

Om de boekstuksjabloon te kunnen gebruiken is het noodzakelijk dat boekjaar 2012 in het programma aangemaakt is om een open periode te vinden om de boeking in te plaatsen. U maakt het boekjaar aan bij Beheer – Instellingen – Administratie - Nieuw.

Gerelateerde supportnotes

• Boekstuksjablonen
• Aanmaken en bewerken van boekstuksjablonen