Wat zijn afdelingen en kostenplaatsen en hoe kan ik ze aanmaken in Mamut?
| Mamut Support ID: | M-02021902 |
| Product: | Mamut One |
| Laatst bijgewerkt: | 15 juni 2011 |
Omschrijving
Afdelingen en kostenplaatsen
Afdelingen zijn een opdeling van een organisatie in functionele groepen. Kostenplaatsen worden gebruikt om vaste kosten, die gemaakt zijn door verschillende afdelingen van een bedrijf, te bekijken en te verdelen. Een kostenplaats dient ervoor om de verschillende activiteiten/werkzaamheden met vergelijkbare kenmerken en vergelijkbare kostenpatronen samen te voegen om een vergelijking tussen afdelingen mogelijk te maken. Het is aan te raden om slechts enkele belangrijke kostenplaatsen in uw bedrijfsvoering op te nemen, anders zal de financiële administratie een belasting worden.
Afdelingen en Mamut
Een afdeling kan aangemaakt en bewerkt worden binnen MAMUT op de volgende manier
- Ga naar Beheer – Instellingen – Bedrijf
- Kies Standaardregister – Afdelingen - Bewerken
Binnen deze functie is het mogelijk afdelingen aan te maken, te bewerken of te verwijderen. Door verschillende afdelingen aan te maken, zal het mogelijk worden de kostenplaatsen te classificeren en te analyseren binnen diverse functies van de software.
Afdelingen en projecten
Zodra de afdelingen van het bedrijf zijn aangemaakt, is het mogelijk projecten binnen de organisatie te koppelen aan deze afdelingen. Dat gaat als volgt:
- Ga naar Beheer in de werkbalk.
- Selecteer Project en vervolgens Projectregister.
- De afdeling waarop het project betrekking heeft, kan geselecteerd worden via de afrollijst naast de tekst Afdeling.
Afdelingen en Facturering
Orders kunnen gekoppeld worden aan afdelingen om de verkopen en de winst van ieder onderdeel van de organisatie te analyseren.
Op de volgende manier koppelt u orders aan afdelingen:
- Ga naar de betreffende order via Beheer – Order/factuur – Order/factuur.
- Klik op het tabblad Diversen.
- Selecteer het project door gebruik te maken van de afrollijst naast het woord Project.
Het project zou reeds gekoppeld moeten zijn aan de afdeling (zie: afdelingen en projecten).
Afdelingen en Relaties
Relaties kunnen gekoppeld worden aan afdelingen om klanten in te delen in groepen zoals de organisatie dat wenst.
Relaties kunnen op de volgende manier aan afdelingen gekoppeld worden:
- Ga via Beheer – Relatie – Relatiebeheer naar de betreffende relatie.
- Open het tabblad Overige Info.
- Gebruik de afrollijst naast de term Afdeling.
Afdelingen en Medewerkers
Medewerkers kunnen ondergebracht worden bij afdelingen om het maken en monitoren van kostenplaatsen mogelijk te maken.
Medewerkers kunnen op de volgende wijze aan een afdeling gekoppeld worden:
- Ga naar Beheer - Medewerkersregister.
- Voer alle medewerkersgegevens in.
- Kies naast de term Afdeling de juiste afdeling via de afrollijst.
Afdelingen en Inboeken
De eerste stap is het beschikbaar maken van de afdelingsfunctie bij het inboeken. Dat wordt als volgt gedaan:
- Ga naar Beheer – Instellingen - Gebruiker.
- Ga naar het tabblad Module-instellingen en klik op het icoon Inboeken.
- Vink Afdeling aan in tabblad Kolommen.
Het koppelen van afdelingen aan de boekstukken gaat als volgt:
- Doe de inboekingen zoals gebruikelijk.
- Het inboekscherm bevat nu ook de kolom “Afdeling”. Gebruik de afrollijst om de afdeling te selecteren waarop de boekstukregel betrekking heeft.
- In de inboeklijst en het grootboek zullen de afdelingen niet zichtbaar zijn. Om de ingevoerde afdelingen te kunnen zien, is het noodzakelijk gebruik te maken van de rapportfunctie.
Afdelingen en Rapporten
De rapportfunctie maakt het mogelijk cijfers per afdeling te bekijken om daarmee de kostenplaatsen binnen een organisatie te kunnen vergelijken. Het grootste deel van de afdelingsrapporten kan gevonden worden binnen het Administratie onderdeel. Op de volgende manier is het mogelijk financiële rapporten per afdeling te zien:
- Ga naar Bestand - Afdrukken.
- Selecteer het onderdeel Administratie en klik op het gewenste rapport.
- Bepaal het gewenste afdrukmedium en kies Afdrukken.
Er zal afhankelijk van het rapport een selectiescherm verschijnen, in de vorm van een scherm met meerdere tabbladen of een eenvoudige pop-up.
Scherm met meerdere tabbladen:
- Selecteer het tabblad Standaard.
- Gebruik de afrollijst om de afdeling te kiezen.
Pop-up:
- Zorg ervoor dat alle periode-informatie correct is ingevuld.
- Kies de juiste afdeling via de afrollijst.
Afdelingen en vreemde valuta
Binnen Mamut is het mogelijk afdelingsrekeningen aan te maken in verschillende valuta. Indien er transacties gedaan worden buiten Nederland, kan het voor management- en administratiedoeleinden handig zijn om in de valuta van het land van waaruit de afdeling opereert, te rapporteren. Voor vergelijkings- en administratiedoeleinden kunnen ze ook getoond worden in EUR of een aantal andere valuta..
Het opzetten van afdelingsinboekingen in vreemde valuta:
- Ga naar Beheer – Instellingen – Gebruiker.
- Selecteer het tabblad Module-instellingen en klik op het Inboeken icoon.
- Vink de optie Valuta aan in tabblad Kolommen en kies OK.
Nu zullen de kolommen Valuta en Wisselkoers zichtbaar zijn in het inboekscherm, naast de kolom Afdeling.
Om afdelingsinboekingen in vreemde valuta in te brengen, gaat u als volgt te werk:
- Gebruik de normale inboekmethode door één van de boekstuksjablonen te kiezen, dan wel handmatig in te boeken.
- Kies de juiste afdeling en de juiste valuta.
Er zal een standaard wisselkoers getoond worden die correspondeert met de gekozen valuta. Deze koers kan handmatig veranderd worden om de wisselkoers van de transactiedag weer te geven. Indien een bedrag (in vreemde valuta) ingevoerd wordt in de kolom Debet of Credit, zal in de kolom “Valutabedrag” de waarde in de betreffende vreemde valuta worden weergegeven, terwijl in de kolom Debet of Credit de omrekening naar EUR plaatsvindt.
NB: In de kolommen Debet en Credit zullen de bedragen uiteindelijk altijd in de standaard valuta (EUR) getoond worden.
Rapportage per afdeling in vreemde valuta
Mamut software stelt de gebruiker in staat afdelingsrapporten te bekijken in verschillende valuta, onafhankelijk van de valuta die gebruikt wordt in de boekstukken. Deze functionaliteit kan handig zijn voor management- en administratiedoeleinden.
Het maken van de afdelingsrapporten in vreemde valuta gaat als volgt:
- Ga naar Bestand - Afdrukken en kies voor het onderdeel Administratie.
- Kies het gewenste rapport.
- Selecteer het gewenste afdrukmedium en klik op Afdrukken.
- Een nieuw scherm zal te voorschijn komen waarbinnen u de betreffende afdeling en valuta kunt selecteren.
- Selecteer de overige informatie en klik op OK.