Kan ik met twee boekjaren tegelijk in Mamut werken?
| Mamut Support ID: | M-01005743 |
| Product: | Mamut One |
| Laatst bijgewerkt: | 04 december 2018 |
Omschrijving
Het is in Mamut Business Software mogelijk om in meerdere boekjaren tegelijk te werken.
Voor de overgang van een boekjaar naar het volgende is het nodig om speciale procedures te doorlopen. Deze worden voor een groot deel uitgevoerd om de juiste periodeafsluiting in de administratie te verzekeren. Mamut is zo ontworpen dat de overgang naar het nieuwe jaar zo soepel mogelijk gaat en de gegevens in het juiste boekjaar worden ingevoerd.
Meestal is het noodzakelijk om boekingen in het boekjaar 2018 ook in 2019 voort te kunnen zetten. De reden hiervoor is dat er altijd een achterstand in de administratieve werkzaamheden kan bestaan, zoals facturen voor goederen die aan het eind van december geleverd zijn en in januari verwerkt worden. Bovendien zal het zelden voorkomen dat alle boekingen voor afsluiting voor het begin van het nieuwe jaar zijn afgerond. Ook moet het maken van de dagelijkse boekingen niet gehinderd worden. U kunt niet het risico nemen om boekingen tot maart uit te stellen wanneer de jaarafsluiting van 2018 nog niet is afgerond. Dit lost u op in de module Administratie waar u tijdens de overgang van het ene naar het andere boekjaar boekingen in beide jaren tegelijk kunt maken. Hiermee heeft de gebruiker met betrekking tot de jaarafsluiting de ruimte om te werken met de jaarafsluiting, zonder nadelige gevolgen voor de lopende boekingen.
Het boekjaar sluit af wanneer alle boekingen verwerkt zijn en de eindbalans voor het jaar 2018 overgebracht wordt naar het jaar 2019. Na de uiteindelijke afsluiting van het boekjaar is het niet langer mogelijk om boekingen of veranderingen in de gegevens van 2018 aan te brengen. Het boekjaar is nu gesloten. Wanneer het achteraf toch blijkt dat u bepaalde boekingen liever in 2018 had aangebracht, is de enige mogelijke oplossing een correctieboeking in het jaar 2019 te maken. Zulke zekerheidsmaatregelen zijn nodig om de te verzekeren dat de juiste balansen van het ene naar het andere jaar gemaakt worden.
Administratieperioden
De administratie in Mamut heeft 13 administratieperioden. De perioden 1 tot 12 vertegenwoordigen de twaalf maanden van het jaar, periode 13 moet gebruikt worden om de aanpassingen in de jaarafsluiting te maken.
De administratiemodule is zo gemaakt dat u de meeste flexibiliteit heeft bij de overgang naar het nieuwe jaar. In Mamut moet u het nieuwe boekjaar aanmaken voordat u dit in gebruik kan nemen. Dit doet u door te klikken op Beheer, Instellingen en te klikken op Administratie. Hier ziet u het huidige boekjaar, en door te klikken op Nieuw kunt u het nieuwe boekjaar aanmaken. Het belangrijkste gevolg van het nieuwe jaar is dat de boekingstransacties in het nieuwe jaar worden geboekt en tegelijkertijd heeft de gebruiker ook de mogelijkheid om in het vorige jaar terug te gaan om dit af te maken. Dit houdt in dat de gebruiker de mogelijkheid heeft om in twee verschillende jaren tegelijk te werken. Hieronder volgt een lijst over hoe de verschillende modules bepalen in welk jaar er ingeboekt wordt. In alle modules zal het huidige boekjaar als actief boekjaar voorgesteld worden. Het kan daarom het meest praktisch zijn om het jaar 2019 als actief boekjaar te selecteren zodra u klaar bent met de belangrijkste boekingen in het voorgaande jaar.
Module Order/factuur
In Mamut is het mogelijk om periode en jaar (datum) waarop een factuur wordt geboekt te bepalen door in het veld Factuurdatum in de module Order/factuur de huidige datum in te voeren. De datum die u hier invoert is de datum die bepaalt in welke periode de factuur geboekt wordt. Wanneer u hier niets invoert, zal de huidige datum gebruikt worden. Tip: wanneer u meerdere facturen wilt behandelen, bijvoorbeeld 20 stuks, kunt u de programmadatum als gewenste datum gebruiken. Dit doet u door te klikken op Bestand - Programmadatum. Let erop dat u de programmadatum weer verandert in de huidige datum wanneer u klaar bent met het afdrukken van dezelfde facturen.
Module Inkoop
Gebruik de Programmadatum om periode en boekjaar toe te wijzen. Wanneer u een andere datum dan de huidige datum wilt gebruiken, kunt u deze overschrijven door in het menu te kiezen voor Bestand - Programmadatum en de gewenste datum in te voeren.
Inboekingen
In de module Inboeken bent u vrij om het boekjaar en de periode te kiezen. Het jaar moet geselecteerd worden voordat de boeking gemaakt wordt, door te klikken op de knop Selecteer boekjaar. U kunt alleen een boekjaar kiezen dat al aangemaakt is. Wanneer u het gewenste jaar niet vindt wanneer u op de knop Selecteer boekjaar klikt, moet u dit jaar aanmaken. Dit doet u door in het menu te klikken op Beheer - Instellingen, Administratie en Nieuw. Wanneer het juiste jaar wordt getoond, klikt u op Nieuw om een nieuwe boeking te maken. Selecteer het type en voer de datum in. Het systeem zal de datum gebruiken om te berekenen tot welke periode de boekingen behoren, deze kunnen echter overschreven worden. Wanneer de periode al gesloten is, zult u een waarschuwingsmelding krijgen. U zult ook gewaarschuwd worden wanneer de datum buiten het boekjaar valt.
In Mamut is het gebruikelijk dat elke boeking een eigen nummerreeks heeft. Ieder jaar begint elke nummerreeks automatisch op 1. Dit doet het systeem automatisch wanneer de gebruiker de administratie in gebruik neemt in het nieuwe jaar. Dit houdt in dat de gebruiker dit niet langer zelf hoeft te doen.
Wanneer u de nummerreeks van het voorgaande jaar wilt voortzetten, moet u het laatstgebruikte nummer onder Start in het nieuwe jaar invoeren. Dan zal de nummerreeks in het nieuwe boekjaar doorlopen wanneer het voorgaande gesloten wordt. Dit doet u door te klikken op Beheer - Instellingen, Administratie. Kies het tabblad Bedrijfsinstellingen en klik op de knop Nummerreeks. Zolang de dagboeken niet in gebruik zijn genomen, is het mogelijk om de getallen die onder de kolom Start staan te veranderen.
Andere nummerreeksen
Wanneer er andere nummerreeksen gelden, bijvoorbeeld Ordernummer, Factuurnummer en Klantennummer, zullen deze na 2018 vervolgen. Met andere woorden, er is geen terugplaatsing van deze nummerreeks. De reden hiervoor is dat er voor deze registraties geen duidelijke scheiding per jaar en boekjaar is.
Periode 13 posten voor jaarafsluiting
Nadat periode 12/2018 is afgesloten, is de volgende periode die in 2018 kan worden afgesloten periode 13, en deze wordt gesloten wanneer u de jaarafsluiting van 2018 uitvoert. De belangrijkste reden waarom men in een boekhoudsysteem periode 13 heeft, is omdat de meeste gebruikers de jaarafsluiting pas in het volgende jaar willen uitvoeren. Velen sluiten het jaar niet voor april/mei in het volgende jaar. De belangrijkste transacties die daarmee in periode 13 gedaan moeten worden, zijn transacties met betrekking tot tijdsbegrenzingen (afschrijvingen, voorraadwaarden, afzet etc.) en verdeling van winst/verlies. De meesten gebruiken een vaste procedure voor de jaarafsluiting in samenwerking met de accountant of boekhouder.