Relatiebeheer

Hoe bewerk ik een bestaand documentsjabloon?

Omschrijving

In Mamut Business Software kunt u de bestaande sjablonen die binnen het programma liggen veranderen en aanpassen. Om dit te doen kunt u de werkwijze volgen, zoals deze hieronder beschreven is.

Bij het bewerken van sjablonen wordt het aangeraden om deze onder een nieuwe naam op te slaan. Dan zal het eenvoudiger zijn om deze, indien er een fout instaat, opnieuw te bewerken. Zie de referentie voor meer informatie.

Nadat u een sjabloon heeft gemarkeerd in het venster Documentsjabloon (Beheer - Document - Documentsjablonen) en gedrukt heeft op de knop Documentsjablonen openen (Ctrl+E), zal een bestaand sjabloon geopend worden in MS Word voor Windows. Deze is nu gereed voor bewerking.

Kies lettertype en lettergrootte, kop- en voetteksten en andere gegevens met betrekking tot de lay-out van een document. U kunt ook een aanhef en standaard tekst toevoegen. Wees er in de tussentijd van bewust dat deze tekst in het document zal staan, iedere keer dat u een nieuw document zal creëren, welke gebaseerd is op dit sjabloon.

Onthoudlijst bij formatteren/ bewerken van een documentsjabloon:

• Lettertype (eng.: Fonts).
• Lettergrootte
• Regelafstand
• Taal (Bij gebruik van automatische spellingscontrole).
• Rechter en linkermarge
• Andere typen plaatsing van tekst en alinea
• Uitlijning van tekst. Rechter - of rechter/linker uitlijning.
• Koptekst. Logo en standaard informatie kan ingevuld worden.
• Voettekst. Adressen, telefoonnummer en andere informatie.
• Codes voor de samenvoeging van documenten

Deze punten zullen mede bepalend zijn voor de lay-out van alle documenten die gecreëerd zijn in dit sjabloon.

Het is bijvoorbeeld gewenst om een standaardprijslijst te maken, welke geregeld naar de klanten verstuurd zal worden. Dit document zal dezelfde titel hebben ("Nieuwe prijzen voor onze producten"), alsmede een tabel voor artikelen en prijzen. De artikelnamen kunnen ook voorgedefinieerde namen zijn. Daarnaast worden enkele lege rijen gecreëerd voor eventuele nieuwe artikelen.

Deze gegevens kunnen van te voren worden gedefinieerd in een sjabloon om vervolgens automatisch bijgewerkt te worden in het nieuwe document.

Codes in documentsjabloon

Met de gedachte aan het automatische invoeren van naam, adres etc. van de database in het relatieregister bij de creatie van document en de samenvoeging, kunt u de codes hiervoor invoeren. Deze codes heten in MS Word "samengevoegde velden".

Via de knop Voeg in samengevoegde velden kan de veldcode voor de data gekozen worden welke toegankelijk is in de database in het relatieregister. Plaats cursor daar waar u de veldcode in het document wilt hebben. Klik hierna op de knop om een samengevoegd veld in te brengen en kies daarna de actuele veldcode. De code wordt nu ingebracht in het documentsjabloon en kan daarna ook bewerkt of verplaatst worden. Markeer deze code en kies dan formattering op de normale wijze. Dit wil zeggen dat u het lettertype en de lettergrootte kiest en andere attributen van de werkbalk of het menu in MS Word.

Wanneer dit is uitgevoerd, kunt u verder met het intypen van de titel of standaardtekst. Markeer het gebied en kies het lettertype, grootte en kleur. Breng de kop en voetteksten, logo en telefoonnummer. Na de adresaanhef kan het ook een idee zijn om een code in te brengen voor de dagdatum en jaar, of andere codes die gedefinieerd zijn in MS Word onder het menu Invoegen - Veld.