Relatiebeheer

Ik krijg de vraag of ik een activiteit wil aanmaken bij facturering en andere processen in Mamut

Omschrijving

De modules Relatie, Verkoop, Inkoop, Logistiek en Administratie bevatten een aantal processen die kunnen worden geactiveerd en die dan automatisch follow-up activiteiten genereren. U bepaalt zelf voor welke processen u het genereren van follow-up activiteiten wilt oproepen. Het overzicht van de follow-up activiteiten die u kunt activeren, vindt u via Beheer - Activiteit - Follow-up activiteiten.

Standaard zijn de follow-up activiteiten geactiveerd in de volgende activiteiten:

• Facturering
• Printen van een bestelling
• Printen van offertes
• Printen van orderbevestiging
• Ontvangst van goederen
• Einde van de wizard voor factoring
• Einde van de wizard voor betalingsherinneringen
• Einde van de wizard voor incasso

In het hele programma komt u dialoogvensters tegen nadat u een oproepproces voor een follow-up activiteit hebt uitgevoerd. Daarin wordt u gevraagd of u een follow-up activiteit wilt aanmaken. Als u dit venster niet meer wilt laten weergeven, vinkt u het vakje Deze melding niet meer weergeven aan. Deze instelling kan ook worden aangepast bij het bewerken van follow-up activiteiten.

Denk goed na voordat u bepaalt welke processen het genereren van een follow-up activiteit in uw bedrijf mogen triggeren. Probeer na te gaan welke functie u regelmatig gebruikt in het programma en in welke mate hiervoor follow-up nodig is. Als u te veel follow-up activiteiten activeert, kan uw activiteitenlijst al snel overvol raken, waardoor deze onoverzichtelijk wordt in plaats van handig.

Een voorbeeld van een situatie waarin een follow-up activiteit handig kan zijn, is de facturering. U stelt de follow-up activiteiten dan zo in dat ze beginnen op de vervaldatum van de factuur of op een andere geschikte startdatum. De activiteit kan u er bijvoorbeeld aan herinneren dat u moet controleren of de factuur al is betaald.

Door een proces te markeren en vervolgens te klikken op Bewerken kunt u follow-up activiteiten activeren of deactiveren. Ook kunt u standaardwaarden invoeren voor nieuwe activiteiten die automatisch moeten worden aangemaakt. Als u Deze melding niet meer weergeven selecteert, krijgt u geen meldingen meer waarin u wordt gevraagd of u een follow-up activiteit voor dit proces wilt aanmaken.

In het venster Follow-up activiteit voor ieder proces kunt u de starttijd bewerken waarop een activiteit moet beginnen, de/het prioriteit, type en status en wie de verantwoordelijke is. In het veld Notitie kunt u meer gedetailleerde informatie vastleggen en u kunt desgewenst kiezen voor Activiteit openen bij aanmaken. Dit biedt de mogelijkheid om direct na het aanmaken meer informatie over iedere activiteit vast te leggen.

LET OP: De instellingen voor hoe en wanneer follow-up activiteiten worden aangemaakt, gelden per bedrijfsdatabase. Vergeet ook niet dat de standaardwaarden voor een follow-up activiteit de gebruikersinstellingen voor de activiteit zullen opheffen.