D + Z Architecten + Projectmanagers
Effectief sturen op uren
Hoe houd je als projectorganisatie al je uren en kosten onder controle en zorg je voor een snelle en accurate facturering? D+Z Architecten + Projectmanagers vond het antwoord op die vraag in AccountView. De koppeling met planningssoftware XPlanner stelt het bedrijf daarbij ook in staat om zijn capaciteit optimaal te plannen.
D+Z is een typische projectorganisatie, gericht op het ontwerp en de realisatie van kantoorinterieuren. “We helpen bedrijven om een werkomgeving te realiseren die bij hun uitstraling past en waarin medewerkers goed kunnen presteren. Dat doen we door projecten op het gebied van huisvesting, nieuwbouw of renovatie uit te voeren. Vanaf het eerste idee, het ontwerp, tot en met de gebruiksklare oplevering van een kantoor, inclusief de fysieke verhuizing”, vertelt Arno Timmermans, Projectdirecteur van D+Z. Dit doet D+Z voor bedrijven vanaf 25 medewerkers, maar ook voor bedrijven bijvoorbeeld met 600 medewerkers en meer.
Kern van de zaak
Het sturen op uren is van vitaal belang voor D+Z, evenals een snelle en accurate facturering. Sinds geruime tijd maakt het bedrijf daarom gebruik van AccountView, zowel voor de project/uren- als de financiële administratie en relatiebeheer. De oplossing is gekoppeld aan de planningssoftware XPlanner, voor het maken van gedetailleerde planningen die inzicht bieden in het beslag dat projecten leggen op de capaciteit van de organisatie. D+Z is in de afgelopen jaren flink gegroeid en bestaat inmiddels uit 28 mensen. Daarvan werken er 22 met AccountView voor het bijhouden van hun uren, financiële gegevens en klantcontacten. “Je kunt dus gerust zeggen dat de software de kern vormt van onze bedrijfsprocessen”, concludeert Timmermans.
Kans op fouten
Tot 2005 gebruikte D+Z Excel voor de urenregistratie. “Per project was er een sheet waarin de betrokken medewerkers elke vrijdag hun uren invoerden. Daarbij was de kans op fouten groot. Je wist bijvoorbeeld gemakkelijk de uren van iemand anders uit. Ook was het niet mogelijk dat meer mensen tegelijk in een projectsheet werkten”, verklaart Sandra Mulckhuyse, Office Manager van D+Z. Alle projectsheets gingen wekelijks na controle door de projectmanagers op papier naar de administratie voor het maken van facturen. Timmermans: “Het kostte 14 dagen om de facturen de deur uit te krijgen. Bovendien waren we er nooit honderd procent zeker van of die helemaal klopten.” Doordat er geen koppeling was met de financiële administratie, moest D+Z alle gegevens na facturatie opnieuw in de computer zetten.
Hoge eisen
D+Z schakelde een externe adviseur in om tot een betere oplossing te komen. Timmermans: “We wilden één centrale applicatie voor de planning en administratie van de projecturen. Medewerkers moesten hierin hun geplande en gemaakte uren kunnen invoeren. Ook wilden we het systeem gebruiken voor het maken van facturen en managementrapportages. Omdat we in Excel vrij complexe overzichten hadden ontwikkeld, waren onze eisen aan de flexibiliteit van de toepassing hoog.” Alleen partijen die een complete oplossing boden, dus ook voor de financiële administratie, bleken te voldoen aan deze eisen. AccountView kwam als beste uit de bus, in combinatie met XPlanner. “AccountView is gebruiksvriendelijk en overzichtelijk en de koppeling tussen de urenregistratie en de financiële administratie is erg goed. Daarbij hadden we een positief gevoel bij eServiceware, de Visma-partner waarmee we contact hadden en die ons ook heeft geholpen bij de inrichting van onze oplossing. Ze hebben kennis op hoog niveau in huis”, aldus Timmermans.
Helft minder tijd
Sinds de ingebruikname van AccountView heeft D+Z de snelheid en efficiëntie van zowel de project/urenadministratie als de facturering aanzienlijk verbeterd. Mulckhuyse legt uit: “Nadat een in Excel geproduceerde offerte een project wordt, maken we een project aan in AccountView. Daarbij wordt bepaald welke mensen aan het project werken en welke uursoorten of activiteiten zij kunnen boeken. Deze mensen houden vervolgens per week hun uren bij in het systeem. Iedere maandag controleert de administratie of de weekstaten compleet zijn. Er worden rapporten uitgedraaid ter controle door onze drie projectdirecteuren, waarna we facturen uitdraaien. Per debiteur rolt er automatisch een factuur met activiteitenbijlage uit het systeem, die ook direct in de boeken staat.” De facturatie kan zo wekelijks plaatsvinden en kost de helft minder tijd.
Eenvoudig op termijn factureren
De facturering van projecten in aanneming is eveneens eenvoudiger geworden. Bij projecten in aanneming werkt D+Z niet op urenbasis, maar voor een vast bedrag. In dit bedrag zitten ook de kosten verwerkt van externe leveranciers, bijvoorbeeld de aannemer die het project uitvoert. De uren van de betrokken D+Z-medewerkers worden dan op basis van een interne kostprijs geboekt, samen met de inkomende facturen. Timmermans: “Bij een project in aanneming factureren we in termijnen. In AccountView kun je termijnen aanmaken en bepalen wanneer die gefactureerd moeten worden. Wekelijks controleert de financiële administratie of er termijnfacturen uit moeten, zodat we altijd bij zijn. Doordat we een actueel beeld van de kosten hebben, weten we ook altijd hoe de zaak ervoor staat.”
Werkelijk resultaat
Met de invoering van AccountView zijn de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van gegevens en dus van de facturering erop vooruitgegaan. Er kunnen geen uren meer ‘verdwijnen’ doordat ze door iemand anders worden overschreven of doordat een papieren uitdraai kwijtraakt. Mulckhuyse: “Er is ook veel meer structuur bij het invoeren. Je moet bijvoorbeeld je uren op een projectnummer zetten.” Ook niet-declarabele uren worden ingevoerd. “Dat geeft ons beter inzicht in het werkelijke projectresultaat”, licht Timmermans toe.
Nauwkeurig plannen
Net zo belangrijk voor D+Z als het nauwkeurig registreren en factureren van uren, is de planning hiervan. Daarvoor maakt het bedrijf gebruik van een koppeling met de software XPlanner. Mulckhuyse: “Voor elk nieuw project maken we in AccountView een werkbudget aan. Op basis hiervan maken we vervolgens in XPlanner een gedetailleerde planning, waarin de verschillende soorten uren per week worden toegewezen aan de projectmedewerkers. We kijken hierbij dertien weken vooruit. Dit stelt ons in staat ruim van te voren te zien of we voldoende mensen hebben voor een project.” Wekelijks worden vanuit AccountView de gerealiseerde uren overgehaald en tegen de geplande uren afgezet. Afwijkingen in het tijdsverloop van een project zijn zo snel duidelijk, zodat de planning op tijd kan worden aangepast.
Betrouwbaar managementinzicht
Met de invoering van de oplossing voor de financiële en project/urenadministratie en de planning is de managementinformatievoorziening bij D+Z in veel opzichten verbeterd. Timmermans: “Onze projectdirecteuren kunnen op ieder moment in AccountView kijken hoe het gaat met de projecten die onder hun verantwoordelijkheid vallen. Daarnaast krijgen ze wekelijks uren- en financiële rapporten per project, die de voortgang en resultaten helder in beeld brengen. Maar bijvoorbeeld ook een rapport dat inzicht biedt in de openstaande debiteuren.” Mulckhuyse vult aan: “Essentieel daarbij is dat we zeker weten dat alle informatie betrouwbaar is. Met onze vorige systemen zou ik daar nu, ook gezien onze groei, de handen niet meer voor in het vuur durven steken.”