Involon
Scherp inzicht in projecten, scherp concurreren
Als adviseur, opleider en detacheerder op belastinggebied opereert Involon in een markt met veel concurrentie. Controle over de kosten en inzicht in de marge van projecten zijn van vitaal belang. Met AccountView is dat voor Involon geen enkel probleem.
Involon is gespecialiseerd in de heffing en invordering van lokale belastingen. Tot de klanten behoren dan ook vooral overheidsorganisaties. Een apart bedrijfsonderdeel is Invoned, dat het invorderingsproces voor gemeenten uitvoert. Onlangs werd nog een aparte tak opgezet voor het uitvoeren van kwijtscheldingsverzoeken. In totaal werken er ongeveer vijftig mensen bij de organisatie. Involon heeft te maken met een sterke prijsconcurrentie. Ondanks dat blijft kwaliteit voorop staan. “Zo efficiënt mogelijk werken en toch een hoge 
kwaliteit leveren, daar liggen onze uitdaging en onze kracht”, stelt Kees van Nieuwenhuijzen, controller bij het bedrijf.
Basis van de bedrijfsprocessen
Als basis van de bedrijfsprocessen biedt AccountView belangrijke ondersteuning aan Involon. “We maken vanaf 2004 gebruik van AccountView voor de financiële administratie. In 2010 hebben we onze oplossing uitgebreid met functionaliteit voor de projecten- en urenadministratie en sinds kort zijn ook de mogelijkheden op het gebied van budgettering en rapportage vergroot”, vertelt Van Nieuwenhuijzen. Toen de controller bij Involon in dienst trad, werd er al gebruikgemaakt van AccountView. Hij kon direct met de software uit de voeten. “Het is een prettig pakket, dat je gemakkelijk kunt volgen als je de basis kent. Met een muisklik ga je van je grootboek naar je debiteuren of een ander tabblad. Ook kun je het systeem zo inrichten dat het aansluit bij de behoeften van verschillende gebruikers. Onze directie, administratief medewerkster, projectleiders en ik: we zien op het scherm wat we nodig hebben.”
Beter inzicht in uren en kosten
Sinds Involon de projecten- en urenadministratie in AccountView voert, heeft het bedrijf veel beter inzicht in zijn kosten. Van Nieuwenhuijzen: “Elke activiteit is een project. Zo hebben we adviesprojecten, detacheringsprojecten en opleidingsprojecten. 
Daarop houden we onze uren en externe kosten bij. De interne kosten, zoals salaris en huisvesting maar ook de kosten van verlof en verzuim, registreren we als aparte projecten. Op die manier zijn ook deze kosten goed inzichtelijk.” De uren en kosten worden door de financiële administratie in AccountView ingevoerd. “De medewerkers geven wekelijks hun uren aan ons door. We hebben er voorlopig voor gekozen om ze die niet zelf in AccountView te laten zetten. Inkoopfacturen boeken we dagelijks in. Zo zijn we altijd up-to-date”, aldus Van Nieuwenhuijzen.
Kostenbewust aan projecten werken
Een belangrijk instrument om bij de projecten de vinger aan de pols te houden, zijn de maandpeilingen. Van Nieuwenhuijzen: “Voordat we de projecten- en urenadministratie in AccountView bijhielden, zagen we pas achteraf als een project uit het budget was gelopen. Tijdens de looptijd moesten we afgaan op het ‘buikgevoel’ van de projectleiders. Nu doen we iedere maand per project een peiling, waarbij we diverse overzichten uitdraaien en die met de projectleiders bespreken. We bekijken dan de verschillende kosten, ook per medewerker. Zo weten we precies hoe ieder project ervoor staat.” Deze manier van werken levert Involon naast beter inzicht in de kosten nog een groot voordeel op. “Doordat we zien wat er gebeurt, is de mentaliteit in ons bedrijf veranderd. We zijn ons veel bewuster van de kosten en letten er veel meer op of we in de pas lopen”, verklaart Van Nieuwenhuijzen.
Scherper prijzen bepalen
Het verbeterde inzicht in de kosten stelt Involon bovendien in staat om zijn prijzen scherper te bepalen. Van Nieuwenhuijzen licht toe: “In onze markt moet je heel goed weten wat je kosten zijn en wat je nog kunt doen met je prijs. Hoe ver kun je gaan als je een project per se wilt binnenhalen? In het verleden konden we die vraag niet zo gemakkelijk beantwoorden. Nu wel. We hebben alle kosten op een rij en weten wat we kunnen vragen om nog een positief rendement te behalen. Onlangs hebben we alle kostprijzen nog eens onder de loep genomen.”
Resultaten inzichtelijk
Met de onlangs aangeschafte module voor budgettering en rapportage kan Involon ook de begroting in AccountView opstellen. Dit helpt de resultaten van de projecten en de totale activiteiten nauwkeuriger te bepalen en ze beter inzichtelijk te maken. “De projectleiders maken niet alleen een budget per project, maar ook een jaarlijkse prognose. Die begroting zet ik om naar maandprognoses in AccountView, waarbij ik bijvoorbeeld rekening houd met de seizoensinvloeden. Op deze manier kunnen we goede vergelijkingen maken van de werkelijke stand van zaken en het budget, per grootboekrekening en per project. Dat helpt bij de maandpeilingen, maar we draaien als dat nodig is ook per dag overzichten uit 
om bepaalde aspecten nader te bekijken. We gaan nu ook rapportages op maat voor ons bedrijf maken, bijvoorbeeld één A4-tje waar per project alles op staat wat we willen weten. Dat is een volgende stap”, zegt Van Nieuwenhuijzen.
Groot efficiencyvoordeel
Involon realiseerde met AccountView een belangrijk efficiëntievoordeel bij de facturering. “Toen we onze projecten nog niet in AccountView bijhielden, voerden we ter voorbereiding van de facturering allerlei berekeningen uit in Excel. Daarna maakten we de facturen aan in Word en boekten die in het verkoopboek in. Dat gebeurde allemaal handmatig. Nu zitten alle gegevens die we nodig hebben al in AccountView en maken we onze facturen met een druk op de knop. Het gaat vele malen sneller”, stelt Van Nieuwenhuijzen. Voor het factureren van individuele opleidingen is er een koppeling gerealiseerd tussen de projectadministratie en de aparte cursistenadministratie. Van Nieuwenhuijzen: “De efficiencyslag die we daar maken, is nog veel groter. In plaats van per cursist handmatig een factuur in Word te maken, kunnen we nu vanuit AccountView de facturen voor alle cursisten die een bepaalde opleiding volgden in één keer uitdraaien en boeken.”
Kwaliteitsverhoging
Involon werkt met AccountView niet alleen sneller, maar realiseert bovendien een verbetering van de kwaliteit van informatie. Van Nieuwenhuijzen: “Doordat we gegevens maar één keer invoeren en automatisch berekeningen laten uitvoeren, verhogen we onze accuratesse. We weten dat we op onze gegevens kunnen vertrouwen en dat geldt ook voor onze klanten. Dit komt de kwaliteit van onze dienstverlening ten goede. Behalve dat AccountView ons meer grip biedt op onze projecten, kosten en rentabiliteit en ons in staat stelt om efficiënter te werken, ondersteunt het ons dus eveneens op dit vlak.”
Positie helpen versterken
Account Software Groep biedt Involon ondersteuning bij de inzet van AccountView. Lennard Bloch, sales manager bij het Visma Expert Center: “Met AccountView kan Involon zijn projecten beter sturen en scherper aan de wind zeilen bij het bepalen van zijn prijzen. Daarnaast profiteert het van meer efficiency, een sterkere grip op de kosten en een hogere informatiekwaliteit. Zo is Involon in staat zijn concurrentiepositie in een competitieve markt te versterken. Als automatiseringspartner ondersteunen we Involon daarbij. We helpen het bedrijf de geïntegreerde AccountView-oplossing voor de financiële administratie, projecten- en urenadministratie, budgettering en rapportage zo in te richten dat het zijn processen en resultaten kan optimaliseren.”