KNWU houdt de ketting strak!
Nederland is een fietsland. Er zijn 20 miljoen fietsen in Nederland en we leggen er per jaar 13 miljard kilometer mee af. Meestal om van a naar b te komen maar ook als sport is fietsen razend populair. We doen het op weg, baan of veld, aangepaste fietsen, we crossen, mountainbiken en beoefenen zelfs het kunstfietsen. De KNWU, de sportbond op het gebied van wielersport in Nederland, leidt dit alles in goede banen. 
De KNWU initieert, organiseert en coördineert een vraaggericht sportaanbod voor alle leeftijden en niveaus, met de verenigingen en organisatoren als belangrijke basis. Topsport en wedstrijden staan voorop. De weg is de populairste discipline met grote wedstrijden zoals natuurlijk de Tour de France. Daarnaast zijn er alleen in Nederland jaarlijks al zo’n 2000 kleinere evenementen. Deze worden vooral door vrijwilligers georganiseerd van clubs en door organisatiecomités. De KNWU zorgt voor de officiële kanten zoals kalenderafstemming van de wedstrijden, een jury en keuring van het parcours. Behalve deze activiteiten zorgt de KNWU voor de ledenadministratie en het uitgeven van licenties, die vereist zijn om mee te doen aan wedstrijden.
Sterk verouderde administratieve organisatie
Op het kantoor in Nieuwegein, dat gedeeld wordt met een aantal andere sportorganisaties, werken 20 mensen. Daarnaast zijn er de bondscoaches die de toprenners over de hele wereld naar wedstrijden begeleiden. Een kleine organisatie met een uitgebreide administratie. De financiële administratie werd gevoerd met Unit 4 Wholesale. “Het was een verouderd pakket, de inrichting was niet meer van deze tijd en de debiteuren en crediteurenadministratie zat er niet in. De projectadministratie was helemaal niet geautomatiseerd. En dat terwijl er per jaar sprake is van zo’n 700 projecten! Het was dus dringend nodig uit te kijken naar een ander systeem, een geïntegreerd pakket voor de financiële en de projectadministratie”, vertelt Rob de Lelij, Manager Bedrijfsvoering bij KNWU, zelf ex-wedstrijdrenner en tegenwoordig mooiweerfietser.
Nationale selectie voor WK-veldrijden in Hoogerheide
Inzicht voor de financiers
De KNWU heeft drie inkomstenbronnen, subsidies, ledengeld en sponsoring. De subsidies worden voor het grootste gedeelte gebruikt voor topsport met als ultiem doel het behalen van Olympische medailles. Hoofdsponsor Rabobank heeft het contract weer verlengd tot en met 2012. Het is heel belangrijk deze partijen op elk moment inzicht te kunnen geven in de cijfers. Uit een geïntegreerd systeem met goede rapportagemogelijkheden willen we echt managementinformatie halen zodat we altijd voor elk project kunnen zien we waar we staan.
Korte beslissingsfase
“Uit een onderzoek dat uitgevoerd werd door een extern adviesbureau naar de mogelijkheden van de financiële administratie kwamen de problemen met Unit 4 Wholesale aan het licht. Het adviesbureau had zelf goede ervaringen met AccountView en had er vertrouwen in dat AccountView ook geschikt zou zijn voor ons.” Een zeer korte beslissingsfase volgde. AccountView-partner ASC uit Veenendaal heeft een demonstratie van het systeem gegeven. “Ons extern adviesbureau was daar ook bij aanwezig en zowel de adviseurs als wij hadden er meteen een heel goed gevoel over. De software bleek echt te kunnen voldoen aan onze wensen.”
Rabo Dikke Banden Wedstrijd
Implementatie - belangrijke rol partner
“De samenwerking met de consultant van ASC hebben we als heel positief ervaren. Vooral in het begintraject is een consultant echt een sleutelfiguur bij het maken van de juiste keuzes. Met name het advies om eerst met het pakket en een aantal modules aan de slag te gaan en dan pas te beslissen of er uitbreidingen nodig waren gaf het gevoel dat er echt meegedacht werd. De inrichting is samen met ons adviesbureau gedaan en ook dat verliep heel soepel. “
“In april 2008 is het pakket uitgeleverd en is gestart met terugwerkende kracht naar januari 2008. We begonnen dus met een achterstand. We besloten ook tegelijk alle facturen en declaraties te digitaliseren via AccountPlus Factuurfiattering. Dat betekende een hele omschakeling in de organisatie.” “Omdat de inrichting dusdanig anders was, is ervoor gekozen de oude data niet te converteren. Alles is dus opnieuw ingevoerd. Het voordeel daarvan is dat je geen last hebt van het verleden en helemaal schoon kunt beginnen. Het heeft tot september 2008 geduurd tot de achterstand weggewerkt was. Om te beschikken over vergelijkende cijfers wordt voorlopig nog handwerk verricht. De inrichting heeft uitgepakt zoals we voor ogen hadden, daar zijn we heel gelukkig mee.”
Training op maat
“Vanaf september 2008 zijn we met AccountView aan de slag. We zitten nu nog in de fase van wennen aan systeem, er zijn nog wat kinderziektes. Zo liep het systeem regelmatig vast door problemen met het interne netwerk. Dat wordt nu vervangen dus zal snel zijn opgelost. De medewerkers zijn positief over het gebruik van het systeem. Via ASC hebben we een aantal dagdelen een interne training gevolgd. Nu we een aantal maanden verder zijn zullen we een inventarisatie maken van welke wensen er nog zijn. Waarschijnlijk zal dan een tweede training gevolgd worden.”
Gestroomlijnde administratie
“Door het nieuwe systeem verandert ook de interne organisatie. De administratie is meer gestroomlijnd, er worden minder handelingen op minder verschillende plekken verricht. De crediteurenadministratie is nu inzichtelijker. Met de debiteurenadministratie zijn we nog volop bezig, bijvoorbeeld met het aanmaken van automatische incasso’s. De details moeten nog worden aangescherpt. Een geautomatiseerde projectadministratie is helemaal nieuw voor onze organisatie. Voor elke wedstrijd, training of evenement wordt een aparte projectadministratie aangemaakt. Elke boeking kan nu direct aan een project worden gehangen en de informatie is meteen up to date.”
Meer financiële grip op projecten
“Tijdswinst zal zeker een gevolg zijn van het nieuwe systeem. Maar ons voornaamste doel was en is beter financieel beheer van de projecten. Om dat te bereiken moet vooral aan de rapportage nog veel gewerkt worden. Dit heeft dan ook de hoogste prioriteit voor dit jaar. Alle informatie zit nu in een systeem, stap twee is ervoor te zorgen deze informatie optimaal te benutten en om te zetten in managementinformatie, zowel intern als voor onze financiers. Met meer inzicht kunnen we snel bijsturen indien nodig en houden we meer financiële grip op de projecten en is de informatie transparant.
Meer informatie