De Client Manager
in Visma.net Accountancy
► Slimme takenmonitor geeft overzicht en bespaart tijd
► Digitale self-billing-factuurstromen in bulk verwerken
► Efficiënt administraties in clusters aanmaken en onderhouden
Als accountant heeft u veel administraties te verwerken. Wanneer u dagelijks bij wilt zijn dan kan dat veel tijd kosten. Ook het periodiek onderhouden van veel administraties kan tijdrovend zijn. Daar onstaat de behoefte aan een tool die het mogelijk maakt om grote aantallen klantadministraties efficiënt te bewaken en enkel aandacht te geven waar en wanneer dat nodig is.
Sneller verwerkingsproces van administraties
De Client Manager is ontwikkeld om het verwerken van administraties te versnellen en wijzigingen op een efficiënte manier door te kunnen voeren. Het is een krachtige tool waarmee het handmatig, één voor één verwerken van administraties verleden tijd is.
Met behulp van de Client Manager in Visma.net beoordeelt u in één oogopslag welke administraties aandacht nodig hebben en op welk procesgebied. Ook (periodieke) aanpassingen voert u collectief door voor een bepaalde cluster van administraties. Zo heeft u uw administraties nog beter onder controle.
De Client Manager bestaat uit drie onderdelen:
De Client Manager Monitor
De slimme takenmonitor die u overzicht geeft en tijd bespaart
Assistent-accountants willen dagelijks weten welke cliëntadministraties aandacht nodig hebben. Zij hebben inzicht nodig in de status van de administraties waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Daarvoor is de Client Manager Monitor ontwikkeld.
De Client Manager Monitor stelt u in staat om doeltreffend en efficiënt administraties te monitoren, te beoordelen welke administraties aandacht nodig hebben en direct actie te ondernemen.
Als manager wilt u de status zien van alle administraties waarvoor uw team verantwoordelijk is. Tegelijkertijd wilt u ook de status zien van de administraties waarvoor u zélf verantwoordelijk bent. Met de handige favorieten-schakelaar wisselt u tussen de teamweergave en uw persoonlijke weergave.
In deze video ziet u hoe u efficiënt de workload beheerst in de Client Manager Monitor van Visma.net Accountancy.
Dit is de top-down benadering van de Client Manager Monitor:
Monitoroverzicht
- Overzicht van aantallen bedrijven buiten vastgestelde limieten
- Pas limieten aan naar eigen wens
Inzoomen op een specifieke indicator
- Open een lijst met geprioriteerde bedrijven die binnen de limiet vallen
- Voeg kolommen toe voor een nog betere context
Inzoomen op een specifiek bedrijf
- Krijg een overzicht van alle resultaten van een specifiek bedrijf
- Word doorgestuurd naar het specifieke scherm waar u wijzigingen doorvoert
- Ververs direct indicatorresultaten na het doorvoeren van wijzigingen
Indicatoren
Er zijn meer dan dertig vooraf gedefinieerde indicatoren instelbaar om administraties te monitoren. Deze zijn verdeeld over verschillende procesgebieden. Per indicator kunt u verschillende instellingen doorvoeren die de uitkomst in het monitoroverzicht bepalen. Op het monitoroverzicht worden alleen de indicatoren getoond die u als actief hebt aangemerkt en alleen de administraties die aan de ingestelde criteria voldoen.
Voorbeeld indicatoren
Het aantal:
- Te verwerken banktransacties
- Geblokkeerde inkoopfacturen
- Te activeren vaste activa
Voorbeeld
U heeft ingesteld dat u de onverwerkte inkomende facturen van een administratie pas wilt weergeven wanneer dat er vijf of meer zijn. Het monitoroverzicht toont u dan het aantal administraties waarbij dit het geval is. Vervolgens ziet u in de drilldown welke administraties dit betreft en kunt u direct doorklikken naar de juiste plek in de administratie in Visma.net, om daar de gewenste actie uit te voeren.
De Client Manager Beheer
Voor het efficiënt aanmaken en onderhouden van administraties in clusters
Nieuwe administraties in een bedrijfscluster
Bedrijven die in Visma.net zijn aangemaakt op basis van dezelfde template, vallen in de Client Manager automatisch onder een bepaald cluster (bijv. mkb, landbouw, horeca).
Wijzigingen in cliëntadministraties efficiënt doorvoeren
Door de indeling in clusters kan een wijziging eenvoudig binnen een groep bedrijven worden gedistribueerd. Denk aan het doorvoeren van nieuwe instellingen of het toevoegen van nieuwe gegevens zoals een nieuwe grootboekrekening of een nieuw branchespecifiek rapport of dashboard.
In deze video ziet u hoe u efficiënt collectieve wijzigingen doorvoert in de Client Manager Beheer van Visma.net Accountancy.
De workflow bij de opstart maakt het distribueren eenvoudig
- Ophalen van (nieuwe) bedrijven
- Automatisch bedrijvenclusters definiëren
- Bedrijven automatisch koppelen aan een cluster
- Wijzigingen selecteren om door te voeren in een bedrijvencluster
- Wijzigingen inplannen en uitvoeren
- Gebruikers informeren van een doorgevoerde wijziging
- Overzicht van alle geplande of uitgevoerde werkzaamheden
De Client Manager is:
- Schaalbaar: het aantal bedrijven kan snel groeien
- Makkelijk in gebruik: na een templateconfiguratie kunt u aan de slag gaan
- Per gebruiker instelbaar: elke medewerker krijgt een overzicht van de bedrijven waarvoor deze verantwoordelijk is
De Client Manager Documenten
Dé oplossing om digitale self-billing-factuurstromen in bulk te verwerken
Client Manager Documenten is een multiclient-inbox gericht op een efficiënte en geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen die een eigen digitale procesflow en afhandeling kennen. Dit zijn onder andere facturen die niet via het Peppol/Simpler Invoicing-netwerk ontvangen kunnen worden en waarbij vaak aanvullende niet-financiële gegevens verwerkt moeten worden.
Importeer en automatiseer self-billing-facturen
Digitale facturen worden verzonden via het Peppol-netwerk, maar er zijn ook uitzonderingen. Als de factuurstroom niet over het reguliere digitale netwerk kan lopen, maar een digitale factuur leveren wél mogelijk is, dan kunnen deze toch worden ontvangen en verwerkt. Hiervoor heeft Visma de Client Manager Documenten ontwikkeld. De Client Manager Documenten biedt u de mogelijkheid om deze facturen te importeren en automatisch te verwerken.
Voorbeelden zijn facturen die in de agrarische sector worden verstuurd zoals de self-billing EDI-Circle-facturen via JoinData (lees hierover meer) maar ook self-billing-facturen van leveranciers via andere routes. Visma maakt het met de Client Manager Documenten mogelijk om voor specifieke branches factuurstromen efficiënt te verwerken voor een grote groep van klanten.
Importeer en automatiseer de verwerking van honderden factuurregels
In de Client Manager worden facturen automatisch geïmporteerd en, waar mogelijk en nodig, direct automatisch financiële en niet-financiële gegevens gevuld. Als de factuur volledig is wordt deze automatisch doorverwerkt in het juiste bedrijf. Zo worden financiële en niet-financiële gegevens automatisch verwerkt in de juiste administraties. Wanneer er sprake is van een uitzondering op een factuur, ontvangt u daarvan een melding en ziet u de factuur in de inbox van uw Client Manager. Zo hoeft u alleen nog tijd te besteden aan de uitzonderingen. Het systeem past vervolgens de ‘geleerde’ herkenning toe voor de verwerking naar alle administraties. U bespaart hierdoor aanzienlijk veel tijd en de consistentie van de administraties wordt verder geborgd.
De Client Manager-inbox
De voordelen
- Multiclient
- Snelle verwerking, gericht op efficiëntie en automation
- Vastlegging niet-financiële gegevens
- Tijdsbesparing
- Volledigheid van gegevens
- Minder foutgevoelig
- Verbeterde inzichten
De Client Manager Documenten is beschikbaar in de Client Manager, via de tab ‘Documenten’ in het menu bovenaan.
Beschikbaar in Visma Home
De Client Manager is beschikbaar voor kantoren die het Visma.net Accountancy-platform gebruiken. U start de Client Manager eenvoudig via Visma Home.
Gebruikt u Visma.net Accountancy nog niet?
Voor welk type kantoor is Visma.net Accountancy geschikt?
Met Visma.net Accountancy is uw kantoor klaar om een nieuw tijdperk in te gaan. Deze innovatieve accountancy-totaaloplossing biedt de meest uitgebreide set aan financiële functionaliteit en zorgt voor een compleet nieuwe manier van samenwerken met klanten.
De software is specifiek ontwikkeld voor grote en middelgrote kantoren die zich willen onderscheiden en services op maat willen aanbieden aan hun klanten.
Welke oplossing is er voor kleinere kantoren?
Uiteraard hebben wij ook een complete financiële cloudoplossing voor kleinere accountants- en administratiekantoren: Visma eAccounting Accountancy
Meer informatie hierover vindt u op onze website.
Ruim 30 jaar ervaring
Visma Software heeft ruim dertig jaar ervaring met het automatiseren van de accountancysector en beschikt over uitgebreide specialistische kennis van de branche.
Wij optimaliseren en automatiseren bedrijfsprocessen binnen de accountancybranche en spelen in op de uitdagingen in deze sector. Dat doen we door nieuwe mogelijkheden te benutten en onderscheidende dienstverlening voor kantoren te creëren.
