De Client Manager

Als accountant heeft u veel administraties te verwerken. Wanneer u dagelijks bij wilt zijn kan dat veel tijd kosten. Ook het periodiek onderhouden van veel administraties kan tijdrovend zijn. Daar ontstaat de behoefte aan een tool die het mogelijk maakt om grote aantallen klantadministraties efficiënt te bewaken en enkel aandacht te geven waar en wanneer dat nodig is.

visma 3028.jpg

Sneller verwerkingsproces van administraties

De Client Manager is ontwikkeld om het verwerken van administraties te versnellen en wijzigingen op een efficiënte manier door te voeren. Het is een krachtige tool waarmee het een voor een handmatig verwerken van administraties verleden tijd is.

Met behulp van de Client Manager in Visma.net beoordeelt u in één oogopslag welke administraties aandacht nodig hebben en op welk procesgebied. Ook (periodieke) aanpassingen voert u collectief door voor een bepaalde cluster van administraties. Zo heeft u uw administraties nog beter onder controle.

De Client Manager bestaat uit drie onderdelen:

1. Client Manager Monitor

2. Client Manager Beheer

3. Client Manager Documenten

De Client Manager Monitor

De slimme takenmonitor geeft u overzicht en bespaart u tijd

Assistent-accountants willen dagelijks weten welke cliëntadministraties aandacht nodig hebben. Zij hebben inzicht nodig in de status van de administraties waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Daarvoor is de Client Manager Monitor ontwikkeld.

De Client Manager Monitor stelt u in staat om doeltreffend en efficiënt administraties te monitoren, te beoordelen welke administraties aandacht nodig hebben en direct actie te ondernemen.

Als manager wilt u de status zien van alle administraties waarvoor uw team verantwoordelijk is. Tegelijkertijd wilt u ook de status zien van de administraties waarvoor u zélf verantwoordelijk bent. Met de handige favorieten-schakelaar wisselt u tussen de teamweergave en uw persoonlijke weergave.

In deze video ziet u hoe u efficiënt de workload beheerst in de Client Manager Monitor van Visma.net Accountancy.

Dit is de topdown benadering van de Client Manager Monitor:

Monitoroverzicht

Overzicht van aantallen bedrijven buiten vastgestelde limieten
Pas limieten naar eigen wens aan

Inzoomen op een specifieke indicator

Open een lijst met geprioriteerde bedrijven die binnen de limiet vallen
Voeg voor een nog betere context kolommen toe

Inzoomen op een specifiek bedrijf

Krijg een overzicht van alle resultaten van een specifiek bedrijf
Word doorgestuurd naar het specifieke scherm waar u wijzigingen doorvoert
Ververs direct indicator-resultaten na het doorvoeren van wijzigingen

Indicatoren

Meer dan dertig gedefinieerde indicatoren zijn vooraf instelbaar om administraties te monitoren. Deze zijn verdeeld over verschillende procesgebieden. Per indicator kunt u verschillende instellingen doorvoeren die de uitkomst in het monitoroverzicht bepalen. Op het monitoroverzicht worden alleen de indicatoren die u als actief heeft aangemerkt getoond en alleen de administraties die aan de ingestelde criteria voldoen.

Voorbeeld indicatoren

Het aantal:

Te verwerken banktransacties
Geblokkeerde inkoopfacturen
Te activeren vaste activa

Voorbeeld
U heeft ingesteld dat u de onverwerkte inkomende facturen van een administratie pas wilt weergeven wanneer dat er vijf of meer zijn. Het monitoroverzicht toont u dan het aantal administraties waarbij dit het geval is. Vervolgens ziet u in de drilldown welke administraties dit betreft en kunt u direct doorklikken naar de juiste plek in de administratie in Visma.net, om daar de gewenste actie uit te voeren.

De Client Manager Beheer

Voor het efficiënt aanmaken en onderhouden van administraties in clusters

Nieuwe administraties in een bedrijfscluster

Bedrijven die in Visma.net zijn aangemaakt op basis van dezelfde template, vallen in de Client Manager automatisch onder een bepaald cluster (bijv. mkb, landbouw, horeca).

Wijzigingen in cliëntadministraties efficiënt doorvoeren

Door de indeling in clusters kan een wijziging eenvoudig binnen een groep bedrijven worden gedistribueerd. Denk aan het doorvoeren van nieuwe instellingen of het toevoegen van nieuwe gegevens zoals een nieuwe grootboekrekening of een nieuw branchespecifiek rapport of dashboard.

In deze video ziet u hoe u efficiënt collectieve wijzigingen doorvoert in de Client Manager Beheer van Visma.net Accountancy.

De workflow bij de opstart maakt het distribueren eenvoudig

Ophalen van (nieuwe) bedrijven
Automatisch bedrijvenclusters definiëren
Bedrijven automatisch koppelen aan een cluster
Wijzigingen selecteren om door te voeren in een bedrijvencluster
Wijzigingen inplannen en uitvoeren
Gebruikers informeren van een doorgevoerde wijziging
Overzicht van alle geplande of uitgevoerde werkzaamheden

De Client Manager is:

Schaalbaar: het aantal bedrijven kan snel groeien
Makkelijk in gebruik: na een templateconfiguratie kunt u aan de slag gaan
Per gebruiker instelbaar: elke medewerker krijgt een overzicht van de bedrijven waarvoor deze verantwoordelijk is

De Client Manager Documenten

Dé oplossing om digitale self-billing-factuurstromen in bulk te verwerken

Client Manager Documenten is een multiclient-inbox gericht op een efficiënte en geautomatiseerde verwerking van inkomende facturen die een eigen digitale procesflow en afhandeling kennen. Dit zijn onder andere facturen die niet via het Peppol/Simpler Invoicing-netwerk ontvangen kunnen worden en waarbij vaak aanvullende niet-financiële gegevens verwerkt moeten worden.

Importeer en automatiseer self-billing-facturen

Digitale facturen worden verzonden via het Peppol-netwerk, maar er zijn ook uitzonderingen. Als de factuurstroom niet over het reguliere digitale netwerk kan lopen, maar een digitale factuur leveren wél mogelijk is, dan kunnen deze toch worden ontvangen en verwerkt. Hiervoor heeft Visma de Client Manager Documenten ontwikkeld. De Client Manager Documenten biedt u de mogelijkheid om deze facturen te importeren en automatisch te verwerken.

Voorbeelden zijn facturen die in de agrarische sector worden verstuurd zoals de self-billing EDI-Circle-facturen via JoinData (lees hierover meer) maar ook self-billing-facturen van leveranciers via andere routes. Visma maakt het met de Client Manager Documenten mogelijk om voor specifieke branches factuurstromen efficiënt te verwerken voor een grote groep van klanten.

Importeer en automatiseer de verwerking van honderden factuurregels

In de Client Manager worden facturen automatisch geïmporteerd en waar mogelijk en nodig, direct automatisch financiële en niet-financiële gegevens gevuld. Als de factuur volledig is wordt deze automatisch doorverwerkt in het juiste bedrijf. Zo worden financiële en niet-financiële gegevens automatisch verwerkt in de juiste administraties. Wanneer er sprake is van een uitzondering op een factuur, ontvangt u daarvan een melding en ziet u de factuur in de inbox van uw Client Manager. Zo hoeft u alleen nog tijd te besteden aan de uitzonderingen. Het systeem past vervolgens de ‘geleerde’ herkenning toe voor de verwerking naar alle administraties. U bespaart hierdoor aanzienlijk veel tijd en de consistentie van de administraties wordt verder geborgd.

De Client Manager-inbox

Client Manager Documenten Inbox