Effectievere medewerkers dankzij de juiste inzichten
Mensen willen graag beter worden in hun werk en willen goede prestaties leveren. Voor de meesten is dit geen nieuws. Maar het is wel een belangrijk inzicht om je op te organiseren. Hoe zorg je er nou voor dat mensen zich echt kunnen toeleggen op het behalen van mooie resultaten? Dat zij geen tijd meer kwijt zijn aan uitzoekwerk, geen hoge administratieve druk ervaren en geen fouten moeten herstellen die er tijdens het proces in zijn geslopen? Door te zorgen dat je je team voorziet van de juiste informatie heb je de helft van de wedstrijd al gewonnen.
De rem voor groeiende organisaties
Je start je bedrijf omdat je toegevoegde waarde levert. En omdat je dit beter kunt dan je concurrenten. In het begin weet je van alle processen van de hoed en de rand, daardoor kun je de topprestaties ook borgen. Resultaat: winst, blije klanten en groei. En in dat laatste zit je uitdaging. Meer opdrachten betekent ook meer mensen, meer taken, meer overleg en meer administratie.
De systemen waarmee je bent begonnen (mag ik een gokje wagen? Excel, boekhoudpakket, agenda, losse documenten in gestructureerde mappen - komt dat in de buurt? nog een urenregistratietool?) bieden niet het benodigde overzicht. Dus gaat er veel tijd zitten in het bewaken van de voortgang en daalt je declarabiliteit. Projecten vragen meer doorlooptijd en het wordt steeds moeilijker om die topprestaties vast te houden. En misschien sluipen er nu zelfs fouten in die nooit eerder zijn gemaakt. Ligt dat aan de inzet van de mensen? Waarschijnlijk niet.
Wat zou er voor nodig zijn om 95% declarabiliteit te halen?
Als ondernemer houd je vast wel van een uitdaging. Wat zou je moeten doen om je mensen 95 procent van hun tijd declarabel te laten werken? Wat zou het bereiken van die mate van declarabiliteit betekenen? Voor de omzet en je winst kun je dat waarschijnlijk zo berekenen. En op het vlak van klanttevredenheid? Wat zou deze mate van focus op de uitvoering van je opdrachten voor je klanten betekenen?
Vul die oefening eens in. Geef eens antwoord op de vraag wat er voor nodig is om 95 procent declarabiliteit te halen. Welke informatie hebben je mensen dan nodig? Welke overbodige taken en overleggen zou je kunnen schrappen als zij over die informatie beschikken? Wat heeft je projectmanager nodig, zodat hij (of zij natuurlijk) de randvoorwaarden kan bewaken? En wat heb jij nodig om grip te houden zonder dat je om informatie hoeft te vragen?
Informatievoorziening als sleutel tot succes
In de meeste gevallen speelt goede informatievoorziening een hoofdrol. Vroeger kon je je bedrijf besturen met de informatie die je in je hoofd had. Je wist wat de afspraken waren en je kon het resultaat direct beïnvloeden. Deze vorm van sturing heeft tot het succes geleid waardoor je bent gegroeid. De volgende fase van groei vraagt om zelfsturing. Met andere woorden: je stelt je mensen in staat en geeft hen de verantwoordelijkheid om zelf de resultaten te bewaken.
Wanneer mensen duidelijkheid hebben over wat zij moeten doen, binnen welk budget en binnen welke termijn, dan wordt het al een stuk eenvoudiger om de declarabiliteit te verbeteren. Er is veel minder overleg nodig om het over de planning te hebben.
Stel je voor dat mensen proactief signalen krijgen dat er risico’s zijn dat een taak niet binnen het gestelde budget of de afgesproken termijn kan worden gerealiseerd. Wat zouden zij daarmee doen? In de praktijk zien we dat mensen vaak op zoek gaan naar mogelijkheden om alsnog het gewenste resultaat binnen de gemaakte afspraken te halen. En als dat echt niet mogelijk is? Dan moeten ze aan de bel trekken. En hoe eerder ze dat doen, des te beperkter is de schade.
Op het moment dat er bovendien een projectmanager is die de kpi’s van alle projecten bewaakt, heb je een dubbele check op het tijdig en volgens afspraak leveren van afspraken. Dan kan jij je aandacht geven aan de verdere groei van je bedrijf.
De belangrijkste vraag waar je (met je team) antwoord op moet geven is: welke informatie hebben je mensen nodig om zelfstandig hun rol goed in te vullen? Wanneer je dat per rol in kaart hebt, ben je een stuk dichter bij het vinden van de juiste oplossing.
Iedereen in het team kent zijn rol en weet waar hij op moet letten.
Team Jumbo-Visma kent het belang van het individu, diens rol in het team en welke invloed informatie heeft op zowel individuele als teamprestaties. Het is in die zin makkelijk om een parallel te maken met je bedrijf. In allebei de gevallen heb je talent nodig. Zowel voor de uitvoering van de opdracht (als eerste over de finish komen) als voor het faciliteren van de middelen (een goede mechaniker, voedingsdeskundige of trainer is van onschatbare waarde).
Gepersonaliseerd voedingsadvies
Neem bijvoorbeeld de rol van informatie voor een voedingsdeskundige. Er wordt per renner op basis van kenmerken en doelstellingen een persoonlijk voedingsplan gemaakt. Net als met projecten gaat het echter nooit helemaal volgens plan. Aan de hand van de prestaties (gemeten output) wordt er gesleuteld aan het plan. Dit bijsturen wordt mogelijk omdat zowel het doel bekend als de opbouw van de resultaten bekend zijn.
Een van de onderdelen van een voedingsplan is energiebehoefte. Op basis van de geplande inspanning wordt gekeken naar de benodigde hoeveelheid koolhydraten, eiwitten en vetten. Dat is de basis voor de planning van maaltijden als ontbijt, snacks, eten op de fiets et cetera.
Per renner wordt via apps, bmi-berekening en ademgasanalyses naar zijn of haar basismetabolisme gekeken. Afhankelijk van training, temperatuur, terrein, hoogtemeters, tijdrit/wegrit - per renner volgt een totaal gepersonaliseerd voedingsadvies. Hierbij wordt gezocht naar de juiste energiebalans. Een negatieve balans zorgt dat je afvalt een positieve energiebalans zorgt dat je aankomt. Dit is allebei niet goed voor topprestaties, maar soms nodig om een bepaald doel te bereiken (bijvoorbeeld gewicht of opbouw spiermassa).
Voeding als sleutelfactor
Een renner gebruikt bij de Tour de France zo’n 8000 kcal per dag. Je moet dus heel goed weten welke voeding welke waardes heeft. Want zonder energie is verbranding niet mogelijk en zonder verbranding geen overwinning. De voedingsdeskundige van Team Jumbo-Visma weet precies wat er van haar verwacht wordt en is in staat om zelfstandig te opereren en bij te dragen aan het behalen van de teamdoelstellingen.
Voeding is één van de sleutelfactoren voor het succes van een rennersploeg. En zo zijn er natuurlijk meer factoren. Om topprestaties te leveren moet je zicht hebben op al deze elementen en naast een plan ook de middelen hebben om inzichtelijk te maken hoe de praktijk uitpakt. Alleen zo kun je bijsturen en het niveau van je team op peil houden.