Welke sleutelindicatoren helpen bij het realiseren van groei van jouw organisatie? Dat is natuurlijk niet voor iedereen hetzelfde. Afhankelijk van de fase waarin je organisatie zit, kunnen sleutelindicatoren net even iets anders zijn. Wat voor jou effectief is, kan voor een ander - die bijvoorbeeld nog niet zo ver is met het structureren van zijn informatiestromen - geen waarde hebben. In dit artikel geven we handvatten om tot je eigen kpi’s te komen die je helpen om je groeiambitie in te vullen.

Stel eerst je prioriteiten vast

Zelfs mensen die geen enkel systeem gebruiken, voelen aan welk proces aandacht nodig heeft. Wat de belangrijkste bottlenecks voor verdere groei zijn. Met inzicht in de opbouw van de behaalde resultaten kun je heel gericht gaan sturen. Wanneer je kunt duiden welk procesonderdeel remmend werkt op groei, kun je ervoor zorgen dat die rem eraf gaat.

De procesgebieden binnen projectorganisaties zijn op hoofdlijnen onder te verdelen in

• verkoop
• projectbeheer
• projectuitvoering
• finance

Daar kun je natuurlijk nog andere componenten aan toevoegen. Bijvoorbeeld ‘service’ en/of ‘support’. Maak dit rijtje eens voor jezelf. Bepaal welke hoofdcategorieën er zijn en geef er een ‘rem op groei’-waardering aan van 1 tot 8. Even getallen dwingen je tot het maken van een keuze - goed of niet goed, neutraal bestaat niet. Zo heb je voor jezelf al een eerste indicatie van je aandachtsgebieden.

Maar met slechts één waardering ben je er niet. Het is verstandig om er ook nog een waardering aan toe te voegen. Namelijk welke impact het onderdeel heeft op de groei. Wanneer je een ‘impact op groei’-waardering van 1 tot 8 hebt aangegeven, vermenigvuldig je de twee waarderingen met elkaar en zie je welke zaken de meeste prioriteit hebben.

Voeg meer detail toe

Je weet nu welke hoofdprocessen aandacht nodig hebben. Het is zinvol om die eerst aan te pakken en er gedetailleerder op in te gaan. Laten we voor het voorbeeld aannemen dat de meeste groeipotentie zit in de optimalisatie van de projectuitvoering.

Wees selectief in de details die je gaat toevoegen. De vraag is niet of je het proces begrijpt en alle stapjes kunt benoemen. Dat is het makkelijke deel. De vraag is welke sleutelindicatoren inzicht geven in de prestaties. Deze moeten meetbaar zijn en het moet duidelijk zijn hoe deze de groei van je organisatie beïnvloeden. Onderwerpen waaraan je kunt denken zijn:

• Declarabiliteit
• Overhead (bijvoorbeeld taak ‘intern overleg’ of ‘huishoudelijk’)
• Gemiddeld uurtarief (opbrengsten)
• Gemiddelde besteding per werktype
• Herstelwerk (afronden van taken na oplevering van het project, herstellen van fouten)

Je kunt daarbij gezamenlijke doelen stellen, zodat de bewustwording hoger wordt. Wanneer dit voor het eerst is dat er met kpi’s wordt gewerkt, kun je er een gezamenlijke ontdekkingstocht van maken. Wat zijn realistische doelen? Welke zaken kunnen efficiënter? Wat is goedkoper om uit te besteden (neem daar ook de misgelopen opbrengsten in mee!)?

Kpi’s succesvol toepassen

Succesvol toepassen van kpi’s begint met het specifiek maken van het doel dat je wilt bereiken door het meten en controleren van de resultaten. Voor het team moeten de doelstellingen ook glashelder zijn. Zeker wanneer het werken met kpi’s relatief nieuw is, zullen er wat vaker wijzigingen in de doelstellingen voorkomen. Als er verschil van interpretatie ontstaat, hebben kpi’s niet het gewenste effect.

Om sleutelindicatoren effectief te gebruiken is het belangrijk om deze in de standaardwerkwijze van je team op te nemen. Zet ze dus op de agenda van ieder overleg waarbij dit relevant is. Op die manier komt het werken met sleutelindicatoren het in het dna van je bedrijf en wordt het een tool waarmee je effectiever je strategische doelen kunt behalen.

Evalueer en bespreek effecten van doorgevoerde veranderingen. Wijs daarvoor een periode aan - afhankelijk van de snelheid waarmee je verwacht dat de wijzigingen effect laten zien - waarin jullie de trend van de kpi’s doornemen en echt in de inhoud duiken. Dat kan bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of per half jaar zijn.

Andere veelgebruikte kpi’s

Voorbeelden helpen natuurlijk ook bij het inrichten van je eigen kpi’s. Bij groei-kpi’s gaat het vooral om trends. Hoe doe je het ten opzichte van de voorgaande periode (laatste dertig dagen, kwartaal op kwartaal of jaar op jaar)? Om je een beetje op weg te helpen zou je kunnen kijken naar:

Verkoop

• gemiddelde doorlooptijd sales opportunities
• gemiddelde waarde per opdracht
• waarde nieuwe opdrachten new business per periode
• waarde nieuwe opdrachten bestaande klanten per periode
• gemiddeld aantal open sales opportunities per periode

Projectbeheer

• op tijd leveren (op project- en taakniveau)
• binnen budget leveren (op project- en taakniveau)
• gemiddelde marge per project
• gemiddelde klanttevredenheid per project
• bezettingsgraad van medewerkers

Finance

• overhead per periode (interne werkzaamheden, niet klantgerelateerd)
• nettowinst (bottom line)
• omzetontwikkeling (top line is minstens zo belangrijk als bottom line (winst))
• operationele winstmarge (operationele inkomen delen door de omzet)
• return on investment/rendement op investeringen (ROI)

Je kunt de formule die je wilt hanteren het beste zelf of met je team invullen. Dan weet je precies wat het betekent en leg je makkelijker de link naar het doel van de betreffende kpi. Om je met het maken van formules een beetje op weg te helpen kun je de whitepaper ‘Wat zijn de sleutelindicatoren voor jouw bedrijf’ downloaden. Daarin worden formules gedeeld voor de volgende kpi’s:

• gewogen waarde salestrajecten
• factureringsprognose op basis van slagingskans
• benodigde uren voor realisatie van het project
• verwachte kosten (arbeid en inkoop)
• verwachte marge
• gemiddeld gerealiseerd uurtarief

Met deze kpi’s kun je de prestaties goed volgen. Op het moment dat een doelwaarde (structureel) niet wordt bereikt kun je actie ondernemen.