Bij projectorganisaties met kleine teams zit alle relevante informatie vaak in de hoofden van de medewerkers. Dankzij korte lijnen is de snelheid en kwaliteit van werken erg hoog. Dat zorgt voor blije klanten en een groeiend aantal opdrachtgevers, projecten en medewerkers. Hoe groter de organisatie wordt, hoe groter het risico dat je niet van elkaar weet waar je mee bezig bent, wat de afspraken met de klant zijn en wat prioriteit heeft. Zeker wanneer iemand wegvalt (door ziekte of verloop) ontstaan problemen met klanten. Je begint daarom lijstjes te maken, spreadsheets bij te houden of papieren dossiers op te bouwen. En het kost steeds meer tijd om elkaar bij te praten. Overhead en productiviteit zijn niet meer in balans waardoor de declarabiliteit drastisch afneemt. Bedrijven verliezen hierdoor groeipotentie en hollen hun marge uit.
Een van de kenmerken van succesvolle organisaties is dat zij hun processen schaalbaar weten in te richten. De manier van werken is zowel bij groei als krimp effectief en efficiënt. Je projecten en je team kunnen dankzij goed ingerichte processen schaalbaar groeien. Je proces beweegt vloeiend mee met werk en het team.
Processen verduurzamen door schaalbaarheid
Ongeacht verloop in personeel of calamiteiten zoals thuiswerken of langdurige ziekte, moet de organisatie zo goed mogelijk door blijven draaien. Je moet hiervoor kunnen leunen op je processen. De impact van verloop is al groot genoeg voor de verdeling van de taken. Dankzij een uniforme werkwijze en met hulp van de juiste systemen behoud je in ieder geval het overzicht. Daardoor kun je direct kijken wie welke taken op welk moment kan overnemen. Je hoeft niet uit te zoeken wat de gemaakte afspraken zijn of wat er nog gedaan moet worden. En wanneer het team groeit, biedt de werkwijze een duidelijke structuur waardoor nieuwe mensen sneller productief zijn.
Ieder bedrijf heeft natuurlijk zijn eigen specifieke stappen in het proces. We lichten er drie uit die het meest voorkomen: verkoop, planning en urenregistratie & facturatie. Per onderdeel schetsen we de risico’s en geven we tips over hoe je op een duurzame manier zorgt voor schaalbare processen.
Verkoop vanuit 1 systeem
Om een organisatie te laten groeien, moet er een gezonde stroom van nieuwe opdrachten en klanten binnenkomen. Is één persoon verantwoordelijk voor verkoop, en opereert hij voornamelijk vanuit zijn mailbox en telefoon, dan loop je een groot risico bij uitval. Contactgegevens raken kwijt, klantafspraken zijn niet vastgelegd en deals dreigen gemist te worden. Gebruik daarom een centraal crm-systeem waarin alle relevante informatie geregistreerd wordt. Hierdoor is alles overdraagbaar, kan de verkooptrein altijd blijven rijden en beweegt het proces vloeiend mee met groei. Een verkoper erbij? Geen probleem: gewoon inloggen op het crm-systeem en je cases bijhouden. Je vergroot de betrouwbaarheid en daarmee de effectiviteit van je verkopers.
Bovendien bespaart het jou als ondernemer uitzoekwerk. Zo kun jij je handen vrijhouden om bijvoorbeeld verder aan je propositie te schaven of nieuwe markten te onderzoeken.
Planning inzichtelijk
Een ander belangrijk procesonderdeel is de planning. Als mensen uit eigen agenda’s werken en eens per week alle projecten doorspreken, heb je een week lang geen zicht op eventuele risico’s. Hoe groter de groep medewerkers wordt, des te groter wordt het risico dat je loopt wanneer een project dreigt te ontsporen. Stel je voor dat er veertig uur teveel wordt gewerkt aan een project en je hier geen factuur voor kunt sturen. Dat is kostbaar.
Vanaf de start van een nieuw project tot en met de oplevering wil je in control zijn. Als iedereen weet wat er moet gebeuren, wanneer dat moet gebeuren en beschikt over de benodigde informatie, bespaar je veel tijd op status-updates, extra overleggen en - misschien wel de meest kostbare - gezeur achteraf. Wanneer je hele team centraal inzicht heeft in de voortgang van projecten en ziet welke mogelijke bottlenecks qua tijd, budget of bezetting ontstaan, kan er tijdig bijgestuurd worden. Hierdoor is en blijft de focus op werk zelf en het leveren van toegevoegde waarde aan je klanten (of wellicht al.. fans?).
Urenregistratie en facturatie, twee handen op één buik
Medewerkers lopen vaak graag een stapje harder voor klanten en leveren net even wat extra’s. In sommige gevallen is dat alleen best lastig aan te tonen. Sterker nog, het komt nog wel eens voor dat er een discussie ontstaat over de gemaakte uren. Was dat écht zoveel? Frustrerend, want je berekent waarschijnlijk niet eens alle gemaakte uren.
Veel projectorganisaties worstelen na het opleveren van een project met het verantwoorden van de uren. ‘Hoeveel uur ben ik hier ook alweer mee bezig geweest?’ of ‘Wat heb ik die maandag en dinsdag ook alweer precies gedaan?’ Wanneer een bepaalde taak meer tijd in beslag nam dan verwacht en je hebt dit niet goed gedocumenteerd, dan wordt er vaak ingeleverd. Er wordt niet gefactureerd omdat op voorhand al zeker is dat de klant hier niet voor gaat betalen.
Organisaties met bovengemiddelde klanttevredenheid zijn meester in het aantonen van hun unieke aanpak. Dit komt ook terug in de urenverantwoording naar de klant. Naast een goede planning en communicatie bij de uitvoering van het project, zijn ook de administratieve zaken mooi onder controle. De uren worden netjes geschreven, helder gespecificeerd bij de factuur en er is duidelijk te zien waar een stapje extra is gezet.
Dat is fijn werken en, niet onbelangrijk, schaalbaar. Door de urenregistratie een integraal onderdeel te maken van je facturatieproces is het niet meer nodig om (handmatig?) een vertaalslag te maken tussen de twee processen. Op deze manier kunnen gemaakte uren direct gefactureerd worden. Je factureert alles wat je mag factureren waardoor je geen omzet mist en je voorkomt bovendien gedoe en discussie met klanten.
Groei en continuïteit gaan hand in hand
Wanneer je processen een stevig fundament vormen, kan je organisatie met beperkte groeipijn opschalen. Het maakt dan niet uit op welk vlak je bedrijf uitbreidt. Wanneer urenregistratie, planning en verkoop vloeiend meebewegen met je groei, ben je klaar voor het grote werk.
Hoe meer opdrachten, mensen en omzet er ook bijkomen, jouw manier van werken en het onderscheidend vermogen dat je biedt, blijft altijd overeind staan. Dat stelt jou in staat om aan knoppen te draaien die bijdragen aan nog betere marges, blijere klanten en het verkrijgen van de mooiste projecten.
De schaalbare groei van Team Jumbo-Visma
Bij de wieler- en schaatsploeg van Team Jumbo-Visma is het optimaliseren van prestaties cruciaal. In een sport waar de verschillen vaak minimaal zijn, maken details het verschil. De manier van werken biedt de renners en schaatsers de structuur waarin zij optimaal bezig kunnen zijn met het verbeteren van hun prestaties. Die structuur zorgt dat veranderende omstandigheden professioneel, efficiënt en effectief kunnen worden opgevangen.
Met andere woorden; wanneer belangrijke renners stoppen met fietsen of schaatsers overstappen naar een andere ploeg, zorgt de manier van werken dat de teams hier zo min mogelijk hinder van ondervinden. Ook wanneer het team weer nieuwe mensen aantrekt, zorgt deze werkwijze ervoor dat er in de nieuwe samenstelling direct gewerkt kan worden aan het verbeteren van de prestaties. Hierdoor is de ploeg bestand tegen verwachte en onverwachte veranderingen en kan deze zich volledig focussen op het optimaliseren van het resultaat.
Nu het team de kern van de succesformule gevonden heeft, zie je dat ze goed kunnen opschalen. Denk hierbij aan het starten van een jeugdacademie, het opzetten van een nieuwe marathonploeg voor het schaatsen en een nieuw vrouwenteam voor het wielrennen. Dit konden ze doen, zonder dat zij zich helemaal opnieuw hebben moeten organiseren. Zij kunnen bouwen op de bestaande methoden en werkwijze, waardoor ze nog meer ijzers in het vuur hebben om prijzen te winnen.