10 aandachtspunten voor succesvol projectmanagement

Projecten succesvol realiseren gaat over meer dan alleen het uitvoeren van opdrachten. Immers, als het zo eenvoudig was, zouden nooit twee van de drie projecten boven begroting, na de deadline en/of met een ander eindresultaat eindigen!

In dit blogartikel benoemen we tien aandachtspunten om projecten succesvol te realiseren. 

1. Heeft je projectmanager genoeg ervaring?

Niet iedereen die projectmatig werkt is ook geschikt als projectmanager… Projectmanagement is een vak! Daarom zijn er zoveel gespecialiseerde opleidingen, cursussen en trainingen die methoden en technieken aanreiken.

Als je zorgt dat je projectmanager weet hoe een project opgestart moet worden, welke kpi’s er bewaakt moeten worden en hoe er met de verschillende stakeholders gecommuniceerd moet worden, heb je een cruciale voorwaarde voor succes ingevuld.

Niet iedereen die projectmatig werkt is ook geschikt als projectmanager… Projectmanagement is een vak!

2. Werken de juiste mensen aan het project?

Jammer genoeg wordt er bij de samenstelling van een projectteam vaak alleen naar beschikbaarheid gekeken.Terwijl het beschikken over de juiste kennis en vaardigheden veel belangrijker zijn bij het bepalen wie aan welk project werkt. Zorg dat je kritisch kijkt naar wie je nodig hebt om de overeengekomen opdracht te realiseren. Het herstellen van fouten is immers vele malen kostbaarder: het veroorzaakt dubbel werk en zet een klantrelatie onder druk.

Natuurlijk is het verstandig om te kijken wat de optimale mix van mensen en dus vaardigheden is. Onthoud echter wel dat het niet altijd nodig is om al het werk door de hoogst gekwalificeerde mensen te doen. Gedeelten van een project kunnen prima worden uitgevoerd door junior en medior leden van het projectteam. Zo houd je de kosten beheersbaar.

(Lees ook ‘Whitepaper: Optimaliseer je projectmarge’)

Visma Software

3. Heb je een fatsoenlijk startpunt van je project?

‘We werken dag in dag uit aan vergelijkbare projecten, dus een kickoff-sessie is niet nodig’: In eerste instantie lijkt het alsof je daarmee tijd bespaart. In de praktijk zorgt dit er echter voor dat er – ongemerkt – veel tijd verspild wordt aan vragen en onduidelijkheden!

Met een goedgeorganiseerde kickoff-sessie zorg je er voor dat iedereen de kaders (de scope) van het project kent. Zo staan alle neuzen dezelfde kant op en is duidelijk wie binnen het team welke rol vervult. Allemaal zaken die onbetaald meerwerk voorkomen en dubbel werk tegengaan.

(Lees ook het artikel ‘Met duidelijke werkafspraken bespaar je meer dan je denkt‘)

4. Is het resultaat en de weg ernaartoe helder gedefinieerd?

Het komt veel vaker voor dan je lief is: een project is verkocht, maar eigenlijk weet de projectleider niet precies wat de afspraken zijn. Voordat je aan een project begint is het cruciaal dat glashelder is wat de afspraken zijn. Voor de projectleider, voor de teamleden en zeker voor de klant. Pas wanneer het eindresultaat voor iedereen gelijk is, kun je de weg ernaartoe uitstippelen. Liever een of twee extra afspraken met de opdrachtgever om alles helder te krijgen, dan er halverwege een project achterkomen dat er een verschil is in de invulling van het gewenste eindresultaat.

Als het doel van een project duidelijk is, kun je de route bepalen. Stel daarbij in ieder geval de volgende vragen:

  • Wie heb je nodig?
  • Hoeveel tijd is er beschikbaar?
  • Wat worden de deadlines?

Door dit allemaal concreet te maken voor je begint, wordt het realiseren van het project een stuk eenvoudiger. Bovendien stelt het je in staat om de voortgang goed te bewaken.

5. Wat is je gemiddelde afwijking?

Heeft iemand jou deze vraag weleens gesteld bij het afgeven van een doorlooptijd en/of budget? Een hele goede vraag! Immers, een inschatting maken van werk is lastig. Zeker als het gaat om maatwerk. Het is dus belangrijk dat je leert van het verleden (ondanks dat dit geen garanties biedt voor de toekomst).

Gedetailleerd een offerte uitwerken kan geen enkel kwaad. Gun iemand daar de tijd voor. Veel verkopers hebben de neiging om met een snelle inschatting aan de slag te gaan zodat de offerte de deur uitkan. Dit werkt echter fouten in de hand! Als de specialisten die aan het project werken niet de kans krijgen om de zaken rustig op een rijtje te zetten is het risico groot dat er zaken vergeten worden. En juist de elementen die dan vergeten worden kunnen kostbaar uitpakken! Maak dus tijd om tot een goede inschatting te komen. Zo zorg je dat je project niet met een achterstand van start gaat.

Maak vooraf tijd voor een goede inschatting van uren en voorkom dat je project met achterstand begint!

6. Stel de scope vast en bewaak deze gezamenlijk

De scope van een project stel je samen met de opdrachtgever vast en stem je af met het projectteam. Je weet dan wat het overeengekomen eindresultaat moet zijn en binnen welke kaders het project wordt uitgevoerd. Maar zoals je weet ben je er dan nog (lang) niet.

Duidelijke communicatie gedurende het project is cruciaal om gezamenlijk de scope van het project te bewaken. Bij veel bedrijven communiceren uitvoerende specialisten rechtstreeks met de opdrachtgever. Vaak sluipt in die contacten een extra vraag het project binnen. Wanneer je hier niet alert op bent, loopt het project binnen de kortste keren achter op schema en voor op budget.

Daarom is het essentieel dat de stakeholders regelmatig de voortgang doorspreken en zullen aanvullende afspraken gemaakt moeten worden over extra vragen. Nu doen? Niet doen? Na oplevering? Zo bewaak je de oorspronkelijke opdracht en draag je gezamenlijk de verantwoordelijkheid over het eindresultaat.

Lees ook het artikel ‘Wanneer de klant het projectresultaat wil aanpassen

130108vsm1455a

 

7. Probeer het niet allemaal zelf te bepalen

Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het bewaken van de voortgang van de projecten. Ze moeten op tijd, binnen begroting en volgens afspraak gerealiseerd worden. Dat betekent niet dat je moet bepalen hoe dit resultaat tot stand komt. Je hebt een projectteam met specialisten. Zorg dat zij hun expertise inzetten om het overeengekomen eindresultaat te bereiken. Laat hen met een goed plan komen waarmee zij het beoogde doel bereiken.

Dit heeft twee belangrijke voordelen:

  • Je hoeft je niet te specialiseren in alle onderwerpen van het project
  • De draagkracht voor het behalen van het eindresultaat komt uit je team (en dat managet een stuk gemakkelijker!)

Hierbij is het wel belangrijk om de oorspronkelijke doelstelling te bewaken. Immers, specialisten zijn gepassioneerde mensen en kunnen nog wel eens op zoek gaan naar de mooiste oplossing in plaats van naar de best passende!

Lees ook het artikel ‘Is passie een valkuil voor projectorganisaties?

8. Gevolgen van micromanagement

‘Controle is geen wantrouwen’: voor mensen die heel erg van controle houden is dit een gevoelig punt. Het is helemaal waar, maar als het gaat om micromanagement kan het wel zo voelen.

Mensen presteren het best wanneer zij verantwoordelijkheid krijgen voor hun werk. Wanneer je micromanaget, ontneem je hen die verantwoordelijkheid. Alle resultaten (goed of slecht) zijn dan niet meer het gevolg van hun inspanning. En zo verlies je betrokkenheid, inzet en uiteindelijk ook kwaliteit.

Zorg er dus voor dat de vrijheid en verantwoordelijkheid die je het projectteam geeft én de controlemomenten met elkaar in balans zijn.

9. Verwacht niet dat software je problemen oplost

Software is een uitstekend hulpmiddel om inzicht te krijgen en je werk als projectmanager gemakkelijker te maken. Maar het is nog altijd aan jou en je projectteam om vervolgens iets met die signalen te doen!

Als mensen te veel tijd besteden aan hun taken, zal dit niet veranderen doordat er software is waarmee zij uren registreren. Dankzij de urenregistratie zie je hoe je projectresultaat zich ontwikkelt. Wordt er meer tijd besteed aan een taak dan begroot? Dan maakt de software dit inzichtelijk. Doe je niets? Dan verandert er ook niets.

Gebruik dus de signalen die je software je aanreikt om de problemen tijdig inzichtelijk te maken en zorg dat je erachter komt wat de oorzaak is. Pak vervolgens de oorzaak bij de basis aan. Op die manier komt jouw toegevoegde waarde als projectmanager pas echt tot zijn recht!

10. Maak voortgang meetbaar

Hoe vaak komt het bij jouw organisatie voor dat een project achterloopt zonder dat je het in de gaten hebt? Bij veel projectmatig werkende organisaties komt dit veel meer voor dan ze zouden willen toegeven.

Achterstand voorkom je niet altijd. Maar wat je wél kunt voorkomen is dat je het niet weet. Door duidelijk meetbare afspraken te maken en deze aan te vullen met controlemomenten krijg je tijdig zicht op mogelijke problemen én kun je bijsturen. Zo zorg je dat je grip hebt op je project en ben je veel beter in staat om de beoogde resultaten te realiseren.

Lees ook het artikel ‘Kpi’s? Heel goed. En weet iedereen wat hij daarmee moet?

Houd grip op je projecten en maak voortgang meetbaar

Beter presteren voor projectgeoriënteerde organisaties

Visma Software biedt met Visma Severa een geïntegreerde online oplossing die projectgeoriënteerde organisaties in staat stelt om al hun processen te optimaliseren, van verkoop en offerte tot facturatie. De oplossing laat zich flexibel inrichten en aanpassen aan de specifieke processen van de organisaties en biedt overal, altijd en op elk device toegang tot realtime informatie over de stand van zaken. Projectorganisaties kunnen hiermee hun efficiëntie, effectiviteit en rendement sterk verbeteren.

Meer over online projectmanagement

Over de auteur

Niels Olthuis is Product Marketeer Visma Severa bij Visma Software