E-facturatie moet, net als bij overheidsinstanties, de standaard worden in het bedrijfsleven. Hoewel een aantal bedrijven er al mee werkt, is er nog een grote inhaalslag te maken ten opzichte van bijvoorbeeld Scandinavië. Het aandeel facturen dat daar elektronisch wordt verstuurd is maar liefst 90%. In Nederland is het nog niet zo ver maar dat zal de komende jaren veranderen. Uiteindelijk zal iedereen over (moeten) gaan. Maar het levert nu al veel voordeel op dus waarom wachten?
Wij laten u graag 5 voordelen van e-facturatie zien!
1. Sneller geld op uw rekening
Ondernemers die e-facturatie hebben omarmd ervaren direct dat geld sneller op hun rekening staat. Zo betaalt de overheid facturen razendsnel. Het is niet alleen een belofte, het wordt waargemaakt (uitzonderingen daargelaten). En niet alleen de overheid blijkt sneller te betalen. Ook bedrijven in het mkb betalen sneller als er gebruik wordt gemaakt van e-facturatie. Hoe dat komt?
Uw klanten besparen veel tijd bij het verwerken van uw factuur
- De factuur staat direct in hun administratie
- Goedkeuring verloopt digitaal (dus geen papieren die op een bureau liggen te wachten)
- Betaling kan na controle direct worden klaargezet
2. Inzicht in de factuurstatus
U heeft veel meer grip op uitstaande facturen. Dankzij de mogelijkheid om de status van de factuur in te zien (een soort track & trace) weet u altijd direct wat de stand van zaken is. Heeft de klant uw factuur niet ontvangen? U kunt direct opvolgen en zo nodig uw debiteurgegevens updaten en de factuur nogmaals versturen. Als u ziet dat de factuur wel is afgeleverd, achterhaalt u in gesprek met de klant makkelijker wat de reden van een vertraagde betaling is.
3. De factuur foutloos in uw administratie
Met het ontvangen van e-facturen valt ook veel winst te behalen. Het invoeren van de factuur is namelijk al gebeurd op het moment dat deze binnenkomt. En dan zonder de interpretatieverschillen die een scanservice met zich meebrengt en zonder de typefouten bij een handmatige invoer. U kunt algauw € 20,- per factuur besparen. En dit staat nog los van de kosten van de zogenaamde ‘herstelwerkzaamheden’ bij overnamefouten, zoals contactmomenten en het verwerken in de administratie.
4. Op regelniveau de factuur geboekt
Een ander belangrijk voordeel van e-facturatie is dat u de factuur op regelniveau in uw administratie kunt verwerken. Zeker wanneer er verschillende kostenplaatsen aan te pas komen is dat erg handig. Bovendien is dit perfect te automatiseren als standaardproces. Zo krijgt u met veel minder moeite, veel meer inzicht in de kostenstromen.
5. Geen tijd kwijt aan verzending
Het verzenden van een e-factuur kost u helemaal geen tijd. Wanneer u de factuur heeft gemaakt is deze met een druk op de knop te versturen. Geen bijlagen toevoegen aan e-mails en geen prints die in enveloppen moeten worden gedaan.
In AccountView, Visma.net ERP en Visma eAccounting is e-facturatie standaard beschikbaar. Met AutoInvoice kunt u de verzending van e-facturen gemakkelijk faciliteren. Hierbij zijn met name twee dingen belangrijk:
- Verzamel de gegevens van uw debiteuren (KvK, btw-nummer en eventueel het elektronisch facturatieadres)
- Maak duidelijk aan uw leveranciers dat u e-facturen wilt ontvangen
Hiermee versnelt u uw facturatieproces en heeft u met minder moeite, veel meer grip.