Hoe kan ik gegevens uitwisselen met mijn boekhouder
| Mamut Support ID: | M-02021832 |
| Product: | Mamut One |
| Laatst bijgewerkt: | 11 april 2011 |
Omschrijving
Dit document bevat een beschrijving van een methode (10 stappen) over hoe klant en boekhouder gegevens kunnen uitwisselen met minimale impact op het de bedrijfsprocessen van beiden.
Zowel de klant als boekhouder maakt gebruik van software (Mamut) voor het bijhouden van de financiële administratie. Hierbij voert de boekhouder meestal controles en zo nodig correcties door op de administratie van de klant. Hiervoor is het echter wel noodzakelijk dat de klant zijn administratie beschikbaar stelt.
Klant
Om de gegevens beschikbaar te stellen aan de boekhouder, dient de klant:
- Een back-up, zonder systeem bestanden!, aan te maken en deze beschikbaar te stellen aan zijn accountant. Bijvoorbeeld per e-mail of deze te branden op een DVD. Eventueel kan er ook voor worden gekozen om de back-up zonder documenten en afbeeldingen aan te maken. (zie Bestand - Back-up- Instellingen).
Hierna kan de klant normaal doorwerken, inclusief het gebruik van de financiële administratie!
Let op: klant moet geen jaarafsluiting of periode afsluiting uitvoeren.
Boekhouder
Na ontvangst van de back-up:
- In Mamut via het menu Bestand - Back-up de optie Back-up terugzetten selecteren.
- Controle werkzaamheden uitvoeren.
- Correcties uitvoeren en deze Verwerken naar het Grootboek.
- Overige werkzaamheden uitvoeren.
- Aan de hand van het transactiejournaal, welke bij het verwerken naar grootboek is afgedrukt kan de boekhouder via Mamut Import/Export de boekstukken in kwestie naar een .csv of een .txt bestand exporteren.
- Per email het Export bestand als bijlage naar de klant versturen. Let op: De database zelf wordt dus niet teruggezonden omdat anders de wijzigingen die de klant heeft gemaakt zullen worden overschreven.
Klant
Na ontvangst van het Export bestand.
- De klant import het bestand met boekstukken middels de Mamut Import/Export module. De boekstukken komen als niet verwerkte boekstukken terecht in de inboekfunctie. Bij de import wordt de nummering van de boekstukken aangepast zodat deze aansluit bij de administratie van de klant.
- Klant verwerkt de geïmporteerde boekstukken via de inboekfunctie naar het grootboek.
- Ter controle kan de klant nog het transactiejournaal, aangemaakt bij stap 10 naar de boekhouder sturen.